作为中国规模最大、历史最悠久的综合性国际贸易展会，广交会已经连续举办超过130届。根据中国商务部数据，2024年秋季广交会累计到会境外采购商超过25.3万人，覆盖全球220多个国家和地区。更值得关注的是，超68%的采购商为决策层买手或公司负责人，具有直接采购权限——对外贸人而言，这是获取高质量客户资源、拓展全球市场的最佳场域之一。
然而，对于大多数外贸从业者来说，参展并不是走马观花那么简单，真正想把客户带回来、促成订单，就必须提前布局、现场高效、事后深耕。今天这篇干货，我们就来系统拆解：如何高效参加广交会，从展前准备到展后跟进，全流程实战经验汇总？建议收藏反复使用。
展前准备：打好基础
1、明确目标客户画像
你主要想吸引来自哪些国家的客户？是经销商、品牌商，还是采购中间商？
产品在这些地区的市场潜力如何？是否要准备多语种资料？
2、展会物料+产品打包清单
必带物料：名片 & 展示盒 / 订书机 / 纸笔 / 笔记本 / 文件袋 / 报价单（阶梯报价）/ 英文目录 / 折页
工具设备：卡尺、卷尺、剪刀、清洁布、电源排插、备用充电宝
宣传资料：二维码链接官网或视频页、可发朋友圈的精图/短视频
小物件：茶包/糖果/速溶咖啡、小礼品（建议定制）
展台布置：灯光突出主打产品、背景板要能一眼看出你是做什么的
3、数字资料准备
建议制作一页式PDF手册、打包好高清产品图、案例视频、电子报价单，用二维码展示更专业。
数据表明：据官方统计，65%的买家表示更愿意与提供数字资料的供应商深入沟通。
4、提前邀约潜在客户（有摊位或无摊位都适用）
老客户邮件+社媒邀约：备注展位号、预约时间
新客户：建议通过 LinkedIn 或 WhatsApp 寻找买家，发送定制邀请函
邀请函Tips：包含天气提醒、交通路线图、展馆平面图等更贴心
Tips：针对不同客户发送不同邀请函
有些外贸人会简单复制范文，只改动名字和展会地址，这样做不够诚意。最好是为不同的客户写定制的邀请函，表达诚挚的问候，并提及上次的交谈细节，以加深对方的印象。
例如：
🔶 邀请参加过此展会的潜在客户
Dear xxx,
I just wanted to let you know that we will be exhibiting at 137rd China Import and Export Fair (Canton Fair) again this year.
You can find us at XX.
If you are attending this year’s show again, we’d be happy for you to drop by. I’d love to show you some of our new product and hear about what your company has been up to in the past year.
Hoping to see you there!
Best regards,
XXX
亲爱的xxx，我想告诉你，今年我们将再次参加第137届中国进出口商品交易会（广交会）。我们的展位号是XX。如果你今年也会参加展会，我们会很高兴你能过来。我很想向你展示我们的一些新产品，并了解贵公司去年的近况。希望到时能见到你！最好的祝福，[你的名字]
🔶 邀请其它潜在客户
Dear xxx,
We’re excited to announce that [ABC Company] will be attending 137rd China Import and Export Fair (Canton Fair) this year in April 15-19！
We can’t wait to network with others in the industry, learn more about the new product and design, and take home knowledge we can apply to our current production processes.
If you’ll also be in attendance, we’d love to catch up! Stop by XX and say hi.
Best regards,
XXX
亲爱的xxx，我们很兴奋地宣布[ABC公司]将参加今年4月15日至19日举办的第137届中国进出口商品交易会（广交会）！我们迫不及待地想与行业内的其他人建立联系，了解更多关于新产品和设计的信息，并带回能应用于我们当前生产流程的知识。如果您也会出席，我们很愿意和您聊聊！请到XX展位来打个招呼。最诚挚的问候，
[你的名字]
🔶 邀请老客户
Dear xxx,
This year at 137rd China Import and Export Fair (Canton Fair) our booth XX will be featuring [New product name]. It’s unlike anything we’ve ever done before for a show, and can’t wait for you to see it.
Our booth will also feature:
1.[Insert anything you’re giving away for free]
2.[Insert any entertainment that will be at the booth]
Friendly members of our team are ready to answer any questions you might have.
Hope to see you there!
Best regards,
XXX
亲爱的xxx，
今年在第137届中国进出口商品交易会（广交会）上，我们的XX展位将展示新产品【新产品名称】。这是我们在展会上从未尝试过的，我们迫不及待想让您看到。我们的展位上还将有：1. [插入您所赠送的任何礼物] 2. [列出展位上将会有的任何娱乐活动] 我们团队友善的成员已准备好回答您可能有的任何问题。希望能在那里见到您！ 最诚挚的问候，
[你的名字]
展会现场：识别客户
1、判断客户质量的实用技巧
看名片：公司名/邮箱域名是否为企业邮箱/是否是免费信箱？
问几个关键问题：
"目前有供应商吗？主要采购国家？"
"是给品牌供货还是自有渠道？"
"对产品哪部分最感兴趣？"
数据表明：52%的买家在现场会初步锁定3家供应商，现场表现至关重要。
2、展位接待策略：3分钟赢得兴趣
抓住前三句话，提出问题而不是介绍产品
别急着递名片：先对话再交换资料
带客户坐下后逐步引导（提供水/糖果/看样本/讲包装选项）
Tips：展会全流程沟通话术及攻略
1）引导客户进自己的展会摊位
①: Good morning, sir. Can I show you around our booth?
早上好，先生。我带您参观一下我们的展位吧？
②： Can I have your business card?
能要一张您的名片吗？
③: Our factory is located in Shenzhen, and our main products are A and B.
我们工厂在深圳，主要产品有A和B。
④: You can leave these heavy brochures here, my colleague can help look after them.
您可以把收集到的这些重的彩页资料放在这儿，我同事可以帮忙照看。
2）：与客户打开话题
①: What are you looking to see at the exhibition today?
您来展会是想看点什么？
②: Have you found the products you were looking for today?
您今天有找到您想要的产品吗？
③: Here's our product catalog and contact card.
这是我们的产品图册和联系卡。
④: What line of business are you in?
您是做哪一行的？
⑤: Would you like a cup of coffee? Let's sit down and talk. Is there any other features you're interested in that I haven't mentioned?
给您来杯咖啡吧？咱们坐下来谈。您还有哪些感兴趣的功能我这边没提到？
3）询问客户意向你可以跟着询问他获取进一步的细节：
①Would you like me to give you a quick overview of what we offer?
我给您简短介绍一下我们的产品好吗？
4）留下联系方式
① May I have your name card ?
能要一张您的名片吗
Could you write the information down here?
您能把相关信息写一下吗
② Sorry, I just have one last card.
抱歉，我只剩最后一张名片了
Doesn't matter. I can take a photo of it.
没关系，我将名片拍个照就行
随时观察客户，如果客户比较着急的话可以先留下联系方式，展会回去当天再联系，如果客户没有表现出着急，可以接下来的重点。
5）产品介绍
① We are in this field for 5 years, too. These are our cataloque and our brief introduction. We cooperate with big customer , for example, ABC in USA, and DEF in Germany.
我们在这行五年了，这是我们的目录和我们的简介，我们有和大客户合作，比如，美国ABC和德国DEF
② This new product is to the taste of(国家/地区)market. I think it will also have a good market in your country.
这种新产品在(哪里)很受欢迎，我想TA也会在你国的市场上很畅销
③ This product is now in great demand and we have received many enquiries from other countries.这种品现在需求量很大，我们也有很多其他来自不同国家的询盘
Tips：聊到一款产品时一定要迅速切中它的独特之处，抓取客户注意力。
6）询问需求数量
① Thank you for your inquiry. Would you let us know the quantity you require so that we can work out the offer?
谢谢你询价，为了更有效提出报价，能否请您谈谈所需求的数量
② The MOQ of this model is 500pcs. It is Ok for you?这款产品的最小起订量是500台，您对此有问题吗？
③ What's the average quantity of your order please? Maybe I can quote on it.
您的平均采购量是多少？或许我能基于这个数据给您报价
7）邀请参观工厂对于工厂在临近展会的供应商，应抓住时机，争取让有意向的大客户去工厂走走看看。
① I am sure you will have more clear idea about us/ our product after visiting our factory.
相信参观完我厂后，您会对我们/我们的产品有更清晰的认识
② There are more available samples in our showing room for your options.
我们工厂的展示空间有更多可供选择的样本
③Would you like to have a look in our factory? We will drive you there. You can look over the whole manufacturing process.
您有兴趣参观一下我们的工厂吗？我们可以开车送你过去，实地了解整个制造过程
8）产品报价
① This is our price list for your reference.
这是我们的报价单供参考
② This is our FOB price. All the prices in the lists are subject to our final confirmation.
这是我们的FOB报价单。但单上的所有价格，将以我方最后确认为准
Tips：灵活应对客户提出的所有问题，做不到的事情也不要绝对地否定，凡事留有余地。
9）引导客户下单
① lf you can confirm the order during the fair, we can give you more discount.
如果您可以在展会期间确认订单，可以您更多的折扣
② We provide samples, You can try it out After you have tried it out, I'm sure you'll agree that this is a very good product.
我们提供样品，您可以试用一下。我相信您试用过后一定会认为这是个好产品
10）巧妙结尾
① Would you mind taking a photo with me?
您是否介意和我拍张合影？
②Do you mind if I add you on Skype/WeChat/LinkedIn/Whatsapp, so I can send you the photo?
您是否介意我加一下您的Skype/微信/LinkedIn/Whatsapp,我把照片发给您。
③ You can find more information on our website.
您可以在我们网站上看到更多信息。
④ How long will you be staying in China? Would you like to visit our factory?
您打算在中国呆多久？要不要来我们工厂看看？
⑤ Are you free tonight? I would like to invite you to dinner.
您今晚有空吗？想请您吃个饭。
⑥ Here's a small gift for you.
这是送给您的一点小礼品。
3、高效信息记录（名片+标签+电子化）
名片建议标记：高（重点）、中（可跟）、低（可忽略）+关注产品+询价内容
拍照同步进名片全能王，晚间统一导入CRM或表格归档
拍合照可用于后续跟进邮件，提升印象
展后跟进：决定成交与否的核心阶段
1、跟进节奏推荐“1-2-5”原则
第1天：致谢信 + 基础报价 + 附视频图册
第2天：转发第一封邮件，询问客户是否有疑问或想要样品
第5天：若仍未回，可发限时优惠/新品通知
▶ 针对优质机会客户的参考邮件：
这类客户对产品有购买需求和意向，只是决定买什么规格，数量，从谁那里买的问题。这类客户，追踪的时候，要重点把客户的注意力放在规格的选择上，追问客户的需求细节。通过关注具体的细节，把握住客户的注意力，推动客户往前走。
Dear XXX,It is very nice to take with you on Canton Fair.As per your request, I am sending you the detailed specification for XXX model. FYI, we use high-quality imported material with zero lead for this model. It is very popular in European market, as consumers are more demanding for green products.(从细节入手，给客户提供充足的信息，同时暗示你的东西是好的，为何价格会比较贵。即便不直说，客户也清楚了。)Can you tell me how many pieces do you need for this model? And what is your requirement for the package?(通过提问，将客户的注意力放在能够向前推进的细节上。只要客户一点一点地给你提供构成一个完整订单的详细信息，你就在往订单一步步迈进。)Best regards,XXX
▶ 针对感兴趣客户的参考邮件：客户对产品感兴趣，但还没有下定决心要购买。或许是因为客户对于市场不了解，对于市场能否畅销有顾虑。所以可以通过一些成功的案例，帮客户树立信心。同时要有耐心和展示自信，甚至给客户一个特殊的政策，让客户去试销。
Dear XXX,It is a great pleasure to talk with you on Canton Fair, and know your interests in our XXX products.After the fair, I collected a few more information on our sales, which might be helpful for you. FYI, for this model, our sales in XXX country (需要同客户接近的市场)is XXXX. Our customers said that the market specially like the XXX feature of XXX(products).I am very confident that you can sell XXX very well in your market. Anything I can do to help you to research or test the market, please just tell me.Best regards,XXX
▶ 针对收集信息客户的参考邮件：这类客户往往对于这个产品还不甚了解，随便问问，了解一下信息。有的甚至直接问个价格，有的业务员误认为问价的客户就一定兴趣很大。其实，有相当部分的客户问价只是为了随口了解一下，他们甚至还没有到认真考虑销售这个产品的程度，更不用说跟你合作了。这类客户我也会建个分组，然后用一封模板来跟进。这样的客户重点放在，帮助他了解这个产品的来龙去脉，产品的卖点，市场机会等等。触动客户去深入调研这个产品的机会，下决心购买。
Dear XXX,Very pleased to talk with you on Canton Fair.To let you have more information about our product XXXX, I attach our brochure for your reference.Very briefly, this products target high-end market with better distribution profit margin.Consumers love it for its features:1) …2) …3) …If you have high-end customers, this is a very good opportunity worthy to investigate further.Best regards
亲爱的XXX，很高兴能在广交会上与您交谈。为了让您对我们的产品XXXX有更多的了解，我附上了我们的产品手册供您参考。简单地说，这个产品面向高端市场，具有更高的分销利润率。消费者喜爱它的特点：1）... 2）... 3）... 如果您有高端客户，这是一个非常值得进一步调查的好机会。最诚挚的问候。
2、样品寄出与跟进节奏
寄样前：再次确认客户意图与产品型号
寄样中：拍下打包图+物流单号告知
寄样后：3天内询问反馈 + 主动发出新品推荐邮件
工具推荐（展后高效执行）
CRM系统：Hubspot、Zoho、Airtable
表格管理模板：建议用Notion打标签+进度管理
多渠道同步沟通：邮件+WhatsApp+LinkedIn + 微信（朋友圈互动可加印象）
四、展会实战锦囊
名片分类收纳盒（三格高/中/低意向客户）
手工小卡片标记客户需求关键词，粘贴在样品盒或名片上
高意向客户建议合照 & 添加WhatsApp + LinkedIn
拿到客户联系方式后，一定要当天添加、拍照留存，避免遗漏
展会结束前最后1天，主动联系前几天有意向客户安排二次沟通
