海运订舱操作指南

海运货代操作全流程解析

订舱、进仓、拖车、报关到签单，全面梳理海运货代标准操作环节

一、订舱

1. 客户向货代提交订舱信息（含托运人、船公司/船名/航次、起运港与目的港、货名、柜型柜量、运费条款等）；
2. 客服人员确认订单内容；
   • FOB/EXW/FCA类货物需与国外代理确认；
   • 预付货由Sales确认运价后签字，并向船公司订舱；
3. 客服确认舱位后录入系统，制作并发送操作通知单（如进仓通知、拖卡通知、自拉自报协议书等）；
4. EXW/FCA方式下由客户指定提货通知书，货代安排提货送仓。

二、进仓、拖车与报关

1、客户行为

1. 进仓：客户在收到进仓通知单后，按时间安排入仓，并及时提供报关资料；
2. 拖卡：客户确认装箱通知单信息后补充相关细节回传，确保按时完成拖卡及报关；
3. 自拉自报：客户签署协议后自行安排装箱进港，并按规定时间节点提供箱封号；报关由客户委托第三方办理。

2、货代操作

1. 进仓管理：
   • 整柜：安排仓库提箱装箱进港，截取箱封号并准备报关材料;
   • 拼箱：由客服协调拼箱安排，通知仓库进行处理;
2. 拖卡操作：根据客户提供的信息联系车队安排提箱及拖卡装箱；
3. 自拉自报支持：根据舱单信息进行截单操作，保障船公司数据完整准确。

三、单证确认→费用→签单→归档

1. 单证确认：在客户提供完整信息和货物到达后，货代负责录入提单信息并发客户确认；签单后修改需加收手续费；
2. 费用处理：确认出运后制作费用清单供客户核对，完成后开票收款；特殊费用须与业务部门核实；
3. 签单流程：
   • 货代提单由内部签发，经财务收款盖章后寄出或电放；
   • 海运提单由船公司签发，正本需留底归档并转发国外代理；
4. 归档要求：整理费用单据、提单信息扫描存档，并发送至海外分部做后续跟进。

四、其他注意事项

• 合理安排拖柜及进港避免超期费用发生，如有额外支出应立即书面告知客户确认；
• 取消订舱时需取得客户书面说明，在结清费用后再行删除系统数据；
• 提单缮制要求：
  1. 内容完整且准确，必要字段不可空白；
  2. 保持表面整洁，更改不超过三处，重要数据严禁涂改;
  3. 确保报关单、提单、舱单三者一致性;
  4. 原则上不接受倒签提单请求;
  5. 除直出外，海运提单不得直接交付客户。