一、改革本质
1、改革背景
KSeF是波兰中央发票数据库，核心功能是集中发票注册、电子开具与接收，强制推行的电子发票为结构化发票，自系统引入后已在波兰落地。
2、立法基础
《2023年增值税法修正案》
财政部KSeF技术规范（FA(2)/FA(3)结构标准）
2024–2026财政部实施路线图（Harmonogram wdrożenia KSeF）
二、关键时间节点
强制生效日：2026年2月1日（上一年营业额超2亿波提的实体）；2026年4月1日（所有创业者，含跨境经营者）；
自愿适配期：2022年1月1日-2026年1月31日，企业可提前熟悉系统、调整流程；
特殊豁免：截至2026年12月31日，当月总销售额（含增值税）≤10,000波兰兹罗提，可豁免KSeF，仍开纸质/电子发票。
三、适用范围
1、强制适用对象
-
在波兰有注册办事处或固定营业地点的增值税缴纳者； -
外国实体若被认定存在固定营业场所，需合规（有异议可提交个人解释申请）。
-
波兰无注册办事处及固定营业地点的纳税人； -
固定营业地点不参与商品供应/服务提供的纳税人； -
使用OSS和IOSS特殊程序的纳税人； -
仅向非经营企业的自然人开具发票的纳税人。
四、合规要求
1、发票定义与标准
电子结构化发票：通过KSeF开具，含法规规定信息、XML格式保存，必须包含KSeF系统分配的唯一识别码。
关键标识：2026年起，打印件/电子图像需附带结构化二维码（替代原匿名访问模式）。
2、开具流程
会计系统开具：准备发票→授权人员登录KSeF→通过API发送→系统自动验证→获取KSeF编号→承包商下载（验证失败则发票被拒）；
直接在KSeF开具：无需依赖会计系统，直接在系统内完成全流程。
3、发送与接收规则
五、企业落地准备
流程调整：明确跨境交易中发票交付方式，优化内部文件流通与开票流程；
系统适配：分析会计系统是否符合KSeF要求，必要时进行适应性改造；
人员培训：所有接触数据、客户、承包商的员工，需熟悉新规及违规后果（不止开票人员）。
六、问题解答
1、系统注册与登录
法人认证：通过合格印章或提交ZAW-FA表格认证；
人员授权：指定授权代表后，可通过可信签名、合格电子签名等登录（2026年底前可使用令牌）。
2、特殊场景处理
系统故障：按模板开具发票，故障结束后7个工作日内（或下一个工作日）上传；可使用离线24小时模式应急（无使用限制）；
发票附件：需向国家税务局局长提交意向通知（电子税务局账户），获确认后可添加（数据范围有限）；
发票开具认定：一般以传入KSeF数据库日期为准（UPO确认书可查）；离线24小时模式以发票标注日期为准。
3、非固定营业地点实体规则
无需强制开具KSeF发票，也无义务在KSeF接收采购发票，需通知波兰承包商交付方式。
4、KSeF用户专属福利
经济福利：增值税多缴退还时间从60天缩短至40天；
组织福利：文件流通更快，无丢失/销毁风险，免除最长10年发票存档义务。
KSeF的强制执行是波兰响应欧盟电子发票改革的关键举措，合规是企业在波兰持续经营的基础。建议企业抓住自愿适配期，尽早完成流程调整、系统适配与人员培训，避免因违规面临高额成本。
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