外贸跟单全流程解析

从客户询盘到文件存档的标准化操作指南

外贸跟单流程详解

1．客户询盘：客户在下单前，通常会通过订单询价（Order Inquiry）与业务部门沟通产品细节。

2．报价：业务部及时回复客户查询，确认货物品名、型号、生产厂家、数量、交货期、付款方式、包装规格及柜型等，并提供形式发票（Proforma Invoice）作为正式报价依据。

3．接收订单：经双方洽谈后，收到客户正式采购订单（Purchase Order）。

4．下达生产订单：确认客户订单后，向工厂下达生产指令，制定生产计划。

5．业务审批：业务部收到订单后需填写《出口合同审核表》，列明各项预估费用。审批流程包括业务员签字、部门经理审核，管理部复核；金额较大或涉及预付款、佣金的合同须经总经理批准。审批通过后生成销售订单，交由进程员跟进。

6．下达生产通知：确定交货期后，满足以下条件即可通知工厂投产：

6.1 L/C付款：交货期前一个月确认信用证已收到，由业务员和单证员共同审证，发现问题立即要求客户修改。

6.2 T/T付款：确认定金到账后再安排生产。

6.3 放账或D/A收汇：需经部门经理审批确认。

7．验货安排：

7.1 交货期前一周通知公司验货员进行验货。

7.2 若客户自行或指定人员验货，应在一周前预约并通知计划部。

7.3 第三方验货机构验货，需提前两周联系预约，并将时间通知工厂。

8．制备基本文件：根据工厂提供的装箱资料，制作出口合同、商业发票、装箱单等文件（由跟单员完成，交单证员处理）。

9．商检：属法定商检产品的，下订单时应明确商检要求，提供出口合同、发票等相关资料，并告知出口口岸，以便工厂办理。发货前一周内取得商检换证凭单。

10．租船订舱：

10.1 FOB条款：客户常指定货代或船公司，应尽早联系确认出口口岸、船期，确保工厂交货早于开船日至少一周。开船前两周发送书面订舱通知（ING ORDER），一般开船前一周取得订舱凭证。

10.2 卖方付运费：提前咨询船期、运价、开船口岸，比较选择信誉好、价格合理、船期合适的船公司，并通报客户确认。若客户不认可则更换，订舱程序同上。

10.3 散货运输：货物不足整柜时，向货代订散货仓位，获取入仓纸后了解截关时间及报关要求。

10.4 订舱时必须传真书面订舱文件，注明船期、柜型、数量、目的港等信息，避免差错。

11．安排拖柜：

11.1 货物完成且验货通过后，委托可靠拖车公司提柜装柜。需传真定仓确认书、放柜纸、拖柜委托书等资料，包含装柜时间、柜型、数量、地址、报关行及口岸信息。如有验货公司监装，须特别说明不得迟到，并要求回传上柜信息（柜号、车牌、司机联系方式等）。

11.2 向工厂传真装车资料，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌及司机电话。

11.3 要求工厂在货柜离厂后立即传真装货通知，注明离厂时间、实际装货量、柜号和封条号，用于提单制作，并确保装柜后及时上封条。

12．委托报关：拖柜同时将报关资料交予合作报关行，办理出口报关及商检通关换单。应预留至少两天报关时间（截关前）。需提供装柜资料，内容包括货物明细、数量、出口口岸、船公司、订舱号、柜号、截关时间、拖车公司、柜型及本公司联系人信息。

13．获取运输文件：

13.1 开船后两天内，将提单补料传真给船公司或货代，内容须符合L/C或客户要求，包括准确货量及特殊条款（如随提单出具船证明）。

13.2 督促船公司尽快提供提单样本和运费账单，核对无误后书面确认。如需客户确认，先传样本待其批复后再出正本。

13.3 及时支付运费并登记，付款后通知船公司领取提单等运输文件。

14．准备其他出口单据：

14.1 商业发票：严格按照L/C要求制作，日期应在开证日后、交货期前；货物描述、金额大小写必须一致；需显示唛头及L/C相关条款。如需大使馆认证，应提前20天办理。

14.2 FORM A原产地证：发货前向检验检疫局申请。运输日期须在L/C交货期内且晚于发票日期。未能及时办理的可申请后发证书，需提交报关单、提单等材料。经香港中转的，通常需在香港中国商检公司加签，证明未在当地加工。

14.3 一般原产地证：可在中国国际贸易促进委员会办理，要求较低，可在发货后短期内补办。如需使馆加签，亦需提前20天准备。

14.4 装运通知：开船后数日内通知客户发货详情，包括船名、航班、开航日、预计到港日、货物名称、数量、金额、包装件数、唛头、目的港代理等。若L/C要求提供发送证明（如传真底单），须按时提交。

14.5 装箱单：清晰列明每箱货物数量、毛重、净重、外箱尺寸，总体积须与计算相符。标明唛头和箱号便于查找，重量与体积数据应与提单一致。

15．交单：

15.1 L/C收款：在规定交单期内备齐所有单据，严格审核无误后交银行议付。

15.2 T/T收款：取得提单后立即传真给客户催收尾款，确认收款后寄出正本提单及其他文件。

15.3 若约定全款到账后才安排装柜，则须等款项收妥后再安排拖柜，提单签发后可直接寄送正本。

16．业务登记：每笔出口业务完成后应及时进行电脑和书面登记，便于后续查询与统计分析。

17．文件存档：所有合同、信用证及议付单据均需完整归档保存，以备查验。

18．信息收集：单证员应持续关注运价、船期、航线变动等动态，为业务报价提供支持。