“三一”会议法，企业告别无效会议- 大数跨境

首页

“三一”会议法，企业告别无效会议

识干家

2024-10-31

怎样提高会议这种媒介的催化能力?

怎样解决七个频发的会议问题?

或者直接一些 -- 怎样提高会议效率?

这个问题不好回答,会议种类繁多,每家企业都有不同的情况,管理者脾性各异,要设计一种具有普适性的办法相当困难。因此,需要深挖七个会议问题的根源,唯有挖到根本原因,才可能系统性地提出一套解决办法,而非治标不治本、头疼医头脚痛医脚。

会议是一种深层次的沟通方式,源于人类社会协作的需求,它需要人类在会议中进行认知交锋、认知改变和认知融合。人类需要通过语言媒介向外部表达自身认知并理解他人的认知。在会议场景中,如果对议题的理解稍有不同、参会人之间互不熟悉、缺乏好的会议机制、会议氛围稍差、参会者的语言能力不佳 ..... 就会导致会议效率急剧下降,出现争议不断、跑题、会议冗长等等问题。

由此可见,在深度沟通的过程中,由于人类的认知能力(体现在表达能力和理解他人的能力)有限,大大阻碍了协作效率的进一步提升。换句话说,人类认知能力有限或许是会议效率低下的根本问题,只要想办法提高人在会议中的认知有效性11,就可以提高会议的效率。

为了验证以上说法,我们从“第一性原理”的角度对此重新思考。

第一性原理因“钢铁侠”马斯克(Elon Reeve Musk)火遍全球。简单来说,第一性原理是任何一个事物/系统/理论中最本源的知识,是其中最基础、最坚硬、最不可简化的东西。比如说,欧几里得几何学的五大公设是它的第一性原理,如果要颠覆欧几里得几何学,只需颠覆其五大公设即可,于是,非欧几何出现了。

越是理性的事物/系统/理论,越会运行在一条或几条基本原理上。数学原理、物理学原理和化学原理就是这样的“一组”基本原理,制造业的多数第一性原理都出自于其中。第一性原理的最佳思考方式就是用数学、物理学或化学原理的角度出发,从本质开始抽丝剥茧,层层累加。

将会议进行拆分,我们可以得到其中的基本元素 -- 感觉、知觉、短时记忆、思维和想象,其衍生因素包括声音、文字、表情、知识点、心理特点、生理特点、认知结构、群体氛围等等,这些因素组合后形成了表达、理解、沟通、再表达、再理解 ……. ,以上内容均属于认知有效范畴之内,在认知有效性的基础上才会有认知交锋、认知改变、认知融合以及随之而来的协作行为。由此,“三一会议法”的第一性原理可以描述为“参会者的认知有效性是会议效率的来源”。

“三一会议法”的主要内容是“三个角色、一条宗旨” -- 三个角色是会议召集人、会议主持人和会议记录人,通过界定会议中三个角色的职责和明确会议规则,使得会议效率大幅度提升。三个角色共同组成一个会议烹饪小组,负责为参会者端上美味会议大餐。一条宗旨则是“会议室内外是两个世界、需遵守不同的规则”,它是“三一会议法”的前置要求。

-会议召集人 -- 确定议题、发起会议、邀请参会人、为会议结果负责、并负责跟进决议的实施。一般是上级领导或部门领导担任此角色。

-会议主持人 -- 协助召集人进行会议策划、确定议程、主持会议、按照议程推进会议、帮助参会者达成会议共识,为会议过程负责。一般是企业培养的后备干部担任此角色。

-会议记录人 -- 撰写集体纪要、帮助参会者达成会议共识、为会议文本结论负责、跟进决议的实施(可选,为会议召集人服务)、撰写分享案例(总结分享会专有)。一般是企业骨干担任此角色。

-一条宗旨:会议室内外是两个世界、需遵守不同的规则。

内容简介

与市面上所能看到的其他会议管理类书籍不同，本书对会议效率本质有深刻认知，针对汇报会、专题讨论会、决策会等常见会议的开法从理念和实操两个角度进行阐述，经过多年实践打磨，目前在中型、小型企业实际经营中已经起到了很好的效果。实务是书中大头，从第三章到第九章，为了便于实操，每章都按照"前期准备”、 "中期进程”、"后期跟进”、"理念”、"tips”、"周一清单 ”六个部分展开；从第十一章到第十三章，书中对"三一会议法 ”的三个重要角色分别做了说明。