日本Fuji Seal公司引进WebCenter实现无纸化运营

作为日本收缩套管标签印刷和生产市场的领头羊，Fuji Seal集团（以下简称“Fuji Seal”）通过引进审批系统WebCenter对审批流程进行数字化改造，实现了东京办公室的无纸化运营。目前，该公司正致力于消除其他办公室的纸单作业并提升其他部门的运营效率。让我们来了解一下该公司的最新进展。

早在收缩套管标签在日本问世之初，该公司就开始投身于该业务并逐渐形成了独有的包装相关机械的研发实力。通过自主研发印刷和其他包装技术，该公司有能力快速周到地响应日新月异的市场需求，倡导新的环保理念和潮流。在以纸质标签为主流的海外，该公司的技术和业务能力雄厚。还积极推动收缩套管标签在全球的普及，发挥其不易在运输过程中损坏的优势。

该公司面临的一大挑战是在印刷过程中难以管理纸质传统流程和历史数据。

过去，FujiSeal的销售人员需要先根据机器印版校对数据并印刷在纸上以进行内部检查，再通过闪送等方式将晒版原稿数据的样张交给客户。在某些紧急情况下，销售人员甚至会上门将样张送给客户。

“然而，当客户负责人外出时，样张就会放在办公桌上，导致客户检查流程停滞，从而引起不少麻烦。”生产事业部SCM中心规划部门总经理Takashi Hirauchi说道。

近年来，客户日益频繁地索取样张PDF数据，因此除了送货上门外，还要通过电子邮件发送PDF数据，令人不厌其烦。

“在流程管理中，确认样张需经过内部和客户的双重检查，同时确认客户何时将样张返还给我们，然后再相应调整设计人员的工作安排。这些流程会占用高层大量时间。并且将这些工作流程的进度可视化也非常棘手。”Hirauchi先生回忆道。

为了解决这些问题，该公司引进了包装管理平台“WebCenter”。

WebCenter使用Esko-Graphics提供的SaaS系统，这是一种在内部服务器上运行的软件系统。利用该系统，可以在云端完成整个流程，包括从提交数据、可视化确认和审批流程、编写样张校正说明到存储过往历史数据。为了消除公司内部的所有纸质管理工作，该公司从2017年开始使用系统，并不断致力于确立这种运营模式。“引进该系统的主要动力是完全消除校对流程之后的时间损失。”Hirauchi先生表示。

过去，在向客户交付样张前，公司要求操作人员手动输入文件名称、印刷样张、传阅，然后填写检查单。在他们看来，通过将这些流程自动化和可视化向客户快速准确地交付样张交付，将会成为公司未来的一大优势。

此外，WebCenter在节省人力和加快流程方面的作用并不限于发送数据样张。过去，印刷的样张保存在公司的档案室中，并用作标签设计的参考数据。但通过将这些样张转化为数据并保存在云端，该公司现在可以随时调阅历史数据。

“计算表明，该系统通过简化设计人员的工作、销售人员往返客户的方式以及样张的分发和内部业务协调，每年可帮助我们节省3222个员工工时。”

“效率提升主要表现在实现了无纸化办公。现在，我们的东京办公室已经不再打印任何新样张进行内部传阅。对于过往的样张，我们则通过扫描存档，将其完全从档案室中清除。目前，我们正在收集大阪办公室的历史样张，扫描样张并保存数据。未来，我们计划将设计规划部门的4台打印机缩减到2台。”

此外，样张的数字化以及流程管理的可视化和自动化在支持远程工作方面也十分有效。这是我们在2017年引进系统时所始料未及的。

设计规划部门制版设计科科长Tomohiro Nagano曾与Hirauchi先生共同推进部门内的WebCenter系统引进，并制定相应的运营规则。他表示：“现在我们部门约50%的员工能居家办公，且许多销售人员也能在家工作，我认为这是一项相当了不起的成就。”

尽管该公司通过实施WebCenter成效显著，但实施过程并不轻松。作为该系统规则设计和运营的主要参与者，Nagano先生和Sasanuma先生从2017年引进系统开始，花了4年时间从各种案例中发现校对流程的问题，并从日常发生的简单任务开始，逐步推进自动化的过程。

“在实施系统过程中，单纯使用工具并不会提升任何效率。因此，在实施改进前，我们首先专注于出错率高并花费大量时间的任务，然后通过向Esko-Graphics的员工咨询并与他们协作，再结合公司的其他产品来建立流程。例如，以前操作员在关注核心系统的同时，还必须在样张上手动输入产品名称和日期并盖章，这很容易出错。”

“对此，我们通过让WebCenter发出指令并使用工作流程自动化系统Automation Engine自动提取数据来减少人力并消除错误，进而减轻了负责检查数据的检验部门的工作量。”Nagano先生解释道。

尽管如此，他们仍需费尽周折，确保引进数字化技术后生产力不会下降。“在数据对比过程中，我们反复进行了大量的微调工作，例如使用检验软件来对比数据并使用两个屏幕来同时检查工作数据和文档，从而尽可能避免出现疏漏。”Hirauchi先生说道。最初，现场人员曾对此有一些反对意见，但远程办公的推广推动公司向完全数字化转型。

Nagano先生回忆道：“我们明确了一个原则，那就是一旦没有新样张需要印刷，我们就尽快将过去的数据数字化，并尽全力消除纸张。我认为我们能将档案室的样张数字化的主要原因是我们所有人都不得不远程办公，并且使用数据已成为常态。”

目前，该公司仍可应客户要求提供纸质版样张，但未来他们愿意更多地向客户传达利用WebCenter在网页上检查数据的便利性。“实施新系统相当有挑战性，人们需要时间才能接受它。我们的公司也不例外。但如果员工能亲自看到新系统的优势，并认识到它能为他们的工作带来的好处，那么新系统就能更快普及。我们希望通过在我们公司完全推行这种系统，能让客户体验到更高的便利性和优势，从而让客户在未来也使用该系统。”Sasanuma先生说道。

该公司从提升收缩套管标签部门的效率开始，目前正在将WebCenter引进到不干胶标签印刷和包装印刷流程，并取得了意料之外的成效。除了设计和规划部门，该公司正考虑未来将该系统进一步推广到其他部门。“引进该系统并不仅是为了提升样张的处理效率，还为了使用Esko-Graphics的Automation Engine实现自动化拼版。目前，我们已经通过投资实现了效率提升，接下来我们将进一步推广自动化技术并提升效率。我认为，我们目前的推行程度尚不足以对客户构成吸引力，但我希望我们的不懈努力终将赢得回报，并在未来成为我们公司的有力竞争优势。”Hirauchi先生说道。