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如何做好办公室服务工作

如何做好办公室服务工作 北京般若之光智联科技有限公司
2019-12-23
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导读：完成一个动作不难，但要长期坚持却有些难，遇到的阻力也会比较大。所以作为一名办公室的职能人员往往是大智若愚的，需要一些愚公的精神和工匠的追求。
在一个公司中，办公室工作往往被拆分成三部分：
1、 人事和基础行政，往往被人事部门统管；
2、 特殊情况下，事业的办公室工作又被拆分为总经办和办公室部门，总经办完成围绕总经理服务的办事机构；
3、 办公室则是需要完成围绕各职能部门服务的办事机构。
那么，如何在公司事业部完成办公室相关服务工作呢？ 


首先，要明确办公室的工作职责和服务对象，在三部分分工之中还有哪些事宜需要事业部办公室部门来完成。
我觉得我们可以从以下三个方面入手，完成工作：
一、主动服务。
在权责界面复杂和分工模糊的前提下，办公室必须会承载一部分行政服务工作。事业部办公室部门应该力改"等客来"的传统办公模式，更应该走出办公室，主动与各职能部门沟通。做到"上门去"的主动式服务，时刻了解各部门的即时需求，建设起需求提前响应，信息提前传达，问题提前预警的现代化"前置解决"办公室系统服务能力。

二、软连接
公司越大，就越难靠人力管理，职能部门职责和人力资源匹配都应该做到越加的明晰。由此，"一个萝卜一个坑"的人力资源理论，在现代化管理落地实践中就越加的被推崇。
但当一个员工被招进企业，这个"坑"真的适合"萝卜"吗？放就去就能自动而紧密的适应这个公司的需求吗？这些问题都是需要办公室职能人员思考的。
如何做好人与岗位的匹配，办公室需要做好：
1、入坑前做好员工的场地环境、职能环境和操作环境的熟悉，帮助新员工能更快的熟悉和融入环境；
2、入坑时做好萝卜与土地的软连接，了解员工在岗位环境的真实匹配度，哪些是他的长处，哪些是他的弱项，该如何帮助他完成职能岗位的适配；
3、入坑后褪去软连接，通过一段时间的观察与帮助后，考核员工在岗位环境上的工作能力，如果不能适应的员工，应该在"萝卜"生根前选择拔掉。优秀者进一步施肥加以培养。

三、建底层操作系统
一个公司为什么能前进，除了个人的智慧之外，最关键的是能把大家的智慧集中在一起，形成合力去思考，也能把大家的智慧准确传达到各岗位的分工执行者，从而高效的推动一件事情的解决，和完成一个团队的进步。而事实上，我们在工作中却很难达到上面所说的情况。一个执行动作，通过就几个部门的传递就完全变了样；一句执行指令，通过几个人的嘴传达就理解成别的模样。所以足见标准一致的重要性。
这个方面我们可以学习计算机，不管上层怎么变化，形成所有逻辑的底层代码永远用0或1组成，在信息的传递过程中既保证了信息的多样性，又保证了唯一性。

那么，一个企业的底层操作系统到底是什么呢？
1、语言一致。如，相关常用名词，需要保证所有人的理解和认知是一致的，才能保证在语言传播的过程中，不会存在理解偏差；
2、平台一致。我们用什么方式或者用什么来沟通，需要统一平台，只有尽量保证沟通平台的一致，才能够减少在不同平台切换过程中的信息传递的丢失，从而造成对工作结果的影响，又无法准确的追责；
3、规则一致。如同法律一样，适用于所有人，凡是逾越规则的行为，都不能被认同，均需受到惩戒。但法不一定事事都正确，特殊情况下，应该有适配的特殊流程处理机制，和处理完之后的修正机制。 

系统，并不一定特指软件系统或是硬件系统，无论软硬件都是实现整个系统的应用工具。我们所指的底层操作系统，核心目的是帮助企业完成信息流的传达准确和动作流的操作准确，并且对信息的传达进度和动作的操作准确度予以监控和实时反馈。保证在规则不适配实际场景的情况下，能够即时反应，将恰当的资源和权责及时下放到一线做支撑。让所有人在一套明晰的操作系统上完成工作，得到认可、惩戒和帮助。
以上三点，是我对目前办公室工作的认知和工作建议。
"主动服务"、"系统软连接"、"建立底层操作系统"，一个一个词听起来比较高大上，但实际拆分到日常工作动作里却是十分简单的事。
完成一个动作不难，但要长期坚持却有些难，遇到的阻力也会比较大。所以作为一名办公室的职能人员往往是大智若愚的，需要一些愚公的精神和工匠的追求。
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般若之光定位为智慧城市综合运营商，新基建和元宇宙的数字底座搭建者，城市资源赋能整合者，运营生态建立服务者。以“资本+技术”的模式，从“投、融、建、管、营”等流程上，面向公众、企业、政府提供综合化、集约化、智能化的服务。
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