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劳动人事合规风险管理

华纳和光

2022-10-18

导读：本文从常见的劳动人事合规风险以及应对策略、合规日常管理措施等方面，帮助大家梳理日常管理中遇到的合规风险问题，有效对劳动人事风险进行规避

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《孟子·离娄上》曰“不以规矩，不能成方圆”。国务院国有资产监督管理委员会于2022年10月发布实施《中央企业合规管理办法》，推动中央企业合规管理越来越向制度化、专业化和科学化发展。

劳动人事合规管理是企业合规管理体系的重要组成部分。随着人力资源方面一系列法律法规的颁布实施，企业的劳动纠纷频发、用工成本不断上升。在国家不断加强对员工权益保护的情况下，做好对企业合法利益的保护，有效的对人力资源合规化风险控制，避免劳动关系双方不必要纠纷的发生，有利于促进企业稳定、和谐发展，提高企业的凝聚力。

本文将从常见的劳动人事合规风险以及应对策略、合规日常管理措施等方面，帮助大家梳理日常管理中遇到的合规风险问题，有效对劳动人事风险进行规避。

一

常见的劳动人事合规风险与应对策略

（一）招聘合规风险与应对策略

1、合规风险内容

（1）员工层面：包括提供虚假基本信息，如个人履历、业绩、工作经验、不良记录等；隐藏个人信息，如职业病史、重大疾病、怀孕等；回避法定或约定义务，如原劳动合同未合法解除、曾签署保密协议或竞业禁止协议等。

（2）企业层面：包括发布招聘信息时，主要涉及性别、年龄、身高、籍贯、户籍、婚育和乙肝等就业歧视。

2、应对策略

（1）员工招聘时，要求其提供与前单位解除、终止劳动合同的相关证明。

（2）认真核对劳动者提供的相关材料，比如身份证、学历证明、健康证明、从业经历等。以上情况，需要劳动者提供有关的书面证明材料，企业应该保留和管理。

（3）发布招聘信息进行严格设计，避免出现就业歧视的字眼。

（二）劳动合同签订合规风险与应对策略

1、合规风险内容

（1）未在用工之日起一个月内与劳动者订立书面劳动合同。

（2）企业应当与劳动者订立无固定期限劳动合同而未订立的。

2、应对策略

（1）使用劳动合同管理软件，提高劳动合同信息化管理水平，防止因遗忘、工作失误等人为原因导致未订立劳动合同。

（2）规范用工的流程，一定要做到按时签订劳动合同，严格执行用工即签书面合同，签订遵循限时签、当面签原则。

（3）劳动者拒不订立劳动合同的，要保留送达《劳动合同订立（续订）通知书》、《终止劳动关系通知书》等书面证据，并在一个月内辞退该劳动者。

（4）合同到期及时终止或者续签，对于续签合同的人员，一定要在合同到期前完成合同的续签，时刻注意合同快到期的员工病事假。

（5）符合订立无固定期限劳动合同的，企业以书面形式向劳动者征询需订立意见。

（三）试用期管理合规风险与应对策略

1、合规风险内容

口头约定、只签订试用期协议、与合同期限不对等、试用期随意解除员工、随意延长、不缴保险、不发工资等。

2、应对策略

（1）依法确定试用期的期限，试用期应当与劳动合同期限相对。按《劳动合同法》第十九条规定：劳动合同期限三个月以上不满一年的，试用期不得超过一个月；劳动合同期限一年以上不满三年的，试用期不得超过二个月；三年以上固定期限和无固定期限的劳动合同，试用期不得超过六个月。

（2）设定明确的录用条件和岗位职责要求。在劳动者签订劳动合同时，同时签订《试用期录用条件说明书》和任职岗位的《岗位说明书》。

（3）规范试用期考核流程，严格试用期定期考核和不定期考核。可以每月对试用期员工进行考核，月初确定考核指标，月末进行考核评价，对达不到考核要求的，及时分析原因，及早做出是否符合录用条件的评判。

（4）把握试用期解除的法律条件并在试用期内提出，杜绝延长试用期。根据劳动合同法规定，同一用人单位与同一劳动者只能约定一次试用期。

（5）试用期内享受国家法定福利，按约定发放工资。试用期包含在劳动合同期限内，且劳动者在试用期的工资不得低于本单位相同岗位最低档工资或者劳动合同约定工资的百分之八十，并不得低于用人单位所在地的最低工资标准。

（四）劳动合同解除合规风险与应对策略

1、合规风险内容

解除事由不存在或证据不足、解除要件流程不完备、解除缺乏依据、被解除主体具备特殊性、程序违法等。

2、应对策略

（1）制度方面：完善《员工奖惩制度》或《劳动合同管理制度》等相关管理制度，在制度发布、宣导、签字等环节加强管控，如制度在信息平台发布后，点击预览要留痕；制度宣导过程中拍照，同时对制度文件阅读情况签字，确保员工知晓制度内容，从而使员工合同解决有据可依。

（2）程序方面：健全员工解聘程序，掌握常见解除方式的法律要件。首先解聘操作中，必须留存劳动者严重违反规章制度的相关证据；公司有工会的，做出解除劳动合同的决定后一定要通知工会；在做出解除劳动合同的决定以后，将该决定送达劳动者。企业履行告知行为时，要特别注意留有证据如：快递存根、传真、邮件等送达形式的证据，以确保告知有效性。

（3）特殊人群：《劳动合同法》第四十二条中，对于从事接触职业病危害作业的劳动者未进行离岗前职业健康检查，或者疑似职业病病人在诊断或者医学观察期间的；在本单位患职业病或者因工负伤并被确认丧失或者部分丧失劳动能力的；患病或者非因工负伤，在规定的医疗期内的；女职工在孕期、产期、哺乳期的；在本单位连续工作满十五年，且距法定退休年龄不足五年的，以上在解除劳动合同时要特别谨慎的依法进行特殊考虑。

（五）三期女员工处理合规风险与应对策略

1、合规风险内容

随意解除三期员工、随意扣除三期员工工资、不批准三期员工相应假期。

2、应对策略

（1）需要给三期员工提供安全的工作环境，保障三期员工正常履行工作职责。

（2）孕期、哺乳期出现短期休假频繁时，可合理安排工作任务，用工作引导员工需要减少休假。

（3）孕期、哺乳期出现长期休病假、或产期结束继续休假时，首先可严格控制请假操作的合规性（申请流程、病休手续），其次控制单次请假可休时长。再次对病休事实产生质疑时，请员工配合做医疗鉴定。

劳动人事合规管理的主要措施

劳动人事合规措施是指企业结合相关合规依据、经营管理现状和需求等采取预防和处置。合规举措不仅在于防范法律风险同时应兼顾管理风险和流程风险，企业只有采取切实有效的合规措施才能真正预防和降低风险，树立合规价值观，最终保障企业的长期利益。

劳动人事合规管理的主要措施主要涉及以下三个方面：

（一）依法建立制度体系

基于劳动人事合规管理现状问题以及劳动人事合规化管理方案，修订公司不合规的管理制度及规则，搭建完善的劳动人事合规管理体系，从管理机制、制度流程等方面保证劳动人事合规管理体系的运行。

主要规章制度涉及到招聘和入离职管理、薪酬激励管理、考勤管理、企业商业道德准则、员工奖惩管理、员工绩效管理等相关规定、日常行为规范。

（二）劳动人事合规培训

企业人力资源部门虽是劳动人事合规管理的主体部门，但是各级管理者因行使劳动管理权不当，依然会造成各种劳动纠纷和仲裁案件，如员工绩效目标设定不合理，调岗缺乏沟通共识等。用人单位对各级管理者实施劳动人事合规培训是合规管理必不可少的内容。

劳动人事合规管理培训一般由人力资源部或合规部门组织，定期进行，如每一年或每半年一次，企业可以邀请外部专家进行。培训内容包括劳动法律法规知识，常见的劳动风险案例及应对措施等，如在工作安排、绩效目标设定、岗位调动、违规处罚、休假审批、离职审批过程中如何平衡不同员工的利益，避免歧视或不公正对待员工，确保内部公平性，同时对于劳动管理应当具有证据和痕迹意识，避免发生争议时的证据风险。

（三）劳动人事合规日常检查

人力资源部或合规部梳理日常合规风险点清单，定期和不定期对合规风险点进行排查，每季度对员工档案资料检查，如入离调转手续资料是否合规齐全、劳动合同是否签订并有完整的台账等；不定期对员工行为进行检查，包括员工日常行为规范是否符合公司要求，是否存在收受贿赂等情况。对劳动人事合规管理的薄弱环境予以风险识别、提出改进方案并落地实施。

劳动人事合规管理在做好日常的基本工作外，同时需虑到外部法律环境和企业内部经营情况的变化，如国家和地方主要法律法规颁布或修改、企业发生重大劳动人事变革措施等，对劳动人事合规管理运行情况进行定期检视，以预防和避免劳动关系舆情事件发生，保障劳动人事合规风险的可控。