31、采购计划的完成
采购计划实施完毕后,大量的物资物品将陆续到店,管理方应根据采购计划中不同物品的到货时间、组织人员收货、验货,并由专人负责登记造册。各部门根据采购计划做好物品的入库、直拨、入位和摆放工作。在存放物品时,应留意物品的保质期和储藏方法,最大限度减少损耗。酒店管理方还应指定废旧包装盒垃圾的存放地点,并派专门的清理小组可回收的垃圾进行分拣处理。
32、固定资产的建账造册
各种设备和采购物品的到货后,酒店应对所有的固定资产进行盘查甄别,做好酒店的一级账目管理和各部门二级明细账目的建账造册工作,建立各级资产的保管员制度和相应的管理制度,核定固定资产的盘点期限。
33、配合投资方进行四方验收
酒店工程建设完工后,管理方将配合投资方参加由酒店项目审批方、投资方、建设方和监理方组织的对酒店工程质量的四方验收工作。管理方验收的重点是,查验客房和其他功能区域的施工质量和建筑工艺是否符合标准,其中,客房的验收标准是看客房的施工标准是否与样板间的工艺一致。由于管理方将是酒店设施的实际使用者,故应妥善保管验收报告并及时复印归档,如发现施工质量问题,应及时与工程建设方联系,规划整改方案和执行时间。
34、接收酒店钥匙
酒店的工程建设大多采用的是“交钥匙工程”,工程建设方把钥匙移交给管理方后即视为施工建设结束。酒店管理方可派保安部负责与工程建设方的钥匙交接工作,具体操作人员应本着高度负责的态度,逐一核对,登记归档,预留备份钥匙后由各部门领用,并制定钥匙管理制度。
35、工程竣工图纸备份、存档
工程竣工图纸是酒店今后进行工程维修和更新改造的最重要的第一手资料,酒店应妥善保管竣工图纸并备份和存档。酒店管理方可派行政管理部门负责与投资建设方进行工程竣工图纸的备份移交,移交后,所有图纸必须登记归档造册,并制定相关的图纸管理提档制度。
36、接收机电设备资料
由酒店工程部负责与投资建设方进行机电设备资料的移交工作。接收相关的资料后,应登记归档,并由相关业务部门根据实际情况列出所有设备的保修期和维修保养计划。
37、组织酒店开荒
开荒计划一般分为三次:第一次为粗开荒,主要工作是清除酒店外围和内部的建筑垃圾和清理卫生死角;第二次为精开荒,主要工作是保证酒店所有区域清洁卫生达标;第三次开荒为检查布置,主要工作是扫尾和物品摆放,使酒店达到接客营业状态。
38、申请流动资金
酒店管理方根据批复后的经营预算,核定酒店的流动资金用量,制定流动资金使用计划,并以行文申请的方式提交投资方。
39、开业庆典计划
开业庆典计划包括开业庆典的时间、地点、参加人、主持人、剪彩嘉宾、庆典仪式、庆典活动、会场布置、广告宣传、参观路线、庆典宴会安排、陪同人员、迎送程序、庆典礼品、请柬送达和车辆安排等具体事宜。
40、设立经营账户
由酒店的财务部根据投资方拨给的流动资金合理安排资金的使用,设立酒店的经营账户,并做好经营预算的指标分解下达工作。
41、调试酒店设备
酒店设备方对酒店设备进行试运转,主要涉及对配电、空调、上下水、机电、照明、电信、厨房、洗衣等设备进行调试。在调试过程中,应充分考虑到设备运行中可能出现的跑、冒、滴、漏现象和安全问题。调试时,应通知工程建设方到场并做好应急预案。
42、外墙清洗与杀虫处理
联系专业的清洁公司对酒店进行开业前的外墙清洗工作,并联系当地卫生防疫部门做好酒店内外围的防虫、杀虫工作。
43、满负荷试运行
酒店管理方组织酒店各部门进行48小时满负荷试运转,同时制定应急预案。酒店的所有员工均按照正常工作班次在岗。满负荷试运转时,各部门发现问题应及时报告并按应急预案处理。满负荷试运转是酒店开业前的最后一次大练兵,在此期间,管理方可邀请投资方及业界专家来酒店试吃试住,搜集他们对酒店设施设备和服务的反馈意见,从而更好地进行预开业经营准备。
44、实施开业典礼
酒店管理方按照投资方批复的开业典礼计划,按部就班地实施开业典礼,做好酒店开业的所有准备工作。
至此,酒店项目的预开业经营筹备工作也就告一段落,酒店将正式进入市场经营期。


