从前端控制的视角看归档模块的归属- 大数跨境

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从前端控制的视角看归档模块的归属

数字罗塞塔计划

2022-08-16

导读：根据归档模块（或者电子公文归档系统）和电子公文形成系统、电子档案管理系统耦合程度的不同，可以将电子公文归档接口方式分为前置式、独立式和后置式三种。

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一般档案（室）管理软件中都会带有一个归档模块，部分公文管理系统或者业务管理系统（比如审判系统）中也经常会内置一个归档模块，甚至还存在一个独立的归档系统的情况，于是就形成了“后置式”、“前置式”、“独立式”等不同的归档模块对接方式，对于究竟应该采取哪种方式档案信息化业界可以说莫衷一是。今天我们就从前端控制的视角来聊聊这个话题。

前端控制（Headend Control）思想是法国著名档案学者C.诺加雷在20世纪80年代提出的，它基于文件生命周期理论，也是对文件生命周期理论的继承和发展。

文件生命周期理论指出，文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的运动过程（文件运动依次经历了文件制作形成、现行、半现行和永久保存或销毁）；由于文件价值形态的变化，这一完整过程可划分为若干阶段（对于文件运动依附的对象而言，文件运动依次经历了制作形成单位、现行使用单位、档案室和档案馆）；文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一种内在的对应关系（强调文件运动过程的前后衔接和各阶段的相互影响，对档案部门而言强调对文件形成单位的前端控制）。

这一理论对于电子文件同样适用，而且由于电子文件的阶段性与其物理位置、保存场所没有直接对应关系，实际上为前端控制带来了更多的便利。

所谓前端控制是指档案人员根据文件生命周期理论，对于应归档文件进行的“提前介入”和“超前管理”。延伸一下，电子档案的前端控制是指对电子文件从形成到归档的整个过程进行统一规划和要求，把涉及电子文件管理和控制的各项功能提前嵌入OA系统、电子文件管理系统或者业务系统中，在文件形成和流转办理过程中进行各项管控，从而实现对电子文件的超前控制和全程管理。

毫无疑问，前端控制对于提升文件归档的质量（保证文件的真实性、完整性、可用性和安全性），提高档案管理水平具有重要意义，也得到档案管理部门的一致认可。但是，在实际操作过程中却往往遭遇挫折和困难，尺度把握不好的话就会被前端业务部门质疑“档案部门的手伸得太长”，而且由于档案部门事实上的弱势地位，要把握好这个尺度实际上确实是有难度的。那么，这个尺度应该如何把握呢？我们结合前后端衔接的最重要环节（归档）来分析一下。

以机关立档单位最常见的电子公文归档为例，在计算机软件功能实现过程中，根据归档模块（或者电子公文归档系统）和电子公文形成系统、电子档案管理系统耦合程度的不同，可以将电子公文归档接口方式分为前置式、独立式和后置式三种（当然还有文档一体化的情况，也就不存在对接的问题了，不在本文讨论范围之内），分别示意如下图所示：

（1）前置式：

归档模块嵌入到电子公文形成系统中，在公文办结之后调用归档模块的功能完成归档操作。

（2）独立式：

电子公文归档作为一个独立的应用系统或者工具软件形式存在，拟归档的办结电子公文传输到归档系统中完成归档前的收集、整理、检测等操作，然后归档至电子档案管理系统中。

（3）后置式：

归档模块嵌入到电子档案管理系统中，在电子公文形成系统公文办结之后调用电子档案管理系统的归档模块完成归档操作。

根据文件生命周期的阶段划分，归档应该属于文件形成阶段（对应业务部门，即前端），我们可以参考一下DA/T 58-2014《电子档案管理基本术语》中的定义，3.5归档：按照国家规定将具有保存价值的电子文件及其元数据的保管权交给档案部门的过程。档案部门（后端）对应的业务活动是“接收”。由此可见，从计算机软件设计的角度来看，毫无疑问，归档模块应该采用“前置式”的方式，即归档模块嵌入到电子公文形成系统或者业务系统中，后端档案管理系统的接收模块与之对应。而如果采用“独立式”、“后置式”的方式就很有可能被业务部门质疑：归档明明不是档案部门的事情，你凭什么要抓在手里？

但是，档案部门可能会有人提出异议：“前置式”确实将归档模块前移了，那档案部门不是失去对前端业务部门的控制了吗？实际上这不需要过分担心，档案主管部门会同国家行政管理部门已经在法律条文、行政文件、标准规范中作出了明确规定和要求。

比如2021年1月1日正式施行的新版《中华人民共和国档案法》第三十七条规定：

电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。

电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

电子档案管理办法由国家档案主管部门会同有关部门制定。

“来源可靠、程序规范、要素合规”这12个字就很好的体现了前端控制的思想，而且“电子档案管理办法由国家档案主管部门会同有关部门制定”。

2019年中办、国办发布的《党政机关电子公文处理工作办法》第二十四条规定：

电子公文系统应当支持电子公文起草、审核、签发、传输、承办、催办、答复、归档等公文处理程序。

第三十四条规定：

档案行政管理部门负责电子公文归档工作的监督指导，电子公文归档应当按照国家有关法律法规执行。

第二十四条就是我们前面提到的“前置式”，电子公文系统包含“归档模块”。第三十四条明确了档案部门的前端控制职责：对归档工作进行监督指导，并制定归档的法规和标准。

那么，档案行政管理部门是不是已经出台了电子文件归档相关的法规和标准呢？应该说正在研究制定过程中，目前《中华人民共和国档案法实施条例》已经起草完成，正在征求意见；GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》和GB/T 39362-2020《党政机关电子公文归档规范》都已经发布并正式施行，特别是GB/T 39362-2020针对性较强，对党政机关电子公文归档的总则、归档流程、归档元数据、归档数据组织和归档格式等要求进行了规定，明确了党政机关电子公文归档的前端控制要求。其他机关和企业事业单位的电子文件归档和处理的前端控制要求可以在这个标准的基础上制定或参照执行。

说到这里，结论已经出来了，归档模块自然应该采用“前置式”，即归档模块嵌入到电子公文形成系统或者业务系统中。实际上，档案部门不应该纠结归档模块的归属，这不是前端控制的关键，基层档案部门前端控制的职责是“参照国家相关规定和标准对业务部门的归档工作进行监督指导，或者结合单位业务实际情况制定本单位的归档制度和规定”。