【直播问答】数字档案馆测评，你要的答案都在这里

整个周期大致需要两年左右，如果加上前期的项目规划、预算申请以及数字化加工过程，周期会更长。项目正式启动之后的建设周期一般在一年左右，然后经过半年左右的试运行、修改完善、数据准备，就可以进入到测评阶段。

涉密文件的管理比较复杂，涉及到档案部门涉密网络的分级保护建设，详细可参见国家保密局关于涉密信息系统分级保护的相关要求。由于分保的要求非常高，档案部门在信息化建设时一般会将涉密信息和非涉密信息区分开来，涉密信息单独划分一个较小的局域网甚至单机进行管理，而将主体部分网络定义为非涉密网络，并按照等保的要求进行建设。在这种情况下，就需要在数据入口处把好关，比如在归档系统或者接收系统中增加涉密文件检测功能，辅助人工进行管理，确保涉密文件不进入到非涉密网络中。

参见上一问题的答复。

首先从收管存用的角度来讲，归档库的说法不太准确，改称“收集库”或者“接收库”会更加合适一些。四库的数据流示意如下图所示：

在现状情况下，很多档案部门并没有建设物理独立的长期保存库，这时候资源总库一般就是指管理库；但是，《数字档案馆系统测试办法》3.2.1 中明确指出“建立涵盖所有数字档案、具备长期保存和安全的资源总库”，所以，在四库分离的架构下资源总库是指长期保存库。

既不是1:1关系，也不是全集和子集的关系。管理库中的数据类型比较复杂，因为需要对库中的数据进行修改维护、补充著录等操作，可能还会有过程数据、临时数据、重复数据以及不一定需要长期保存的数据，这些都是管理库比长期保存库多的数据。但是长期保存库的数据也不一定全部来自于管理库，有部分数据可能所有权不属于档案馆，而是其他单位委托档案馆保管的数据，这些数据也会保存在长期保存库中，但由于不需要对数据进行处理，在管理库中肯定是没有的。另外，数据的组织形式也不一样，管理库基本上都是关系型数据库+电子全文的存储方式，但是长期保存库一般是要求按照AIP保存信息包的结构存储。

这和网络的接入情况有关。一般情况下，档案部门的局域网和政务网是物理隔离的，需要通过移动存储介质进行数据交换。

准确的说法是从低密级网络向高密级网络单向导入，反之则不行。

资源总库并没有明确区分涉密还是非涉密，但如果将局域网定位为非涉密网络，其中的资源总库自然就不能包含涉密信息。

首先还是需要强调一下涉密网和非涉密网严格物理隔离的要求，涉密档案目录也是涉密信息，即使著录也不能放在非涉密网的档案资源库中。至于需不需要著录，视单位实际需求而定。

不需要。对于涉密信息，需要分级分域管理，但没有要求分全宗管理。

DA/T 31-2017《纸质档案数字化规范》9.4.2中指出“扫描分辨率不小于200dpi。如文字偏小、密集、清晰度较差时，建议扫描分辨率不小于300dpi”。按照从严原则，建议扫描分辨率300dpi以上。

“留边”的说法不太准确，按照DA/T 31-2017《纸质档案数字化规范》10.3“裁边”的规定：如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少2mm~3mm处裁剪图像。

《数字档案馆系统测试办法》中对于数字化率并未区分涉密、非涉密文件，所以计算数字化率时要么分子分母都算上，要么都去掉即可。

“电子邮件是必须要归档”的说法肯定是没有的，但应该是被鼓励的，具体做法可参考DA/T 32-2021《公务电子邮件归档管理规则》。社交媒体的归档到现在依然是一个世界性的难题，并没有很好的技术手段，而且新型的社交媒体层出不穷，归档技术很难跟上节奏。国际上有一个网络资源归档标准WARC，有兴趣可查阅本公众号文章《网络资源归档标准WARC介绍》。

参见上一问题的答复。

笔者也没有看到过实例，但在写《网络资源归档标准WARC介绍》这篇文章时查到过相关资料，据说宁波市档案馆和郑州市档案馆在开展WARC归档工作，可以关注一下。

采集的新闻、网页可以作为档案管理，鼓励档案部门在能力允许的范围内适当扩大信息采集范围。至于谁来承担这项工作没有明确规定，应该是不管档案室还是档案馆都可以做。如果是由档案室承担，那就是归档；如果是由档案馆承担，那就是采集。

《数字档案馆系统测试办法》对于资源建设的要求是非常高的，分值也占到44分，而且数字化率达标是申请参加测试的前提条件。在这种情况下，馆藏档案基本上都需要进行数字化。当然根据工作实际，可将“短期或定期10年以下的、寄存单位有特殊要求、涉及公检纪等案件”的档案不纳入数字化范围，以更好推动“存量数字化”工作。（参见国家档案局冯剑波《高质量推动全国数字档案馆建设》一文，《中国档案》2022年第4期）

如果是企业或者立档单位，可参考《企业数字档案馆室建设指南》，“9.3.6传统载体档案数字化实施”中对各类档案的应数字化原则有详细描述，其中指出：按照“重要性、常用性、急用性、抢救性、珍贵性”的原则，并结合实际分步推进传统载体档案数字化工作，将重要的、常用的、急用的、自然损坏老化严重的和珍贵的档案优先数字化。

不提倡。档发[2012]7号《电子档案移交与接收办法》中指出：采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交。

不需要考虑加密存储。国家档案局倡导的是去技术化，特别是考虑到档案数字资源长期保存过程中的各种不可控因素。关于去技术化的观点可参考本公众号文章《电子印章在归档过程中应该如何处理？》。

这个说法过于绝对了。到目前为止，笔者没有碰到过由于档案数据未加密导致没有办法过分保的情况。当然，如果一定要加密，按照档案数字资源长期保存的思路，应该把解密所需的设备、环境、工具一并保存，并在过程中按照长期保存策略定期进行检测、迁移、转换，确保长期可用。

可参考本公众号文章《电子印章在归档过程中应该如何处理？》。

可参考本公众号文章《电子印章在归档过程中应该如何处理？》。我们想说的是：电子档案的真实性和法律凭证价值应该是由国家赋予档案管理部门的神圣职责来决定，而不是由技术措施来决定！

会计档案的数字化问题比较复杂，受制于会计准则执行现状以及审计部门的要求，目前依然是以纸质凭证为准。数字化肯定也是被鼓励的，但需要结合各单位的管理现状有序开展、稳步推进。

这个没有办法，只能按照要求重新做。

不能算。要求市电双路，否则会被扣分。

找数字罗塞塔计划团队的任何一个人都可以。咨询业务和团队的相关介绍可以访问：数字罗塞塔计划公众号-产品矩阵-咨询服务。

各地的电子政务网络基础设施建设情况不同，建议首先去和当地电子政务网络主管部门联系沟通一下。对于数字档案馆建设而言，建议还是自建机房、局域网等基础设施，这方面要求可参考 档办函[2020]55号《关于档案部门使用政务云平台过程中加强档案信息安全管理的意见》，其中明确指出：

（一）涉及国家秘密、工作秘密的档案数据及业务，不得使用政务云平台。

（二）对于直接影响党政机关运转和公众工作、生活的关键业务，涉及敏感信息和公民隐私的档案数据，可在确保安全的前提下考虑使用政务云平台。

（三）数字档案资源总库的管理与备份，不得使用政务云平台。

建议综合档案馆建设独立的机房，原因参见上一问题的答复。机房的监控和消防也应该和电子政务中心分开。

像这种有争议的事情在测评的时候最好不要提，否则是在给专家出难题。

基本原则是在DA/T 18-2022《档案著录规则》发布之前已经著录的目录不需要补充著录；发布之后新著录的目录应按照该规范著录。

参见上一问题的答复。

关于近线备份，笔者没有查到比较权威的说法。GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》9.2.2中关于近线备份的要求是：宜采用磁带备份系统进行近线备份，应定期对电子档案及其元数据、电子档案管理系统的配置数据和日志数据等进行全量、增量或差异备份。简单的理解就是：类似于存储备份一体机这种磁盘备份就是在线备份；联机磁带库或者光盘库备份就是近线备份；脱机保存到磁盘、磁带或者光盘上就是离线备份。《数字档案馆系统测试办法》中没有强制要求近线备份；但《数字档案室建设评价办法》4.8中明确要求：未实施近线备份的，扣0.4 分。

由于近线备份的定义本身就存在理解上的差异，这个问题无法确切回答。如果将针对管理库的磁带库备份理解为是近线备份，那肯定是需要的，长期保存库无法替代管理库的常规数据备份。

由于文件的类型很多，包括文本、图像、图形、音视频、多媒体等等，每种类型又有不同的长期保存格式，而且这些格式也是动态变化的过程，所以这个问题非常复杂，没有办法在一段话中讲清楚。原则性的建议可参考本公众号文章《我们需要什么样的电子文件格式标准？》。

本期直播针对数字档案馆测评，如果大家有需求，我们可以在明年合适的时机安排一场数字档案室测评的直播。

“划分安全域并实施边界控制管理”是一个比较专业的信息安全技术问题，读者有兴趣可以去查阅信息系统等级保护的相关技术要求。具体的实施建议交给专业公司去完成，毕竟应该“把专业的事情交给专业的人去做”。笔者曾经就这个问题询问过业内权威专家，得到的答复是：“严格意义上来说，收管存用都需要分别配备存储系统，实现物理分库。但在实际操作过程中可以根据各单位实际情况进行一定程度的调整”。详细参见本公众号文章“《“四库分离”》大佬精选评论分享”中大佬F的观点。

这肯定和质量问题的严重程度有关，没有办法给出统一的量化数据。具体可参考《数字档案馆系统测试办法》附件《数字档案馆系统测试指标表》中的要求。

所谓3-2-1备份策略是指：对于要长期存储的数据，至少要有3份拷贝，它们被存在两种不同的物理载体上，其中一份必须是可移动的，离线的永久拷贝。详细可参见本公众号文章《备份策略从“3-2-1”到“4-3-2-1”》。

包括但不限于录音机、录像机、音视频采集卡、数码相机、数码摄像机、非编采集系统等。

鉴定划控是一项专业性很强的档案业务工作，需要依靠档案业务专家的经验来判断。档案软件中一般都会有鉴定管理模块，但只登记鉴定划控的过程记录，不进行具体操作。但随着AI技术的发展，现在有很多档案软件厂商都推出了AI辅助鉴定功能，具体可以找相关厂商沟通对接。

首先，数字档案馆（室）的信息化建设是不可能自己做的，肯定需要委托第三方厂商；其次，如果部分有经验的信息化厂商有能力协助档案部门过测评，可以优先考虑合作；最后，如果信息化厂商没有经验，档案部门也完全没有必要依靠自身独立承担，否则自身压力太大，毕竟应该“把专业的事情交给专业的人去做”，可以寻找第三方专业咨询公司合作。

首先“签章”和“归档章”完全不是一回事，这里不做详细解释。至于归档章的格式可参考DA/T 22-2015《归档文件整理规则》附录A。

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