【读书心得】电子档案全生命周期管理流程

电子档案管理流程是电子档案管理体系治理域的重要内容，对于确定档案管理内容和要求，对电子档案管理进行过程控制具有重要意义。业界比较有代表性的档案管理流程如：基于传统档案管理形成的收集、整理、鉴定、保管、统计和使用“六环节”流程，或是收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用、统计“八环节”流程。

《电子档案管理理论与实务》一书对于电子档案管理流程步骤与内容进行了详细的描述。其中“图2-10 电子档案管理流程”以国家档案局第13号令《机关档案管理规定》确定的流程为蓝本，同时按照ISO15489-1:2016对部分流程顺序进行了微调，形成了如下电子档案管理流程。

笔者采用表格的方式对上述流程内容进行了梳理，如下所示：

按照传统档案理论，一般认为文件材料归档前为文件材料，归档后为档案，传统的电子档案管理流程始于收集、归档。有别于一般理论，《电子档案管理理论与实务》提出了电子档案的管理流程要向前延伸，甚至要延伸到形成阶段（现行期）。

事实上，早在1997年，由国际档案理事会（ICA）发布的《电子档案管理指南》中提出的“电子档案生命周期（The Life Cycle of Electronic Records）”概念就已经突破了传统基于价值形态变化的文件生命周期理论，而是着眼于电子档案信息系统以及电子档案的管理活动，这无疑更加符合电子档案的运动特点和管理规律。关于电子档案生命周期的主要观点如下：

随着电子时代的来临，产生的电子档案数量庞大、形式复杂，客观上为档案工作增添了不小的难度，电子档案前端控制这一指导思想应运而生。主要表现为在设计电子档案管理系统软、硬件环境时便实行有效控制，搭建出功能合理的系统，尽可能地做到对电子档案全程管理。作者在前端控制思想的基础上，提出了新的见解：电子档案不以是否完成归档作为判定依据。电子档案的形成过程则应当从办理完毕或者达到法定条件一直向前延伸，并与电子数据（文件）管理、文书管理工作相衔接（如下图所示）。

实际上，在现行的法律制度框架内，电子数据（文件）办理完毕或者达到法定条件时，电子数据（文件）就即时纳入电子档案管理范畴并作为电子档案管理。

笔者对于“电子档案不以是否完成归档作为判定依据”、“电子档案的形成过程则应当从办理完毕或者达到法定条件一直向前延伸”的观点非常认同，但由于《电子档案管理理论与实务》一书中的电子档案管理流程是以《机关档案管理规定》确定的流程为蓝本，不可避免的导致电子档案管理流程终于电子档案移交接收（结合国内档案机构设置的实际情况，也就是档案室和档案馆之间的档案交接），这不能不说是一个缺憾。

更为完整的电子档案生命周期应该继续向后延伸至档案馆长期保存阶段，如下图所示。

从上图可见，电子档案全生命周期管理流程包含了档案馆接收和长期保存阶段，电子档案从档案室移交给档案馆，档案馆按照国家规定收存电子档案。档案馆对电子档案的长期保存是一项复杂而系统的工程。需选择合适的存储技术，确保其稳定性和可持续性。需建立定期的数据迁移和转换机制，以适应技术的迭代更新，避免信息因技术陈旧而难以访问。更重要的是，档案馆还需要积极应对信息格式的多样性和兼容性，以免出现因信息格式不兼容而导致信息无法打开的情况。

档案馆在对电子档案的长期保存过程中，开放利用也是必不可少的环节。而对于电子档案的开放利用，除了到馆查档、各网段的利用外，档案馆还需探索更具有创新性的途径。利用数字技术将档案内容以多种形式展示给公众，比如虚拟展览、在线档案资源库等。开放利用不仅丰富了公众的文化生活，也促进了文化遗产的传承与发展。

在本文的描述中，笔者直接引用了《电子档案管理理论与实务》一书中“电子档案生命周期（The Life Cycle of Electronic Records）”的说法，这和一般书籍文章中“电子文件生命周期（The Life Cycle of Electronic Records）”的说法不一致，也和本号前面文章中提法不一致，务必请读者不要纠结这个历史遗留问题。

【END】