探索电子文件归档和电子档案管理新模式（以上海自贸区为例，单套制最早的试点之一）

背景和目标

技术方案

自贸区管委会电子政务平台建设在局域网上，连通了办公室、经发处等10个职能部门，实现了电子文件的形成、流转和办理。但原电子政务平台没有电子文件归档和电子档案管理功能，电子文件办结后需要通过归档接口导入到单独部署的档案管理软件中进行后续处理。

课题组以电子文件全程管理为原则，对电子文件归档和电子档案管理工作进行了流程再造，新业务流程如下图所示（图中蓝色框所示为原有功能环节，黄色框所示为新增功能环节。最终串联成完整的业务流程）：

课题组全面梳理了当前国内电子文件归档和电子档案管理领域内的各种标准，为了验证课题研究成果，课题组采用“系统即标准”的模式，将采标与原型系统建设同步，将相关标准规范固化在系统重，通过系统的使用来规范电子文件归档和电子档案管理工作。

原型系统的功能框架如下图所示：

除了常规的档案收集、管理、利用功能之外，特别值得一提就是红框所示的重点功能，这些功能是实现电子文件单套归档和电子档案单套管理的重要保障。上述重点功能也是课题研究的技术亮点，下面逐一进行介绍。

档案系统需要和前端系统（OA系统或者业务系统）进行无缝对接，完成待归档数据从前端系统到档案系统的“一键归档”。课题研究过程中对各种数据采集和对接方式进行了比较分析，最终选择了基于Web服务的接口调用方式。

其中的ASIP（Archiving Submission Information Package，归档信息包）在当前对接模式下并没有物理上形成，只是逻辑上的信息组织。

数字签名是电子文件归档环节真实性保障的重要手段，通过归档方签名和接收方验证的方式保证电子文件在归档过程中的真实性和原始性。

数字签名从技术手段上保证了归档文件的不可篡改性（数字摘要）以及提交人的防抵赖性（私钥签名）。

这里的元数据捕获主要是指各类电子文件的电子属性信息（也包括电子签名信息、数码照片的Exif信息）的自动捕获，至于背景信息、过程信息等元数据主要通过接口方式从前端系统中自动获取。电子属性信息的自动捕获省去了档案人员手工著录的麻烦。

通过在档案管理系统中集成四性检测工具维护电子文件归档和电子档案管理过程中的真实性、完整性、可用性和安全性。

通过在档案管理系统中集成格式转换工具实现各类电子文件格式向归档标准格式的转换。比如，将流式电子公文格式（DOC、DOCX、WPS等）向OFD或者PDF格式转换。通过格式转换尽可能地将各种文件格式转换为适合管理、能够长期保存并且方便利用的格式，为电子文件的归档、电子档案的管理和长期有效利用提供方便。

影响电子档案长期保存的主要因素包括自然灾害、人为原因、系统故障、载体寿命等，开展电子档案的离线备份、复制多套副本、进行异地保存可以有效降低以上问题所带来的电子档案安全隐患。通过在档案管理系统中集成脱机光盘管理工具，将待备份档案数据制作成脱机光盘进行离线、异地保管，可以在一定程度上达到这一目的，并且制作完成的光盘还可以脱机浏览，方便借阅、利用。

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