【建议收藏】档案信息化与数字档案馆建设问题大盘点

12月16日数字罗塞塔计划直播间单场收看人数再创新高、人气爆棚！一场超高能的直播往往就是通过大咖简单的话语点拨，从而解决工作中碰到的难题，本期韩李敏老师精彩的分享和答疑让大家都受益匪浅。

3440人前来观看，直播间根本停不下来，近一个小时的答疑时间，40多个问题，每一个都认真对待，体现出韩老师深厚的功力、渊博的知识、严谨的态度，为韩老师点赞！

直播结束后小罗第一时间整理汇总，精选出以下35个问题，咱们一起来回顾吧~有如档案信息化和数字档案馆建设的一本“百科全书”，赶紧一睹为快。篇幅略长，大家可选择自己感兴趣的问题查阅。

问题汇总

长期保存中时间戳的功能是什么？如何确保真实性？

在浙江省档案馆数字档案馆二期建设项目中确实应用了可信时间戳技术，主要针对省直机关电子文件归档以及电子档案接收进馆时的添加和验证，满足DA/T 70-2018《文书类电子文件检测一般要求》中有关真实性检测的相关要求。至于时间戳的技术原理和功能可以查阅相关资料，我们不对具体的技术路线进行评价。

如何保障电子档案或数字化成果在长期保存过程中的真实性？

从技术措施上来讲包括但不限于数字摘要、数字签名、电子印章、可信时间戳等，需要定期进行验证，具体要求可参考DA/T 70-2018《文书类电子文件检测一般要求》5.3.1中的描述。

电子文件封装包从业务系统到档案管理系统过程中，在两个系统中都要做四性检测对吗？接收后的电子文件，也需要定期做四性检测吗？

是的，在归档环节、移交接收环节和长期保存环节都需要进行四性检测，具体要求可参见DA/T 70-2018《文书类电子文件检测一般要求》或者本公众号文章《<文书类电子档案检测一般要求>解读》。

电子政务形成的电子文件如何归档呢？

可以参考《政务服务事项电子文件归档规范》，行标是DA/T 85-2019，国标是GB/T 42727-2023，两者的区别可参见本公众号文章《<政务服务事项电子文件归档规范>国标与行标之比较分析》。

项目档案单套制研究方面有没有最新进展？

电子文件单套归档和电子档案单套管理目前基本上还处于摸索和试点阶段，电子公文和政务服务类电子文件走得前面一些，项目档案更慢一些。行业标准DA/T 92-2022《电子档案单套管理一般要求》也是去年才发布，最新进展建议与DA/T 92-2022的起草单位福建省档案馆沟通。

纸质文件有正副本之分，电子文件的单套制如何理解？

档案部门所谓的单套制是指“仅以电子形式归档电子文件和管理电子档案的方式”，具体可参见DA/T 92-2022《电子档案单套管理一般要求》。当然电子文件也会有很多份“备份”，由于电子文件不同于纸质文件的特殊性，实际上对于原件和备份件已经无法区分，详细介绍可参见本公众号文章《电子档案还有“原始性”和“唯一性”吗？》。

县级单位很少有OA办公自动化系统，如何实现电子文件归档呢？

首先电子文件归档并不局限于OA系统产生的电子文件，其次电子文件是否需要归档应该结合本单位的归档范围以及电子文件本身的价值。确实需要归档的，哪怕是单机产生的零散文件，也应该归档。

接上一问题，单机文件没有元数据，如何进行四性检测？ 

首先还是需要确定归档的必要性。确实需要归档的，没有元数据可以著录，四性检测也可以对照DA/T 70-2018《文书类电子文件检测一般要求》执行。

长期保存采用磁带库是否符合国家要求？

行标DA/T 83-2019《档案数据存储用LTO磁带应用规范》规定了LTO磁带用于档案数据存储的相关要求，并且指出：“保存时间超过10年的磁带，宜进行更新或转换。”也就是说，“磁带作为档案数据存储时的寿命为10年”，详细描述可参见本公众号文章《同样是聚酯材料，胶片寿命500年，磁带寿命只有10年？》。至于10年寿命的存储载体算不算长期保存载体，这个问题目前没有权威的说法，我们的意见是：为了确保档案数据安全，建议“采用不同载体多套备份组合的方式”。

现在长期保存一般用什么存储载体？

如前所述，我们的观点是：单一的备份载体无法满足档案数字资源长期安全保存的需要，比较切实可行的措施是采用不同载体多套备份组合的方式来确保档案数据安全”。相关介绍可参见本公众号文章《【电子档案库房】构筑档案数字资源长期保存的安全防线》。

长期保存有相关的标准吗？

截止到目前为止还没有。国际上可参考ISO14721:2012（OAIS）和ISO 16363:2012（TDR），但也不是专门针对长期保存的。有关这两个国际标准的介绍可参见本公众号文章《OAIS模型及其数字资源长期保存要求线》和《可信数字仓储（TDR）及其实践应用案例》。

老师请问移动硬盘能用来备份吗？它属于硬磁盘吗？

移动硬盘也分为移动式硬磁盘和移动式固态硬盘，前者属于硬磁盘，后者不属于。移动硬盘的存储寿命在5年左右，一般可用于数据交换或者个人数据备份，但不建议作为档案数据的备份载体。

档案长期保存系统是脱离于档案系统的单独一个系统吗？电子档案一定要异质保存吗？

不一定，长期保存系统可以是档案管理系统的一个子系统。现在为什么大部分都将其设计成单独的一个系统主要是由于网络隔离的原因造成的，比如很多单位的主系统运行在政务外网上，而长期保存系统则运行在局域网上。关于网络隔离问题的分析可参见本公众号文章《档案信息化建设到底需不需要“四库分离”？》。

关于异质备份相关文件中有明确要求，准确的说法应该是“对重要电子档案实行异地异质备份”，至于什么是“重要”则没有定性或者定量的说法。

《数字档案馆系统测试办法》中的数字化率如何计算？

简单粗暴的做法就是以卷为单位，数字化率=已数字化的馆藏卷数/馆藏总卷数。

接上一问题，数字化率分母是全部馆藏还是应数字化馆藏？

过程中国家档案局关于《数字档案馆系统测试办法》中的数字化率做过一次调整，开始的时候是全部馆藏，后来调整为应数字化馆藏。

《数字档案馆系统测试办法》中不间断电源对主机房供电时长有没有最低的要求？

《数字档案馆系统测试办法》中没有明确规定，但实际掌握的尺度是“UPS供电至少能持续2小时”。

《数字档案馆系统测试办法》主机房安全防范系统视频监控留存时长要求留存几个月以上？

视频监控至少保存3个月。

《数字档案馆系统测试办法》3.2.6按照收管存用等不同业务环境，划分安全域并实施边界控制管理，指的是划分局域网段还是在档案信息系统里划分操作权限？

划分网段（网域）。

企业集团的全宗号怎么编制比较好，有母公司、有子公司、有分公司，集团内企业跨多个业务形态。

如果企业集团设有档案馆，按照企业集团档案馆的相关要求编制各分支机构（立档单位）的全宗号；如果没有，可以参考综合档案馆制定各分支机构（立档单位）的全宗号。

企业档案对社会的开放利用和企业内部管理（不愿对外利用）该如何平衡？

这其中涉及到企业的商业秘密问题，需要结合企业规章制度来分析。一般情况下，以不损害企业利益为前提。

针对“档案数字化只针对利用率高或载体受到破坏的档案”这一观点的看法？

支持这个观点。更加准确的说法应该是“利用率高以及年代久远、容易损坏的档案优先数字化”。

对于类似会计档案或专业档案有必要数字化吗？

个人意见是会计档案没有必要数字化。两个理由：

1）会计档案基本上都是短期档案；

2）会计档案基本上不公开。

至于专业档案需要具体问题具体分析，数字化工作的目的主要就是两个方面：一是方便利用；二是保护原件。是否有必要数字化需要围绕数字化工作的目的来分析。

30年保管期限的档案要做数字化吗？

这需要具体问题具体分析，不能一概而论。

一些行业手绘稿件的档案，需要数字化么？

同样需要具体问题具体分析，不能一概而论。直观的感觉手绘稿件档案应该是比较重要而且属于利用率高的档案，建议数字化。

数字化扫描的文件是电子档案吗，扫描件有元数据吗？

数字化扫描的文件是“数字化副本”，不是电子档案。但是“数字化副本”也有元数据。

浙江省档案馆的应用系统是如何实现档案辅助鉴定的呢？

在韩局退休之前，浙江省档案馆尚未应用AI档案辅助鉴定，最近几年的情况不是很了解，好像和相关公司合作有这方面的研究。个人对于AI档案辅助鉴定的准确性和实用性持谨慎观望态度，就目前的情况来看，AI档案辅助鉴定离真正实际应用还有距离。

目前浙江省档案馆在现代信息技术应用方面比较成熟的有哪些？

作为亮点来说移动互联网的应用、“一网查档、百馆联动”的跨馆服务以及全省档案工作管理平台都是比较有特色的，这里面用到了移动互联网技术、云计算技术等，人工智能技术主要是科研、尝试阶段，但没有应用区块链技术。

专题数据库建设的内容、主体如何确定？有哪些经验可分享？

专题数据库的建设具有很大的特殊性和个性化，需要结合各单位的实际情况来分析，但宗旨都是围绕各单位的核心业务，为大局服务，为领导决策服务。实际上就是从单位现有的资源以及服务的对象两个方面去考虑。

请韩局分享一下浙江省馆怎样实现省直单位电子文件归档移交的。

实际上这项工作做得不好。主要是因为当时省直单位电子文件归档工作基本没有开展，也不符合省馆接受电子档案的要求（比如需要形成完整的移交封装包）。目前这项工作还在持续推进中。

在建数字档案馆的时候，建网站的时候需要建局域网吗？局域网主要运行的是什么内容？

互联网网站托管在政务网数据中心，不需要建专门的局域网。局域网运行的是数字档案馆软件，包括数字档案馆信息资源库平台、电子档案长期保存系统等。

请问专家老师产品档案建议整台设备文件是封装还是数据库比较合适？比如采购一批材料好几台产品都要用到。

这可能需要区分不同的场景，作为档案保存而言，首推封装包的方式；作为档案共享服务而言，存在数据库中利用更加便捷。

从目录管理，到内容管理，再到全文管理，一般会有哪些信息技术和管理手段应用来实现呢？

首先顺序上应该是“从目录管理，到全文管理，再到内容管理”吧？其次，不管是目录管理、全文管理还是内容管理，现在的主流档案管理软件基本上都已经具备这些功能，也不需要什么特别的技术手段。

专业书籍算档案吗？

这个问题难以回答。正常情况下应该不算，但如果是书籍的原始版本或者归档之后的版本也有部分专家认为可以算。

新的档号分三级，全宗，类别号，件号。相比之前的档号编制有什么优势？

DA/T 13-2022《档号编制规则》对按卷整理和按件整理两种方式的档号编制规则进行了区分，DA/T 13-1999则只有按卷整理一种方式。这样就适应了按卷整理和按件整理两种方式的实际需要。

我一直没搞清楚编目要怎么做。要针对不同门类不同处理不？

编目简单的讲就是“编制目录”。由于不同门类的档案著录项不一致，需要针对不同门类的档案制定各自的目录结构（元数据方案），再参考DA/T 18-2022《档案著录规则》进行著录。

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