商业银行档案规范化、信息化管理的难点与突破点

银行档案在制定宏观经济战略、防范化解金融风险、维持市场经济秩序等方面都发挥着重要作用，但是商业银行在此“最后一环节”却往往未能给予足够的关注和投入，档案信息化严重滞后于智能金融服务，档案管理已成为诸多商业银行的隐痛、隐患、隐忧所在。从持续稳健经营的战略角度出发，越来越多的商业银行已着手解决这一问题，在档案规范化、信息化管理方面持续发力，寻求突破。

在“营销为王”、“业绩为王”的指挥棒下，商业银行在激烈的市场竞争环境中夺取收益，员工在业绩考核指标的压力下营销拓客。商业银行已在前端业务办理环节取得了直接的“看得见的收益”，但却在业务办理完毕整理归档的最后一环节消极懈怠。若产生不良贷款，记录债权债务关系重要凭证丢失，诉讼只能无奈撤回等问题，商业银行将为其承担巨额损失，风险巨大。大量商业银行情愿投入百分百的精力追逐“看得见的收益”，却无视“看不见的风险”，这是一种商业本能但并不利于可持续发展。只有树立严密的风险防控体系，客观评估档案安全管理带来的风险规避价值，才能打破档案管理工作不被重视的僵局。

商业银行业务覆盖范围广、档案资源丰富多样，若不重视档案管理工作，将面临档案管理机构、制度规范体系、档案专业人员、库房基础设施、档案信息化建设等各方面的缺位。积年累月的种种缺位，加之银行人员更迭频繁，非常不利于商业银行存量档案的保管，如某家支行网点会计传票由于没有足够空间存放，几年前的传票全部装入麻袋堆放；某信贷员办理完一笔授信业务后，没有及时将授信业务办理各环节文件整理归档，导致文件材料遗失，此后再难还原这笔业务的完整逻辑等。档案管理工作如果没有好的积淀和传承，即使从此刻开始在档案管理上发力，新官面对旧账，也只会感受到沉甸甸的历史包袱。

在科技立行、数字化转型驱动下，商业银行的行政办公和日常业务已逐步实现线上办理。银行业务种类丰富，业务系统数以百计，形成一座座信息孤岛，且各业务系统升级迭代，若不及时归档将为数据安全埋下隐患。且大多数商业银行未制定电子文件归档与电子档案管理相关制度规范，导致业务系统在设计阶段未能充分考虑电子文件归档需求，无法形成满足档案要求的归档数据，加之档案系统建设又滞后于业务系统，后续对接将面临前端业务系统大幅度改造问题，增加银行重复建设成本。

商业银行档案规范化、信息化管理道阻且长，但只要扭转观念、做好规划、用对方法，仍有弯道超车的可能性。

为解决银行业务数据“最后一公里”问题，保障档案数据真实完整、来源可靠、程序规范、要素合规、风险管控、开放共享，银行业需进行全面的档案管理思维转型，多措并举，多管齐下，做实做细业务顶层设计、机制规范构建、数字资源加工、档案系统开发等环节，打通银行柜面、信用卡、信贷等业务信息壁垒，挖掘深层次档案价值，让档案管理工作从后台走向前端，降低数据整合成本，提升全行用档效率，迎合国家碳达峰碳中和重大决策部署，催生“看不见的收益”，使档案工作和档案数据资产价值得以显现。