专家“门诊”，专治电子档案全流程电子化管理中的疑难杂症

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老师，纸质档案数字化后产生的纸质档案影像件有法律效力吗？

这个问题不能一概而论。首先需要明确纸质档案影像件属于纸质档案的“复制件”，然后才能来分析“复制件”的法律效力。事实上“原件”有“原件”的法律效力，“复制件”也有“复制件”的法律效力，具体有多大程度的法律效力需要司法部门来裁定。但“复制件”在一定程度上有法律效力这一点是肯定，这背后的逻辑来自于“原件”的背书。

业务系统与档案系统的接口规范一般都有哪些？电子档案与元数据一起归档，这个元数据指什么？

根据GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》中的规定，接口方式主要包括三种：

其中Webservice归档接口方式可参考GB/T 39362-2020《党政机关电子公文归档规范》附录B中的规定。接口的具体技术实现方式也可以参考本公众号文章《从前端控制的视角看归档模块的归属》。

关于元数据的定义各个标准都是统一的，即“描述电子文件或电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据”。也就是说元数据由内容元数据、背景元数据、结构元数据和管理过程元数据四部分构成。详细可参见本公众号文章《关于电子文件元数据，忍不住想说几句》。

电子档案的签名、签章能用软签名、签章吗？电子签章成本太高了，企业单位采购了档案软件还得购买电子签章。

对于立档单位（政府机关、企事业单位）而言，没有权威CA机构支撑的软签名和签章肯定是不符合档案管理要求的，签了也没有多少意义，那还不如直接用数字摘要的技术手段来替代。对于非立档单位的企业而言，可以更多地考虑经济因素。

如果单套管理，涉密文件怎么处理呢？

首先必须明确单套管理和文件是否涉密没有直接关系，其单套管理的要求是一致的，甚至可以说档案管理的要求也是一致的。所不同的是安全保密的要求，对于涉密文件应该按照国家保密局涉密信息系统分级保护的要求进行管理，对于非涉密文件则应该按照公安部信息安全等级保护的要求进行管理。

难道电子档案全流程还要从信息化基础设施开展？

事实上绝大部分打算考虑电子档案全流程电子化管理的单位目前已经具备相应的信息化基础设施条件，前端业务系统信息化建设起步肯定比档案系统早。而电子档案全流程电子化管理也没有对信息化基础设施提出过多特别的要求，所以一般情况下利用现有基础设施就可以满足要求。

三维电子文件的归档问题怎么解决，什么思路？

可以参考本公众号文章《从电子文件格式角度看建筑三维文件归档问题》，建议保存三份文件：原始文件格式、符合ISO标准的交换格式（比如STEP或者IFC格式）以及可提供利用的轻量化格式（比如3D PDF格式）。

历史的存量PDF电子文件如何处置？需要转OFD格式吗？

对于已经是（历史存量）PDF格式的文件，建议暂时不要去急着转换成OFD格式，可以再等一等，等待OFD技术更加成熟。

政务办公oa平台上对办结后的电子文件开展收集处理操作时，对这份电子文件的hash码和元数据进行上区块链操作，算不算电子档案全流程化管理的起点？

电子档案全流程化管理的起点并不是取决于某种技术措施的应用，事实上，电子数据（文件）办理完毕或者达到法定要求时，电子数据（文件）即时纳入电子档案管理范畴并作为电子档案管理。相关描述可参考丁德胜的新书《电子档案管理理论与实务》第四章第一节中的描述（P95-96）。

付局，如果是您说的一半电子、一半纸质呢，这样哪个是档案主件？

这个问题比较复杂，简单的说就是：如果在文件流转处理过程中以电子形式为主并且符合全流程电子化管理要求，那么归档时电子的那一份就是档案，打印出来的纸质那一份就是副本；反之，如果在文件流转处理过程中以纸质形式为主并且符合文件管理要求，那么归档时纸质的那一份就是档案，扫描之后的电子那一份就是副本。

实际中是可以保留的，那全归档可以吗？

“全归档”是杨冬权局长的观点，具体可以参见杨局长的大作《从“选时代”到“全时代”——智慧社会档案工作的历史性转折》。关于“全归档”的观点，我们感觉过于激进，相关辩论可以参考本公众号文章《关于“档案大数据”的非主流看法》。

电子会计档案电子单套归档，前端的业务系统所产生的单据及附件流转到财务系统时需不需要进行电子签名？

从前端业务系统到财务系统应该属于业务系统之间的流转办理，还没有到归档环节，具体可参照相关管理要求执行。本次直播对于电子签名（章）的讨论是针对归档环节，而且以电子公文为主，按照2019年中办、国办发布的《党政机关电子公文处理工作办法》中规定：“电子公文归档时，应当去除电子印章的数字签名信息，只保留印章图形”。

电子档案管理下发了那么多规范规定，要怎么把握？

实际上2020年，付局就对相关规范规定进行过一遍梳理，具体可参考本公众号文章《我国电子文件管理的四大进展》。

如何保证归档数据的完整性？

具体要求可参考GB/T 39362-2020《党政机关电子公文归档规范》，并结合DA/T 70-2018《文书类电子文件检测一般要求》中的要求进行检测。

历史数据中存在大量流式文件，如果批量转存版式，会有什么风险？

流式文件转成版式文件，肯定不可能100%实现无损转换（不管是OFD格式还是PDF格式），至于文件损失有多大，和流式文件的类型和内容也有关系，具体需要咨询转换工具软件厂商。

开放的档案数据可以给到数据局，服务社会大众，是不是可以这么理解呢？

档案部门首先应该做好自己的本职工作，在此基础上将开放档案数据提供给数据局以更好的服务社会大众，肯定是值得鼓励的。

从业务系统中导出xls格式的毕业生目录数据，能否作为《测试办法》指标中规定的档案类型“数据库”的“目录数据库”？

这个问题需要分成两部分。

首先从业务系统中导出xls格式的毕业生目录数据，这个没问题，具体可以参考GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》中的规定：

其次，能否作为《测试办法》指标中规定的档案类型“数据库”的“目录数据库”？这个在档办发[2014]6号《数字档案馆系统测试办法》并没有明确规定，但根据常规的处理方法，对于XLS文件的目录数据，一般会转成XML格式并封装成信息包方式。

档案生命周期中的信息包比如aip dip的结构是否已经有了规范？

目前还没有。有关AIP和DIP的相关介绍可参考本公众号文章《电子文件生命周期中的四大信息包》。

部署一套具有电子文件接收管理功能的系统在局域网，可以实现与政务网OA的对接吗？

这取决于网络条件，在局域网和政务网物理隔离的情况下，两者之间的对接只能通过离线数据包交换方式。

根据《电子档案单套管理一般要求》，开展电子档案单套制建设后，最后还需要经过评审合格后才可以上线。这就面临3个问题：

1. 是不是必须评审？

2. 谁来评审？

 3.实践中，还必须3年一评审吗？

DA/T 92-2022《电子档案单套管理一般要求》对于可行性评估的要求如下：

由于DA/T 92-2022是推荐性行业标准，应该不是必须的。

电子公文流转过程中的领导签批的纸质原件扫描进入公文系统后，是否为电子档案？纸质件是否还有必要保存？

这种模式肯定不是本次直播介绍的“电子档案全流程电子化管理”，也不符合DA/T 92-2022《电子档案单套管理一般要求》中的规定。按照尊重事实的原则，领导在纸质文件上签批，那纸质件就是原件，当然要保留，扫描之后的电子文件就是复制件。

那数据备份算不算复制件？

这个问题比较复杂，目前还有争议。相关讨论和辨析可参考本公众号文章《电子档案还有“原始性”和“唯一性”吗？》。

数字档案测评标准有更新计划吗，现在还是十年前的了？

数字档案室和数字档案馆的测评标准应该不会出更新版了，但实际在测评过程中，专家组还是与时俱进、灵活掌握的。

档案局以后就是个大硬盘么，归档标准可与数据治理偏源头化质控么？

有关“数据档案化治理”的说法最近提的很多，这实际上是“前端控制”理论在新形势下的演进。但和以往一样，“前端控制”的想法很好，但在实际落地操作过程中就会碰到各种各样的障碍和问题，档案部门还是首先应该立足于做好自己的本职工作，当然也鼓励具备条件的先进地区先行先试。

付局，档案的人才建设可否通过组织国家统一考试的方式进行，这样可以吸引更多的人才加入到档案中来，高级可以采取评审方式？

很好的建议，可以反馈给相关主管部门。

老师怎么看档案系统中的四性检测？

笔者去年曾经写过有关“四性”的系列文章《从技术可行性的视角看电子档案的“四性”》、《“来源可靠、程序规范、要素合规”与“四性”》、《“12字”与“四性”终结篇：反刍》，关于“四性”对于电子档案的重要意义不再赘述。

四性检测是技术手段，可能现阶段很多技术手段还无法真正实现对于电子档案“四性”的保证，但这并不能说明四性检测本身没有意义或者可有可无。四性检测功能确实存在技术难度，各个软件厂商对于四性检测功能的实现程度也参差不齐，这方面需要建设单位把好关，必要时可以要求厂商进行PoC测试。

电子档案一定要进行传统的组卷，装盒，上架等操作吗？

没有规章、标准规定电子档案需要按照传统纸质方式进行管理，而且电子档案单套管理之后也不存在组卷、装盒、上架操作。

国内目前是否有比较成功并可推广的单套制管理的地区？如档案馆、企业。

浙江、上海、福建都是单套管理走在比较前面的地区，具体单位就不推荐了，可以与这三个地区的档案主管部门联系，让他们推荐更有说服力。

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