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户籍与公民的合法权益息息相关，户籍审批是涉及民生的重点事项。户籍审批业务包括户口登记、户口注销、户口迁移、户口项目变更、户口证件办理等。为深入贯彻落实中央“放管服”改革，简化户籍办理手续、缩短业务办理时限，各地公安机关都在积极探索户籍审批电子化，将户籍审批业务纳入政务服务一网通办的范畴，实行审批材料网上流转、网上审批，让“数据多跑路，群众少跑腿”，方便群众办事。
那么，在户籍审批电子化推进背景下，如何实现户籍审批电子档案的“单套”管理呢？笔者有幸在前几年参与了一项和户籍审批电子档案“单套”管理相关的上海市档案科技项目研究工作，有了一些心得体会，在此分享给大家。笔者认为，在户籍审批电子档案“单套”管理过程中需要重点关注流程优化设计、归档信息包设计、电子档案管理系统设计三部分内容。
流程优化设计
实现户籍审批电子档案“单套”管理，首先需要对整体流程进行优化设计。整体流程分为户籍审批电子文件形成、户籍审批电子文件归档、户籍审批电子档案管理三个阶段（如图所示），电子文件形成阶段和电子文件归档由业务部门操作，电子档案接收、管理、保存、提供利用由档案部门负责。
户籍审批电子档案“单套”管理，要从源头推进户籍审批的电子化。传统模式下，群众办理户籍业务时，户籍民警在查验相关材料原件的基础上，还要留存相应的纸质复印件存档备查。
而户籍审批电子化改革后，群众可以通过一网通办平台上传户籍业务办理所需的电子文件，也可前往户籍窗口，将身份证、户口簿等各类所需证件提供给户籍民警，户籍民警通过高拍仪拍照录入系统，无需再收取纸质复印材料，简化了手续。业务受理后，公安部门审批人员通过“人口信息管理系统”进行在线审核。业务办结后，在人口信息管理系统将需要归档的电子文件打包固化，形成预归档信息包（预归档信息包不一定是物理的信息包，也可以是逻辑的信息集合）。
户籍审批电子文件归档阶段完成对归档电子文件的收集、整理、打包、固化、检测、登记等操作。对人口信息管理系统推送的归档电子文件进行收集，按照相关的要求进行整理，整理完成后打包形成归档信息包，并通过数字摘要等技术对数据进行固化，在办理归档登记手续时，对提交归档的数据进行四性检测，填写《电子文件归档登记表》完成归档登记并提交归档。由于户籍审批业务属于政务服务的范畴，因此，电子文件归档流程的设计可以参照DA/T 85-2019《政务服务事项电子文件归档规范》。
档案管理人员接收提交归档的电子文件信息包，进行接收检测，对于没有问题的数据接收入库，并进行接收登记。数据接收入库后正式进入电子档案管理阶段，进行电子档案的编目、统计、保存等操作，并提供电子档案的共享利用。
归档信息包设计
从上面流程图可以看出，在整个流程中需要形成两个信息包，其中人口信息管理系统需要形成预归档信息包，将办结的户籍审批电子文件打包提交进行归档处理；归档处理完成后形成归档信息包，提交档案部门正式归档。信息包结构设计对于实现户籍审批电子档案“单套”管理非常关键。
参照DA/T 85-2019《政务服务事项电子文件归档规范》中政务服务事项归档信息包的结构，户籍审批电子文件归档一般以办件事项为基本单位进行组织，按照“一事一项”的原则，将与该事项相关的，属于归档范围的电子文件、元数据打包形成预归档信息包。
预归档信息包一般以档号作为命名标识，档号的统一编号规则为[全宗号]-[类别号]-[目录号]-[顺序号]。预归档信息包包含了“归档事项基本信息.XML”、“办理流程基本信息.XML”、“电子文件基本信息.XML”及电子文件夹，预归档信息包的结构示意如下：
其中“归档事项基本信息.XML”、“办理流程基本信息.XML”、“电子文件基本信息.XML”中保存着户籍审批电子文件的元数据信息。户籍审批电子文件的元数据方案可以在参考DA/T 85-2019《政务服务事项电子文件归档规范》中元数据要求的基础上，结合户籍审批电子文件的特点，增加相应的元数据项，比如可以增加户口所在地详细地址、户口迁出派出所、户口迁出地详细地址、出生证编号、准迁证编号等元数据项。
人口信息管理系统推送办结电子文件可采用按批次移交的方式，每日推送一个批次，打包成一个完整批次的预归档移交信息包。预归档移交信息包结构如下图所示：
预归档移交信息包打包成ZIP包的形式，里面包含其他文件和（某个批次的）预归档信息包两个文件夹。为了确保移交过程的真实、完整，可以对预归档移交信息包添加数字摘要信息。
户籍审批电子文件归档同样采用按批次移交的方式。由于归档时需要填写《电子文件归档登记表》办理归档手续，因此需要将归档电子文件连同《电子文件归档登记表》以及电子文件归档登记表基本信息一起打包形成ZIP包向档案部门提交归档。归档移交信息包的结构如下图所示：
其中归档信息包的结构可以同预归档信息包结构一致。
电子文件归档登记表为PDF格式，里面包含了批次编号、归档电子文件数量、归档内容、检测结果信息、个人签名、单位签章等信息。电子文件归档登记表基本信息以XML格式记录了电子文件归档登记表中的归档登记信息。
有关政务服务类电子文件信息包结构的详细介绍也可以参考本公众号文章《政务服务类电子文件归档信息包结构》。
电子档案管理系统设计
基于户籍审批电子档案“单套”管理的整体业务流程，户籍审批电子档案“单套”管理将通过人口信息管理系统和电子档案管理系统两套系统来实现。系统框架如上图所示。
整个系统框架自顶向下分为应用系统层、平台层和数据层三个层次。
户籍审批电子档案“单套”管理包括户籍审批电子文件办结预归档、户籍审批电子文件归档、户籍审批电子档案管理三个阶段。其中：
·
户籍审批电子文件办结预归档一般都在人口信息管理系统中实现。
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电子文件归档处理系统可以采用前置式、独立式、后置式三种建设方式：其中前置式是嵌入在人口信息管理系统中，与办结预归档功能一起实现电子文件归档操作；独立式是单独开发一套电子文件归档处理系统，完成电子文件归档处理操作；后置式是嵌入电子档案管理系统中，在电子档案管理系统完成归档处理、档案接收操作。电子文件归档处理系统的功能设计可以参照DA/T 85-2019《政务服务事项电子文件归档规范》中的归档功能需求。
·
电子档案管理系统实现档案接收、档案管理、档案编研、档案检索、档案利用、档案统计等操作。
集成了四性检测、全文检索、格式转换、OCR识别、文件浏览等各种工具软件，为应用系统开发提供支撑。
人口信息管理系统中形成的预归档移交信息包先进入预归档库；通过系统接口采集至电子文件归档处理系统/电子档案管理系统，经过归档处理后进入归档库中，归档库中的数据提交归档并经正式接收之后进入档案管理库。
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