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本文为企业投稿文章，
企业：管软信息技术（北京）有限公司，
作者：温晓军。
以央国企为代表的集团性企业，档案信息化建设往往具有应用规模大、数据量大、数据类型多、管理层级多、技术要求高等特点。而且随着企业数字化转型和智慧化发展的不断深入，用户对于电子档案的应用要求也在提高，迫切希望通过档案信息化赋能核心业务，达到提质增效的目标。
本文针对集团企业档案信息化建设过程中普遍存在的问题以及如何优化解决，最终如何实现业财档一体化进行探讨。
业财档一体化建设中存在的问题
集团企业前端业务系统众多，需要把业务、财务系统中产生的数据归档到档案系统中，如下图：
而要实现业务/财务、档案一体化，也面临着如下问题：
1、标准规范不完善
与传统档案业务相关的标准规范在集团企业中大都比较完善，而与电子档案相关的标准规范则相对缺失。例如电子档案元数据规范、电子文件归档接口标准等。
2、数据规范性差
数据规范性问题在档案信息化建设过程中比较普遍，电子档案元数据必须要有约束条件，例如：日期格式、文本长度、数据类型、必填校验、值域校验等。
如果元数据没有规范，那么各级档案管理员在著录时就没有统一的标准，与其他业务系统进行接口集成时也没有数据约束，导致档案系统中接收的数据脏、乱、差，不仅给归档工作带来很大的困难，也会影响到后续的档案保管、利用、统计等业务工作，档案数据价值就无从发挥。
3、需求调研和设计不完善
集团企业档案信息化项目，在前期需求设计时往往都是只从技术实现的角度出发，缺乏业务观。应当在需求设计时重点考虑业务需要什么样的数据服务、如何与企业的核心业务紧密结合、如何在集团管控层面发挥档案价值，而这几点核心因素，与项目交付过程中的很多细节相关，需要提前考虑。
4、接口集成和运维问题多
集团企业的档案系统往往需要与多个业务系统对接，而且接口集成的复杂度也较高，因此对接口平台的能力具有较高的要求。具体体现在以下几个方面：
01
接口数量多
集团企业信息化建设较为完善，需要归档的电子文件往往分散在多个业务系统中，档案系统需要做多方对接。
02
数据量大，增速快
各个业务系统每天都会产生大量待归档文件。另外由于利用的需要，对数据的实时性要求也较高，接口运行的窗口期都很短。
03
接口需求相对复杂
业务系统中待归档表单类型多、数量多，而且往往需要保持跨系统之间数据的关联性，实现归档后互查。
04
接口运维问题多
目前在接口运维方面基本都依靠接口运行日志来支撑，这种单一的方式并不能很好的满足接口运维的需求。另外接口日志数据的结构化和前端化也还有提升空间。
5、业务流程复杂
集团企业出于内控、管理、安全保密等方面的需要，对档案管理，特别是档案利用，会有较为严格的流程控制要求。因此常常出现档案系统的业务流程相对复杂，档案借阅利用不便捷，系统运维难度增加等问题。
如何应对项目建设过程中的问题
针对上述问题，在项目建设过程中，我们给出了以下解决思路。
1、完善标准规范
企业数字档案馆（室）建设的主要依据为《企业数字档案馆（室）建设指南》、《企业电子文件归档和电子档案管理指南》、《电子会计档案管理规范》等文件。
指南从“基础设施、标准规范、应用系统、数字资源、安全保密、人才保障”等角度，对集团企业数字档案馆（室）的建设进行了阐述，并重点对“电子文件归档管理”给出了规范。在遵循指南要求的基础上，应当结合本单位的实际情况，制定合理的档案信息化标准体系，以便系统交付后能够更符合本单位的实际应用需求。
2、加强数据治理
（1）对于历史数据，可以通过合规审查或数据治理系统对其进行分析检测，抽取出不符合规范的数据，对其进行深入分析，并尽可能用自动化手段来使其达到规范。
（2）对于增量数据，需要从源头加以治理和控制，例如将数据约束性规则置入接口中，确保档案系统接收的数据符合标准规范的要求，并建立与业务数据的关联性。
3、优化需求设计
首先，应当从多角度进行需求调研和设计，包括“基础档案需求”、“接口需求”、“业务部门需求”、“信息化需求”等。
其次，要将核心业务流程梳理清晰，这样才能找到不足之处，发现项目风险点，提前干预并商讨解决。针对重点需求，应当积极跨部门沟通，例如业务系统的接口，应当组织档案部门和业务部门进行深入沟通，充分了解双方的诉求。
4、强化接口平台能力
集团企业业务、财务与档案系统可以通过中间库或Web service方式来实现，通过对接口过来的数据进行整理，赋予档案属性，完成归档操作。
针对集团企业电子档案接口集成的特点，档案系统的接口平台应该具备如下能力：
01
高性能、高吞吐
接口平台需要能够快速、准确地处理大量数据请求，确保系统的高可用和低延迟；
02
强扩展性
能够以标准化的形式添加新的接口和服务，降低企业集成成本和难度；
03
安全性
采用加密技术、身份验证和授权机制等手段，确保数据传输处理的安全性；
04
稳定性和可靠性
需具备容错能力、备份和恢复机制，以及故障监控和预警等功能；
02
易维护
提供便捷的管理工具和界面，方便进行接口配置、监控和维护等操作。提供结构化日志功能，以便实时了解接口的运行状态和性能表现，包括接口调用量、响应时间、错误率等指标，并提供详细的日志记录和分析功能。
5、优化业务流程
对于集团企业业务流程复杂的问题，可通过两种方式应对。第一是在满足内控的要求下，尝试简化业务流程。例如减少流程的审批环节、减少流程分支等；第二是加强档案系统流程自动化控制的功能，引入OCR、人工智能等技术，实现业务数据的自动归档，如财务相关的原始票据，实现识别、著录、分类等自动化处理。
总结
在集团企业当前正在经历“数字化转型”阶段，即将进入“智慧化发展”阶段的重要节点，档案信息化建设由于长期以来存在标准规范不完善、数据规范性差、需求调研和设计不完善、接口集成和运维问题多、业务流程复杂等问题，成为阻碍集团企业信息化整体水平提升的短板。
针对集团企业档案信息化建设过程中存在的问题，本文从完善标准规范、加强数据治理、优化需求设计、强化接口平台能力、优化业务流程五个方面提出了对应的解决思路。以数据为基础、以新兴技术为手段、以业、财、档融合为目标，集团企业的档案信息化建设必将迎来全新的高度和机遇。
END
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