罗塞塔档案信息化问题汇编（第六期）

应该归档，但你这个算不上定稿，定稿一般是输出一个版式的PDF/OFD，是个单独文件；就像你看纸质公文一样的印刷版一样，是最终发布的那个版本。

有划改标记的这个叫做留痕稿，若要做得完整些也需要一并归档。

定稿和正本的定义可以查阅公文相关资料。

文书电子文件归档：1）盖章的OFD版本，不盖章的wps或doc版本；2）流程信息.xml也可以合到盖章的OFD版本中，另外需要正本OFD，便于利用；3）其他元数据.xml，ZIP封装；4）时间格式一般采用YYYY-MM-DD HH∶MM:SS；5）必选元数据M1公文标识，M24数字对象标识 很重要

看你怎么操作，我们有两种方式：比如一个通知的正文和签发稿合成一个OFD文件，然后为了便于利用，通知的正文另存一个OFD文件；另外一种就是签发稿另外保存文件。前一种的好处是，OFD文件可以采用电子档案（区块链）存证，长期可以验证的内容多一些。特别是签发流程采用XML文件保存的时候，因为ZIP打包文件在归档和移交环节可能会增加新的东西，XML文件长期可验证技术上的手段会变得复杂化。

M1：单按定义来说的话，我们现在会用哈希值来做这个唯一值，避免编号动态调整带来的管理困难。GB/T33480-2016中有明确定义：

公文标识（M1）从归档角度来看，我们理解的是这个公文的唯一值。数字对象标识（M24）是每个文件的唯一值。

我们搞了个地方标准，电子档案码编码规则，用电子档案码代替数字对象标识，结合电子档案（区块链）存证平台使用，有电子档案码就有存证可验真伪，主要是考虑到档号是后编的，时间上有些滞后，且全宗号四位的容量有些，还有些缺点如不能自校验错误、不等长等。

想问下加盖电子印章的公文，电子章的存证报告需要调出来和这份公文一起归档保存么？

目前OFD国家标准只支持存放签章数据在OFD文件中，不支持其他的存证信息存放；我们搞了个电子档案（区块链）存证平台，就是把存证信息单独存放在一台服务器上，目前有600多万条数据，支持长期或离线验证。

电子签章在线验证需要链接全国印章综合服务平台（对应的某个省平台），可以验证形成者来源、时间来源真实性；以后系统失效后，如果我们保存了签章信息，是可以离线验证形成者来源真实性的，时间来源真实性还需要另外想法子，好在目前馆藏档案时间精度到日就可以了，这个问题不难解决。

SM档案如果不单独组卷的话，整卷都要SM；

组卷了，就不能单独按件利用了，只能按卷利用；以件为单位管理，就碰不到这个问题

可以档案管理按卷组卷，利用按文件密级审批；利用时不用拆卷，可以利用数字化之后的复制件

如果非要组卷的话，可以拿张白纸，写上此件为SM件。这样既保证了卷的完整性，又保证了密件不外泄

对于档案工作来说，卷也好、件也好，都是个管理对象的单元，都可以当做一份来算。定密、保管期限、分类都是按照这个份/管理单元来算的。传统的卷概念来说，卷相当于我们一套房子，件相当于这个房子里的客厅or厨房or卧室…针对这个房子来进行整体售卖、管理，不能单独拿出其中一个来卖。所以，卷是一个真实管理单元，不是胡乱拿来都可以组卷的。线下环境的实体档案组卷，到了线上这个卷概念是要转换成文件夹概念的，要不然会带来一大堆麻烦

为了确保安全，密件扫描、上系统都建议采用单机管理

SM信息也是可以上网的，但要求更高，需要提前通过分级保护测评、提前向BM局备案，备案完成了才准使用

不能把SM文件扩大化。。。

确实有些人把国家秘密、工作秘密、商业秘密、内部文件混起来了

兰台拾遗公众号的文章《SM档案管理的若干问题思考》可以参考一下。

这件事情很多地方都在做了，只是不一定由档案部门牵头或参与，也不一定是档案信息化的企业在参与。

为王总的档案情怀点赞

以人为本建立的档案

升级一下，做个人档案或家庭档案平台，成为私人版抖音，可以整出一个很大的蛋糕

假设有这样一台核心高速处理器，可以根据全国所有项目按类别准确分配给对应的企业，这样既保证提供有质量服务的企业之间不内斗，统一价格，大家又都受益还节约时间和精力，该多好

借用@楼主 的朋友圈座右铭：敬畏生命，得着智慧，用于服务！

其实我特别想说，如果@楼主 这个课题由国家档案局牵头来汇聚资源来做，做大做优做强，估计真的要搞出一番大事业

1、电子档案移交进馆的年限一般是多久？

档发〔2012〕7号《电子档案移交与接收办法》第六条规定：档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。

2、请教下：国家出台GB/T 43439-2023《数字化转型成熟度模型与评估》这个标准对档案信息化建设，尤其是当前的数字档案馆建设有没有影响？

感觉至少现阶段影响不大，数字档案馆室测评短期内也不会按照这个标准去调整，但不排除在下一阶段的档案信息化建设评价体系设计中借鉴该标准中的部分思想和方法。

3、以下来自某群友的独白：

继续思考标准规范与档案系统的关系，标准规范很重要，也未必是落后的，但标准规范不是档案系统，就如这些建造城市的预制砖是标准规范的，但不是城市！

4、以下来自某群友的独白：

关于数据是否是档案，我的思考是：“具备凭证作用和长久保存价值的数据需要归档，是档案。国家档案局13号令也写到机关档案包含业务数据”。也有朋友说“这是数据局的责任，不是档案馆的职责”，我了解到的是：“数据局业务核心侧重于数据经济”，档案事业需要从文书走向数据，积极拥抱数据，这条路不能被否定！

那必须的，从文档一体化到业档一体化再到数档一体化！关键在于数据的归档范围及其档案化治理

5、请教下各位老师，立档单位的电子档案有没有必要单独制定三合一方案和保管期限表？

没有必要，电子档案不是单独一个门类。

6、请教一下各位大佬，房地产开发公司，工程项目档案按项目立卷，都需要永久保存，请问档号编制时，是否可以省略保管期限？

可以沈省略，具体参见DA/T 13-1994《档号编制规则》，6.2.2中有明确规定：“二级及三级类别号、 目录号、 项目号、 年度、 保管期限代码、 件号/页号为可选项, 可根据实际需要选择使用”。

7、各位老师，请教一下，传统音视频档案数字化后，做案卷级目录吗，案卷号对应盘号或胶片号，如果不做案卷级目录，如何与实体光盘或胶片相对应？

音视频一般都会有多集（多盘），和照片组类似，建议采用案卷级方式整理，盘号或胶片号对应案卷号。具体可参见DA/T 63-2017《录音录像类电子档案元数据方案》附录B。

8、各位大佬，请教一下：档案系统和光盘库对接，发送给光盘库的数据，如何验证数据真的刻录完成并且无损坏。有人说，只能人工去读光盘校验？

数据（包）在写入光盘介质前，可先记录目录结构、摘要或哈希等提取信息。光盘封口后虽然只读，但读取的信息可以和前期数据源提取码进行校验，以判断刻录数据是否正确无误。整个过程通过光盘管理系统直接读取光盘库内指定盘号的数据来实现，不需要人工读光盘进行校验。

9、各位伙伴，有人事档案整理标准的制度文件吗？可以分享一下。

干部人事档案管理制度可以参考中共中央办公厅2018年印发的《干部人事档案工作条例》。具体的整理实操可参考典瑞科技公众号分享的文章《【档案整理实操】干部人事档案》。

10、哪位大佬听说过光盘寿命监测证书？能否提供样例？

确实有，示例如下图所示：

11、请教各位专家现在企业推行档案三合一有没有相关依据？目前看到文件是推行机关的，如何推动企业内的三合一。

国央企推行三合一制度可以参考机关，在具体三合一表制定的时候结合自身的业务类型。民营企业则比较自由没有一定程式，满足自身需求即可。

12、这是来自一位群友的独白：“一人一档”为政府对社会清晰管理包含婚姻生育、疫苗接种、普及教育、劳动就业、共同富裕、财产征税、国防动员、贯彻卫生标准、抓捕罪犯、养老服务、财产继承、数据经济等等提供高质量的数据支撑，是国家重要的数据基石之一。

无论是一人一档，一企一档还是一事一档，感觉都可以认为是全息档案的具体应用。有关全息档案的详细介绍参见本号文章《什么是全息档案？有哪些方面的应用？》。

13、各位老师，电子档案，一件多页（甚至有万页之多），系统打开超级难，如何处理呢？

可以按照一定的规则拆分，最简单按照页数也可以拆成多个文件，命名加上-01，-02，-03即可。