罗塞塔档案信息化问题汇编（第七期·下篇）

数字档案资源，强调档案资源的构成方式、存在形态和表现表达形式是数字的。是数字这个范畴内的事物一种，类似的还有其他资源，比如数字图书资源、数字文物资源、数字情报资源等等。档案数字资源，强调数字资源的归集分类性质和生命阶段是档案，而不是不归档、未归档或待归档的记录材料。是在档案这个范畴内的资源形态的一种，类似的还有档案模拟态资源或是档案传统载体形态资源等。

关于“档案数字资源”对应的英文是“Digital Archival Resources”的问题，可以把自己想象成一个英文母语的人，他的语言逻辑就是，看到档案数字资源时，他会想表达的主体是档案，无论是数字的资源，还是模拟的资源，他本质是档案的，于是先有archival resources，然后再找修饰词，那就是digital，于是digital archival resources就这么来了。

英文和中文再思维逻辑上的根本差异在于：英文先定好主干框架，再填细节修饰；而中文是先想好修饰，再入主题。

“实体档案”比较偏重于强调档案的形态，我觉得用“数字档案”与之对应较为适合，但这个结论也仅是从分析角度看，是否遵从法规和标准也不得而知。

关键是档案法及其实施条例仅有档案数字资源、电子档案、传统载体档案数字化成果三个概念，没有数字档案，近期颁发的多个文件也在跟着修改了

我认为可以叫数字档案长期保存。归档的纯电子文件肯定是数字档案嘛，数字化副本都叫数字化了，肯定也是嘛。从概念上来讲，只要是能在计算机上保存的，都应该算作“数字”的范畴，所以数字档案的范围也不小。

数字档案资源和档案数字资源。前者我认为是数字为先，也就是在计算机里存储的资源中，符合归档要求的这部分数据。后者是档案为先，在所有档案里已经实现数字化和电子化的部分。后者可能更贴切目前我国档案行业的国情，毕竟很多基层单位数字化都还没怎么做，以后整体数字化率很高了，档案信息化水平和单套制推开了，用前者就更合适了。

数字档案、档案数字不是简单的把“数字”和“档案”换前后位置，就像一个人名字（姓名）、一个城市一条街一个胡同的名字等，文化的传承和记忆是档案之魂、之根也。如：中国是姓+名，国外名+姓，这是东西方文化的差异造成的。

数字档案，强调数字化技术手段和工具形成、办理、管控档案资源。各机关团体、企事业单位、科研机关、其他组织及每个公民的数字档案资源都统筹管理、顶层设计，逐步推进。档案数字，强调档案数字化以信息技术、数字化技术处理和管控档案，以落实数字档案工作，提高档案数字化水平，提升档案数字服务业务和管理效能，高质量服务组织，服务国家，服务人民对档案数字化需求。

联系文件的侧重点，觉得可以使用。理由：既然文件将“实体档案安全保管”单独成段，那么就是想和数字档案有所区分和侧重，不同的形式有不同的保管措施，所以另外一段以“数字档案安全保管”为段首句，更有针对性。

“档案数字资源”和“数字档案资源”这两个词含义几乎是相同的，这一点上和楼主的看法一致。

只是这两个词的使用场景上有细微区别。当强调领域特性时，用“档案数字资源”，突出档案领域特点，多用于“对外”的场景；当强调资源的数字特性时，用“数字档案资源”，区别于传统载体档案，多用于档案人“自己”的场景。

1、各位老师，请教一下。哪个文件或规范中规定了：安全保障建设方面占整个数字档案馆室建设的投资比例不少于某个百分比？

没有明文规定，有一个经验值供参考。不过下面这个是2012年的图，也只能是仅供参考。

2、档案部门接收的电子档案不保留电子印章的数字签名信息，只保留印章图形，有正式的出处吗？

出自2019年两办文件《党政机关电子公文处理工作办法》，原文是这样写的：“电子公文归档时，应当去除电子印章的数字签名信息，只保留印章图形” 。具体可参见本号文章《我国电子文件管理的四大进展》。

3、各位大咖，请教一下。《中华人民共和国档案法实施条例》第四十一条规定：“档案馆对重要电子档案进行异地备份保管，应当采用磁介质、光介质、缩微胶片等符合安全管理要求的存储介质，定期检测载体的完好程度和数据的可读性。”（这其中定期是多久？人工还是机器检测？有没有相应的规范？）

1)“异地备份保管”基本可以确定为离线载体，所以机器自动检测基本做不到，只能是定期人工操作进行抽检，然后加载到检测设备中进行检测；

2)检测周期和载体类型有关，不同载体的检测周期要求是不同的，具体可参考相关规范。主要参考规范如下所示：

4、各位大佬，想请教一下，库房里的档案盒出现大批量的霉菌霉斑，用什么办法处理比较合适？

臭氧或者环氧乙烷批量灭活效果好（需要注意安全）；条件有限时酒精是最好的手工处理方式，可以起到灭活+清除霉斑的综合效果。

5、期望后期多分享一些国外先进的技术和管理案例。

可参考本号 #海外拾萃 专题文章。不过目前我们只能搜集网上公开的资料，可能年代都已久远，最新的案例和研究成果暂时缺乏渠道。

6、各位专家求教一下，电子文件归档信息包进入档案系统后，档案系统需要解包吗？还是整个包存在档案系统里？

需要。比如GB/T 39362-2020《党政机关电子公文归档规范》表A.11中明确要求：“支持对于符合要求的归档信息包执行接收解包操作，接收之后的电子档案元数据存入电子档案管理系统的数据表中，内容数据置于对应的存储位置” 。GB/T 42727-2023《政务服务事项电子文件归档规范》中也有明确要求：

7、有关OA电子公文预归档还有四性检测相关的技术标准有哪些啊？

预归档没有明确的标准，甚至都没有找到定义，但是在GB/T 18894和GB/T 39362中都出现了“预归档库”的说法。四性检测参见DA/T 70-2018《文书类电子文件检测一般要求》即可。

8、各位老师，电子文件归档时，归档登记表是如何放置的呢，本单位部门之间还要盖电子印章吗？

一般是按批次归档，归档登记表放在信息包外面，不需要电子印章，归档人和接收人签名即可。

9、除了强制性国标GB 50314《智能建筑设计标准》中涉及档案馆建筑设计要求之外，其他还有什么和档案行业相关的强制性标准？

有两个档案馆建筑相关的行标：JGJ 25-2010《档案馆建筑设计规范》和建标103-2008《档案馆建设标准》。

10、“支持自动或半自动进行归档鉴定、划定保管期限”这个要求咋实现？系统里内置归档范围和保管期限鉴定表吗？

是的，很多软件都已经把“三合一”做到系统中。具体可参阅本号文章《如何自动或半自动地开展电子档案收集?》。

11、请问关于实物档案的归档章，有没有硬性规定？或者比较通用的规定？

归档章的相关要求可参见DA/T 22-2015《归档文件整理规则》，对于实物档案的归档章可以在此基础上调整。也可以根据实物档案的特点自行设计，比如（可以根据需要加上“实物题名”，使之与实物直接对应）：

12、各位专家老师，有没有接触过EPC项目工程总承包类的档案是如何管理的，包括如EPC档案三合一制度，归保表等参考资料？

三合一主要针对机关档案。项目档案三合一没有太多必要，参照DA/T 28-2018《建设项目档案管理规范》和GB/T 50328-2014《建设工程文件归档整理规范》的归档范围就可以了。总承包类项目，就是管理上和普通项目有区别，DA/T 28-2018中专门有一条规定：

13、光盘储存时间在三十年左右，硬盘类在五到十年，是不是这样？

这个事情不能一概而论，有很多前提条件和约束条件。可以参考一下本号文章《档案数字资源常见存储载体寿命考证》。

14、各位老师，我查了很多关于归档接口方式的标准和文章，通用的归档接口方式基本是有两种，一种Web Service，一种中间库。中间库适用于业务系统和档案系统没有同步部署的情况，但是实际上，基本都不会同步部署，但大多用的却是Web Service，这是为什么？

这和技术实现手段有关，中间库是数据层的技术手段，而Web Service是应用层的。相对而言，应用层技术接口封装层次更高，安全性更好，所以推荐使用。

15、咨询下档案原文（JPG、PDF等格式）转OFD后，系统中上传上去的文件应该如何处理？

这很大程度上取决于你转OFD的目的是啥？如果是为了长期保存，其他格式的文件可以继续作为利用格式；如果是为了交换，那不影响原有格式；如果是为了方便利用，那根本用不着转换，JPG、PDF更方便。

16、请教各位老师一个问题：档案计算机机房断电后UPS的电力供应时间多长有要求吗?

档办发[2016]3号《数字档案室建设评价办法》附表2.1中有明确要求：“未配备计算机设备专用后备式不间断电源或蓄电池组供电时间低于2小时的，扣 0.1 分”。

17、请问一下，本单位使用WPS出的的红头文件，可以不打印成纸质的，直接把电子的文件整理好移交到档案馆吗？

按照归档规范要求，至少流式文件格式WPS需要转成版式文件格式OFD。其他相关要求可参考GB/T 39362-2020《党政机关电子公文归档规范》、DA/T 70-2018《文书类电子文件检测一般要求》和DA/T 92-2022《电子档案单套管理一般要求》。

18、请教下，电子文件归档，有必要给归档之后的电子文件盖电子归档章吗？

电子文件归档过程中，电子归档章盖还是不盖暂时没有明确规定，目前大部分业内意见是没有必要。

19、请问一下，领导日常签批的资料如何归档？

一月一归，由领导秘书负责整理和移交档案部门。根据以往的档案工作实践，月度归档是常态模式，这样档案完整性、及时性有保障。

20、档案数据是否可以加密保存呢？如果不能加密，是否有相关政策依据？

出于电子档案长期保存的考虑，不建议加密存储。相关依据可参见GB/T 39362-2020《党政机关电子公文归档规范》5.3：