《电子档案管理办法》中的“开放与利用六条”- 大数跨境

首页

《电子档案管理办法》中的“开放与利用六条”

数字罗塞塔计划

2024-11-14

导读：我们今天继续介绍《办法》第六章“电子档案开放与利用”部分的内容，从第31条至第36条共六条，同样采用逐一条款介绍的方式。

点

击

蓝

字

关

注

我

们

前面本号已经陆续发布了《<电子档案管理办法>中的“保管与处置七条”》、《<电子档案管理办法>中的“归档与移交十条”》”两篇《电子档案管理办法》（以下简称“《办法》”）相关的文章，有幸得到读者们的普遍欢迎和热烈反馈，今天，我们将继续介绍《办法》第六章“电子档案开放与利用”部分的内容，从第31条至第36条共六条，同样采用逐一条款介绍的方式。

第三十一条

第三十一条中的“符合国家法律法规”主要可以参考2022年颁布实施的国家档案局令第19号《国家档案馆档案开放办法》。另外，“通过网站或者其他方式定期公布电子档案目录”，笔者谈谈自己的想法。

首先只要求“公布电子档案目录”，这对于利用者而言肯定不解渴，希望将来在各方面条件成熟的时候能看到更多开放档案全文上网。关于“通过网站或者其他方式”，网站曾几何时也是新媒体的代表，当然是相对于广播、报纸、电视而言，但随着智能终端的普及，微信、微博、短视频等更新的媒体如雨后春笋般崛起，迅速取代网站的地位。所以，这里的“通过网站或者其他方式”实际上更应该注重“其他（新媒体）方式”，比如建立公众号、视频号等新媒体账号进行开放档案信息发布。

第三十二条

第三十二条对提供利用方（档案部门）提出了要求，一是要求“建立电子档案利用制度”；二是需要“采取有效管理措施和技术手段”；三是“充分利用政务网、互联网等渠道”；最终要实现“电子档案便利、高效、安全利用”。

关于电子档案利用安全问题，笔者曾经写过一篇文章《电子档案利用安全控制的办法与实现》，虽然已经是2015年发表的文章，但依然可以作为参考。

同时，以数字档案馆建设为例，政务网和互联网上的档案利用服务平台是“三网四库十大应用”典型架构必不可少的组成部分。

第三十三条

第三十三条是对利用者利用档案的要求，这实际上是与第三十二条对提供利用方（档案部门）的要求相对应的。换一个角度来说，对利用者的要求除了要求其通过对自身行为的约束来达到要求之外，也可以由提供利用方“采取有效管理措施和技术手段”来限制或避免利用者违规。

引用《电子档案管理理论与实务》第七章第一节中的一段话“档案利用管理包括对所有涉及档案利用要素的管理，比如档案提供与利用者、档案利用制度、档案利用内容、档案利用流程、档案利用权限等，分别针对档案利用的主体、制度、内容、程序、权限进行规范。电子档案利用管理与传统载体档案利用管理在档案利用主体、制度和内容上是基本一致的，但在流程管理、权限设置、安全控制等方面具有电子档案利用的独特要求。”

第三十四条

第三十四条对于“建立利用服务平台”进一步提出了要求。这里已经不仅仅指开放档案，而是“应当根据不同服务对象和利用范围”来“建立相应网络的档案数字资源利用服务平台”。

这里，我们借用一下江西省档案馆的网络架构来具体说明。

如上图所示，共分为四个网域，其服务对象和利用范围分别说明如下：

1、局域网

面向馆内用户，根据各自权限的不同利用馆藏档案，对于没有权限利用的档案需要提出借阅申请，经审批同意后提供利用。

2、全省档案纵向业务网（VPN+国密信道）

面向全省党政机关用户，根据各自权限的不同利用大部分馆藏档案，对于没有权限利用的档案需要提出借阅申请，经审批同意后提供利用。

3、政务外网

面向所有接入政务外网的单位用户，可以利用本单位的档案以及开放档案的目录和全文。

4、互联网

面向社会公众，可以通过互联网网站、微信公众号、微信小程序等利用开放档案目录。

第三十五条

第三十五条主要针对档案数字资源开发（编研、展览、专题数据库建设等），特别指出了“积极利用人工智能等信息技术”。关于人工智能技术在档案领域（包括档案数字资源开发）中的应用本号已经发过多篇文章，包括但不限于《AI在档案管理中的应用场景分析》、《DIKW模型在档案信息资源开发中的应用》、《罗塞塔：智慧档案馆解决方案》等。

另外，本号还策划过多场AI+档案的直播，比如《大咖论道：智慧档案编研的规划与落地》、《走进企业：AI赋能档案开放审核》、《对话大咖：AI赋能与智慧档案馆建设》等，有兴趣的读者可以在本号中查阅相关文章和视频。

第三十六条

第三十六条和《中华人民共和国档案法》第四十一条、《中华人民共和国档案法实施条例》（以下简称“《实施条例》”）第四十四条可以说是一脉相承。其中《实施条例》第四十四条第一款是这样说的：“国家档案主管部门应当制定数据共享标准，提升档案信息共享服务水平，促进全国档案数字资源跨区域、跨层级、跨部门共享利用工作。”《办法》第三十六条除了没有提及“数据共享标准”之外，基本相同。

关于这一条，最具代表性的应该就是国家档案局近几年倾力打造的“全国档案查询利用服务平台”了。

该平台是以信息化手段提升档案信息共享服务能力，为社会公众提供档案查询利用的跨区域、跨层级的公共服务平台，于2022年7月6日正式上线。截止到2023年底，已接入档案馆1886家，各级综合档案馆接入率达60％。

《办法》共七章三十八条，除了“第七章附则”不需要介绍之外，实话说，“第一章总则”和“第二章机构及其职责”并不适合类似于数字罗塞塔计划这样的民间公众号来阐释，大家可以查阅官方的解读文章，比如《中国档案》杂志最新一期中的文章《加强业务重塑推动全过程管理——<电子档案管理办法>解读之一》（这是《办法》起草者的权威解读，后续还会有系列文章）。

至此，《办法》第三、四、五、六章的内容介绍完毕，本号也算是为这一重要文件的宣贯落地尽了一份绵薄之力。《办法》的重大意义无需赘言，甚至已经有人提出说，《办法》的颁布实施标志着电子档案时代的真正来临！作为档案人，笔者也倍感振奋，我们不应该只是时代的见证者，更应该身体力行，参与到时代的洪流中去发光发热。