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本篇是参加由宁波市档案学会联合数字罗塞塔计划发起的贯彻《电子档案管理办法》优秀实践案例交流活动的投稿文章，来自上海泰宇信息技术股份有限公司，作者：史路平。
《档案法》、《档案法实施条例》以及《电子档案管理办法》（22号令）均提出了加强电子档案全过程管理的要求，确保承载形成、整理、归档、移交、接收、保管、处置、利用等各业务环节的应用系统之间相互衔接。同时，针对政务信息化项目，国务院提出的《国家政务信息化项目建设管理办法》明确了政务信息化项目全生命周期管理的规范要求。本文通过对政务信息化项目全流程管理的单套制创新探索，推动数字政府建设，实现政务信息化项目从规划、建设到运维的全流程规范管理，助力政务服务提质增效。
问题剖析
01
政务信息化项目是指由政府投资建设、政府与社会企业联合建设、政府向社会购买服务或需要政府资金运行维护的，用于支撑各单位履行管理和服务职能的各类项目，随着数字政府的快速发展，电子文件逐渐取代纸质文件成为政务信息化项目的主要载体形式，各业务部门也陆续开展数字化转型，并跟进建设了数字档案管理系统。然而，政务信息化项目在全生命周期管理中仍面临着以下挑战，亟需通过制度创新与技术赋能实现管理范式升级。
1.文档管理分散导致协同效率低下
当前政务信息化项目普遍存在文档管理分散、责任主体不清的问题。在项目立项、实施、验收等各阶段中，文件资料往往由不同参建单位分别管理，缺乏统一归口机制，审批流程割裂，导致信息滞后。
2.跨部门协作障碍引发责任边界模糊
政务信息化项目涉及建设单位、承建方、监理方、档案管理部门等多方参与，但职责分工不明确、系统接口不统一，导致流程衔接断层和权限冲突频发。另外，各方使用的业务系统接口标准不一，数据字段定义不同，难以实现自动对接。
3.档案价值挖掘不足限制政务资源深化应用
现有政务信息化项目档案多停留在“存档”层面，难以支撑政务信息化资源的深度开发与利用，项目经验、技术方案、问题记录等内容未形成知识资产，无法为政策制定、预算编制等提供辅助决策支持。
解决方案
02
通过政务信息化项目电子文件单套制归档管理模式的创新实践，长三角某地档案馆联合大数据发展中心构建了覆盖电子文件全生命周期的管理体系，通过政务信息化项目全流程管理系统归档到区域数字档案管理服务一体化平台，实现了系统间无缝对接与“文档一体”闭环管理。该模式以政务信息化项目全流程管理系统为依托，从源头采集、整理、封装、移交到接收检测、正式归档及利用，形成全链条管理，彻底打破传统系统壁垒，推动业务数据全流程无纸化运行。
围绕政务信息化项目档案管理的收集、整理、利用三大核心环节，构建从数据采集到价值释放的完整技术链条，包括“智能化归档+一体化管理+数据化服务”。通过各环节的协同联动，为政务信息化项目的数字化转型提供技术支撑。
（一）电子文件归档阶段：
驱动电子文件全流程覆盖
遵循“前端控制”原则，采取嵌入式建设模式，在政务信息化项目管理相关系统中开发电子文件预归档模块，在电子文件形成初期，对具有保存价值的电子文件打上预归档标签，实现提前将有归档价值的电子文件纳入档案管理的范畴，避免其在正式归档前被非法修改或删除，实现电子文件应归尽归。
1.三合一组件支撑项目全阶段归档
深入研究政务信息化项目业务特点，将其划分为评审立项、采购、实施、竣工四个归档阶段；结合“三合一”组件，程序化实现审批文件的自动分类、归档范围判定与保管期限划分，从源头保障归档数据规范、科学。
2.元数据标准化整合与智能关联
提前介入元数据管理，依标准自动捕获项目基本信息、流程信息与归档配置信息，匹配业务系统与档案管理标准，通过元数据映射与标准化处理，确保元数据与电子文件的关联一致性。
3.归档信息包结构化调优与封装
参照已配置的归档信息包结构，自动对清点合格的数据以归档文件夹为单位进行封装，将各阶段电子文件及元数据统一封装成归档信息包，为电子文件归档管理提供有力保障。
4.技术融合创新驱动接口对接
依托标准归档接口，实现项目管理系统与区域档案平台无缝对接，对提交的归档信息包进行“四性”检测和安全认证，并通过档号精准分发至归档单位，实现归档流程入口控制，确保电子档案真实、完整、可用、安全。
（二）电子档案管理阶段：
驱动管理效能跃升
面对政务信息化项目文件数量多、类型复杂，档案管理规范不一等挑战，通过建设区域一体化档案管理服务平台，实现智能化、多维度的档案质量管控机制，确保档案信息的完整性与准确性。
1.归档检测：完整性与准确性分析
平台自动化执行归档情况的实时监管，进行错归漏归检测，一旦发现及时提醒相关人员，确保在出现问题时能迅速采取整改措施，具体检测项如下：
漏号重号检测：平台依据预设规则，智能检测档号和发文编号的重号、漏号情况。
漏归智能辅助检测：通过与文件材料归档范围的对比，智能判断归档内容及元数据是否齐全完整。
原文质量检测：智能检测业务系统中的扫描件，识别偏转、倒转、空白页等问题。
目录原文一致性检测：基于OCR和大数据技术对档案数据进行结构化处理，智能抽取关键要素并与目录数据比对，自动识别异常值和数据缺失，并通过预设规则实现智能修正。
2.智能著录：标准化与智能化管理
依托自然语言处理技术，对政务信息化项目档案进行深度语义分析，在精准识别档案基础信息著录字段的基础上，进一步拓展至业务关联信息域，如项目名称、项目类型、项目联系人等，减轻档案整理负担。
3.智能标签：数据治理与关联构建
建立档案数据资源池，基于《中国档案分类法》《公文主题词表》，建立政务信息化标签维度，对项目管理过程中的各业务要素作出规范化、语义化的描述，探索档案数据与进度、质量、成本、安全等维度管理信息的关联机理。
4.档案鉴定：合规性与可利用性保障
平台利用AI模型的语义理解能力和推理能力，深入理解文本的意义、上下文含义以及语句之间的逻辑关系，分析档案内容；依托规则模型以及已进行针对性训练的AI大模型，依据审核规则库判断档案开放级别，输出审核意见，并详细说明判断原因及规则依据，实现自动化审核支撑。
5.全流程监控：可视化追踪与证据链固化
通过动态监控与可视化组件，实现电子文件全生命周期无缝衔接，确保流程规范、减少人为失误。系统支持从业务到档案的全流程跟踪，以时间轴和部门维度图形化展示流转轨迹；基于XML封装技术，固化关键节点操作与元数据变更，保障合规可溯；通过跨系统校验与留痕机制，记录流转状态，形成不可篡改的证据链。
（三）电子档案服务阶段：
驱动数据价值充分挖掘
1.聚焦数据发布：分级赋权与安全共享
通过“四色法”实现档案差异化开放，根据档案类型及密级标准划分不同开放级别（红、黄、蓝、绿四色标识），面向本单位人员或其他授权单位提供多层级访问权限。在共享利用环节，支持权限分级、目录/全文检索、分类查看以及在线阅览，借阅管理模块覆盖申请、审批、到期提醒、续借及权限回收等操作。通过水印浏览、打印水印控件、拷屏防护等技术，有效防止文件拷屏、下载或拍摄，确保档案开放与共享过程中的安全性与合规性。
2.聚焦专题聚类：语义提炼与多维归类
基于用户设定的专题与分类维度，对档案原文进行语义分析，精准提炼主题、主旨及上下文逻辑；运用推理确定档案在既定维度下的具体类别与分类依据。随后，自动聚合具有相同专题与类别的档案材料，形成主题明确、逻辑清晰的专题性档案集合。
3.聚焦辅助编研：流程管理与决策支撑
系统构建编研任务全流程管理体系，支持从任务创建到成果发布的完整业务闭环，可自动生成结构化复盘报告与可视化决策简报。通过跨年度、多项目数据整合，辅助年鉴编制，有效提升管理效率、优化资源配置，支撑战略规划与绩效评估。
工作成效
03
通过构建覆盖政务信息化项目全生命周期的管理体系，取得了以下工作成效：
在效率提升方面
通过统一文档管理机制，显著减少了重复录入和版本混乱的问题，单项目归档从传统人工处理的3-5天，改为办完即归档，显著提升效率；另外，全程单套制归档的实现使单项目平均减少了约1000页纸张，大幅降低管理成本。
在跨部门协同方面
确立统一的业务系统接口标准并细化数据字段定义，实现前后端信息系统的无缝对接，优化了审批流程，减少了信息滞后，跨部门审批流程节点响应时间大大缩减。
在档案价值利用方面
采用智能辅助编研和档案智能聚类工具，将项目经验、技术方案等内容转化为可复用的知识资产，支持政策制定、预算编制等工作，提高决策质量。
总结
04
当前，数字化进程正在推动政务工作模式发生根本性变革，电子化数据载体正逐步替代传统的纸质文件，依托数字生态系统的互联互通，通过政务信息化项目电子文件单套制归档的创新实践，政府机构得以构建覆盖全生命周期的电子文件实时归集体系，实现了政务信息化项目从规划、建设到运维的全流程闭环管理。
未来，通过进一步深化电子档案资源的整合与应用，提升档案资源的管理和利用效率，为精细化公共管理、动态化绩效评估以及智能化决策支持提供强有力的数据支撑，助力政府向智慧化运营阶段迈进。
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