DA/T 13和DA/T 22的档号编制规则不一致，应该怎么办？

最近碰到一位综合档案馆的老师，说起DA/T 13-2022和DA/T 22-2015中的档号编制规则不一致的问题，她说下面的立档单位两种编号规则都存在，若移交单位编的档号规则与进馆要求不一致，档案馆在接收的时候会把移交单位编的档号作为室编档号，进馆时统一再编一个符合进馆要求的馆编档号。

档号不一致的问题由来已久，笔者在2001年刚开始开发档案软件的时候就被告知需要提供档号自定义功能，因为各单位档号的分段构成和间隔符都是不一样的，文件整理方式不同（按卷整理或者按件整理）档号也会不一样，即使是同一个单位的同一份文件（档案），不同的阶段也会有不同的编号，比如归档号、室编档号、馆编档号等。

事实上，DA/T 13-94《档号编制规则》早在1994年就发布了，至于在实际档案管理过程中为什么没有得到很好的执行，只能说实际情况太复杂了，标准难以做到各种应用场景全覆盖。

一直以来，笔者也没有过多地去纠结这个问题，虽然感觉确实比较复杂、混乱，但只要档案软件的档号自定义功能足够强大，用户想怎么设置档号规则都支持就行了。

在笔者的印象中，这个问题在DA/T 22-2015《归档文件整理规则》发布之后有了明显改观。

这个标准给出了新的档号编制规则：

当然，DA/T 22-2015毕竟只是规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法，其中的档号编制规则也只针对按件整理的文书档案，适用范围是比较窄的，显然无法全面替代《档号编制规则》。

随着修订版DA/T 13-2022《档号编制规则》的发布，老的问题还没解决，新的问题又产生了。

我们先来看一下DA/T 13-2022中给出的档号编制示例（以按件整理为例）：

大致规则如下图所示：

这显然和DA/T 22-2015的规则存在差异，那对于一线档案部门而言接下去应该参考哪个标准执行？对于已经按照DA/T 22-2015编号的档案而言，是不是需要按照DA/T 13-2022的新规则进行调整？

在DA/T 22-2015中的编号规则已经被广泛接受的情况下，为什么后来发布的DA/T 13-2022编号规则还要进行调整，个中原因笔者不得而知，但问题已经产生，作为档案从业者而言只能面对两套编号规则共存的现实。

笔者的意见是两套编号规则都可以用，反正档案软件肯定都要支持，至于一线档案部门接下去采用哪套规则最好去问一下负责业务指导的上级档案行政管理部门；而对于已经按照DA/T 22-2015编号的档案而言用不着再把档号按照DA/T 13-2022的新规则调整一遍，否则就劳民伤财了，至少到目前为止，没有规定说DA/T 22-2015中的编号规则不能用。

笔者也特地去查了一下相关文件，罗列如下，供大家决策参考。

关于档号，还有一个经常碰到的问题：电子档案的档号是不是需要与纸质档案的档号区分开来？比如在电子档案的档号中加上字母“D”以示区别？

这一类的问题五花八门、不一而足，实际情况确实比较复杂，肯定不是DA/T 13和DA/T 22这两个标准所能覆盖的，笔者只能说存在即是合理。

但如果让笔者来处理这一类的问题，笔者会选择不直接在档号上加标识（毕竟这样会破坏档号规则），而是将标识加在电子档案的元数据方案中，也就是作为一个单独的元数据项（对应数据库字段），然后在界面显示的时候采用不同的图标进行呈现。比如：