【直播回放】数字罗塞塔计划粉丝回馈

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电子文件的元数据也是用xml的形式保存吗？

这个问题得分成两方面回答：在数据保存时绝大多数情况下元数据应该是存储在关系型数据库中的；在数据交换时（比如ASIP归档信息包）是采用XML方式的。

电子文件内容数据的元数据在信息包的哪个位置呢？

所谓内容数据的元数据就是指电子属性信息，统一放在元数据XML文件中。

元数据的XML可以用json吗？

从技术实现的角度而言完全可以。个人的建议，形成物理的归档信息包时按照规范要求采用XML，如果只是逻辑上的程序处理可以用json。

为什么要转换成OFD格式？OFD比PDF由显著的技术优势吗？

OFD就是对标PDF的国产版式格式，这个问题实际上就是“为什么要国产化”的问题，这个我们不做回答。相关背景资料可以参考本公众号文章《我们需要什么样的电子文件格式标准？》。

可以回答一下当前OFD文件格式的推广情况吗，因为实际档案外包的工作中，电子文件还是以PDF的格式进行移交？

据我所知，国电联办等相关主管部门正在不遗余力的推进OFD格式的应用工作，工信部四院专门成立了“电子文件管理推进联盟”，发展至今已经有几百家成员单位。OFD格式的具体推广应用情况如下：

当前OFD主要用在公文、证照和票据等方面，其他领域也有零星应用。

1) 电子公文方面，由于国家政策的力推和信创进程，党政机关基本上已经实现了全覆盖，这批公文会陆续进入归档阶段，企业公文还没有强制，但也在陆续进展中，特别是国有大企业。

2) 电子证照方面，政务服务主管部门要求电子证照互联互通和标准化是基于OFD和相关国家标准的。但是互联网政务服务首先开展于经济比较发达地区，开展时电子证照的国家标准还没有出来，相关材料用PDF较多，到目前为止证照方面PDF的影响力还是较大。政务服务电子文件归档材料也将以OFD格式为准，所以这个局面可能会迅速改观。

3) 在票据方面，国家税务总局增值税电子发票公共服务平台已经可以开具OFD的发票，光大、工商等银行正在试行OFD格式的电子回单和对账单，但是其他票据，如财政票据，火车票，航空行程单，会计记账凭证等还在推进过程中，电子凭证的系列国家标准也在研制过程中（已经立项）。

4）其他领域，像保险单，电子合同等也有陆续的进展。此外，电子标准院还在开展三维轻量化数据的研究，一旦这方面形成成果，那么OFD有望扩展到制造、工程、测绘等等专业领域（对标PDF/E）。总体而言，这一替代过程彻底完成还将持续较长时间。

老师，请问ofd嵌入元数据，一份档案有多个电子文件时，元数据如何嵌入，是该案卷内每个电子文件都嵌入该案卷的全部元数据吗？

这里涉及到多个OFD文件是否合并的问题。如果是一份档案的多个电子文件合并成一个OFD文件，那自然就把元数据放在该OFD文件的元数据区；如果是每个电子文件一个OFD文件，建议属于该OFD文件的元数据放在该OFD文件中，属于电子档案的元数据则可以采用XML的方式进行组织，类似于归档信息包的结构，如下图所示。

前端业务系统自动捕捉的数据格式是OFD？

这个不一定。大部分情况下，前端业务系统中电子文件在定稿之前会采用流式格式，比如DOC、DOCX、WPS等，办结之后部分系统会转换成OFD格式，部分系统没有进行转换，直接按照原始格式提交归档。因此在归档模块中需要对各种电子文件格式进行规范化转换处理。

案局7月1日新出台《电子档案单套管理一般要求》提到应有电子签名等内容，没有电子签名或印章的单套电子档案有法律效力吗？

《电子档案单套管理一般要求》确实提到了电子签名，但其中的条款和《党政机关电子公文归档规范》中的要求是一致的，也就是说前端业务系统中需要“采用电子签名、安全认证等功能，具备电子文件在线归档基础条件”，而“存档信息包不应包含非开放的压缩、加密、签名、印章、时间戳等技术措施”。

还是那句话，“电子档案的真实性和法律凭证价值应该是由国家赋予档案管理部门的神圣职责来决定，而不是由技术措施来决定”，所以电子档案中是不是带有电子签名或印章与其是否具有法律效力没有关系。

各类信息包和分库管理的理念有关系吗？分库管理目前在电子文件归档的实践是什么呢？

信息包和分库之间有一定的关系，但不是完全对应关系。笔者已经写了两篇文章来论述“四大信息包”和“四库分离”，预计将在两周后发布，请持续关注数字罗塞塔计划公众号。

现在推行的OFD模式，对以前已经是PDF模式是否兼容，以前的PDF都要转换为ofd模式嘛？PDF文件可以直接用OFD打开吗？

这和OFD相关厂商的软件功能有关系，具体可以咨询相关OFD厂商。据我所知，OFD阅读器要支持PDF格式的全部功能应该是做不到的，但是常规的打开阅读应该是没有问题的。PDF作为利用格式是可以的，不一定非要转成OFD格式，但不能作为“涉密文档以及作为档案保存的文档”格式，具体可参见本公众号文章《我们需要什么样的电子文件格式标准？》。

OA系统升级了，做了电子公文归档功能，但是档案管理系统比较陈旧，无法与OA对接。在这种情况下，档案室如何接收归档公文?

这种情况超出了《党政机关电子公文归档规范》的讨论范围。我们讨论的都是相反的情况，也就是档案系统比较规范，OA系统比较陈旧时如何处理。如果是您所说的这种情况，那只能建议按照《党政机关电子公文归档规范》的要求升级档案管理系统。

请谈谈非版式文件，如声像（照片、录音、录像）电子档案管理怎样做确保真实性？

真实性保障的技术实现和电子文件格式没有关系，在目前的技术条件下无非就是数字摘要、数字签名、区块链之类，都可以应用到各种文件格式中。在具体实现过程中应保持电子文件的原始性，比如通过数据包生成摘要码的方式进行校验。

归档系统中需要对归档文件进行编目整理，有组卷的要求吗？如果支持组卷，归档信息包如何打包，有没有规定或相关指导？

《党政机关电子公文归档规范》按照文书立卷改革的要求都已经是文件级归档。但是部分专业档案确实还存在组卷的要求，那肯定需要在《党政机关电子公文归档规范》给出的归档信息包结构的基础上结合专业档案的具体要求进行定制，感觉上应该大同小异。归档信息包的结构主要参考分类方案。

杨博士好！请问电子印章去除数字签名信息后，如何保留印章中的哈希函数校验信息?

我的理解，“印章中的哈希函数校验信息”应该也是附带在数字签名中，数字签名去掉之后，“哈希函数校验信息”也就一并去掉了。后续的校验可以通过校验电子档案（数据包）本身生成的数字摘要码（哈希值）。

老师好， 归档系统有相关规范么？

可参考《党政机关电子公文归档规范》附录A“电子公文归档系统功能要求”。也可以通过上期“《党政机关电子公文归档规范》解读”文章了解。

教授，1.以您从业20年的丰富经验来看，过去10年档案行业对于归档业务的实现情况有多少可以满足这个规范？2.目前实现难度有多大？

目前满足要求的归档业务肯定是不多的，这主要受制于系统建设在前，标准出台在后，但是新开发的系统应该参照规范进行建设。就规范中要求的内容来看，技术实现难度是不大的，至少比DA/T46、DA/T47、DA/T48的要求已经大幅度简化，在规范制定过程中也充分考虑了技术可行性和操作简便性。但是标准规范的落地受制于多方面的因素，比如行政管理部门的推进力度、用户单位的信息化预算、具体业务部门观念的转变等等，这些比技术实现难度大多了，肯定还得经历一个比较长的过程。

对视频类大文件，打包，出现损坏如何解决？

如果是按照DA/T48中要求的EEP封装结构，那确实存在视频类大文件打包损坏的情况，但是《党政机关电子公文归档规范》没有要求具体的封装格式，采用最简单的ZIP打包也可以，甚至不打包直接用文件夹方式也可以，所以应该不会出现您所担心的情况。

请问归档过程中的检测信息、归档流程信息，是否需要打入到归档信息包中？

需要。检测信息和归档流程信息都属于过程信息，是电子档案元数据的重要组成部分。

电子公文中由收文产生的发文应该如何归档？组件还是组卷？

文书立卷改革之后，电子公文目前均已采用文件级归档方式，因此都是组件。具体可参考DA/T 22-2015《归档文件整理规则》中的规定。

您刚才有提到区块链、元宇宙等热门技术，您觉得这些技术在档案行业应用前景怎么样？

我确实从事过三年多区块链方面的研究工作，也一直在致力于寻找区块链在档案行业的落地应用场景，但结果不太理想，到目前为止还没找到非用不可的应用场景。数字罗塞塔计划公众号在8月初会搞一场规模更大的直播，我的演讲主题就是《区块链技术在档案行业的应用》，届时再和大家分享心得体会。至于元宇宙，应用范围要比区块链大得多，因此和档案行业的结合点也会更多，我们也一直在持续跟踪研究。有兴趣可以关注本公众号-产品矩阵-数字视觉板块，元宇宙相关研究成果会发布在里面。

您觉得区块链技术可以在电子档案真实性验证方面应用吗？

存证、溯源、协同、共享都是区块链技术的典型应用领域。电子档案真实性验证属于存证方面的应用，也就是将电子档案的哈希值上链存证，然后在将来某个时刻可以从链上验证电子档案的真伪。所以区块链技术在电子档案真实性验证方面肯定是可以用的，但还是那句话，这也不是非用不可的场景，只能算是锦上添花的场景，不用区块链技术，用数字摘要校验或者数字签名验证也可以实现。

音视频等多媒体类电子档案应该如何管理？

在《党政机关电子公文归档规范》中，对于多媒体类文件仅仅是将其作为附件进行管理，转换成规范格式，将来可以打开播放即可。如果是要将音视频文件作为多媒体档案进行管理，那还是非常专业的，技术手段上也有较高的要求，这需要配备专业的多媒体档案管理软件进行管理，具体可以和相关软件厂商沟通。

档案部门对于检验不合格的归档数据包要进行退回，这个退回的归档数据包有没有特殊要求？

退回时，归档数据包应该保持原样不变，建议附上退回原因以供提交部门查阅，另外还可以附上检验不合格的具体条款方便提交部门检查。

企业数字档案馆建设有测评标准吗？

与数字档案室（机关）、数字档案馆测评有明确的测评指标相比，企业数字档案馆目前处于试点阶段，尚未有明确的测评指标。具体以2017年发布的《企业数字档案馆（室）建设指南》为建设依据，十三五期间已进行一批试点并全部通过验收，目前十四五第一批试点名单已公布，与十三五仅对企业集团总部测评相比，十四五试点为属于条线上的试点，要求建成企业集团数字档案馆（室），也就是总部和一定比例所属单位档案馆（室）在规定时间内建成数字档案馆（室）。

重点要求如下：

1)电子档案管理信息系统功能符合《企业数字档案馆（室）建设指南》中“电子档案管理系统建设”要求，按要求对系统功能、性能及安全保密等进行测试，形成测试报告和测试用例表。

2)总部存量档案数字化率需达到90%，所属单位存量档案数字化率需达到70%以上。

3)应完成办公自动化系统形成的电子文件归档并实现至少一个核心业务系统电子文件归档，且至少完成1年电子文件数据归档。

4)基础设施、制度规范、专题数据库、安全保密等均需满足《企业数字档案馆（室）建设指南》相关要求。