点
击
蓝
字
关
注
我
们
1
“单套制”定义
DA/T 92-2022《电子档案单套管理一般要求》已于2022年7月1日正式实施，该标准确立了电子档案单套管理的基本原则，规定了实现单套管理需要在制度建设、系统建设、资源建设与管理、安全管理等方面达到的要求，并提出了可行性评估的方式、方法。
DA/T 92-2022中对于“电子档案单套管理”的定义如下：
这个定义实际上已经很清楚，单套管理就是针对电子文件归档和电子档案管理的，和纸质档案没有什么关系。
我们再来看一下在正式文件中首次定义“单套制”的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》（以下简称“《十三五规划》”），“ 13.加快提升电子档案管理水平”中指出：“在有条件的部门开展电子档案单套制（即电子设备生成的档案仅以电子方式保存）”。同样没有提及纸质档案。
但实际情况并没有这么简单，在电子文件归档过程中，由于种种原因还是会同时存在不同载体形态的其他材料（纸质材料较为常见，甚至还有实物材料等）的情况，针对这些非电子形态的归档材料如何处理，于是就出现了“双轨单套制”和“混合单套制”。
2
“双轨单套制”
我们首先来看“双轨单套制”。浙江省档案局（馆）在全省政务服务“最多跑一次”改革的基础上于2017年至2018年开展了国家档案局科技项目“行政审批类电子文件归档范围及归档接口研究”的研究工作，笔者有幸全程参与了该课题项目的研究工作。
在课题研究过程中，课题组提出了行政审批事项“单轨单套制”和“双轨单套制”并行的方式：
01、单轨单套制
实行政务服务网“一网通办”全流程在线受理审批的，采取电子文件完全单套制的归档管理模式。
02、双轨单套制
当前“一窗通办”办理窗口接受纸质申请材料的，采取网上审批事项的纸质申请材料以纸质形式归档、电子审批材料以电子形式归档的“双轨单套制”归档管理模式。
毫无疑问，“单轨单套制”就是通常所说的“单套制”。而“双轨单套制”则由于将“纸质申请材料以纸质形式归档”、“电子审批材料以电子形式归档”都称之为“单套制”而引发了一定的争议。
争议的焦点就是“纸质申请材料以纸质形式归档”能不能称之为“单套制”？对照DA/T 92-2022和《十三五规划》中的定义，笔者认为“纸质申请材料以纸质形式归档”确实不能被称为“单套制”！如果这也可以算“单套制”，那有人会说，在电子文件归档出来之前，所有的归档工作都是“单套制”，只不过是“纸质档案单套管理”而已，这显然违背了“单套制”的定义。
但问题是：当前“一窗通办”办理窗口确实还在接受纸质申请材料，实际工作中同时存在纸质和电子的情况应该如何处理呢？笔者认为，浙江省档案局（馆）提出的“单轨单套制”和“双轨单套制”并行的做法就是当前最符合实际情况、最正确有效的做法，只不过在名称上没有必要去区分“单轨单套制”和“双轨单套制”，否则就会出现上述争议。
对照DA/T 92-2022和《十三五规划》中的定义，我们已经知道，“单套制”是针对电子文件归档和电子档案管理的，和纸质文件（档案）没有什么关系，纸质文件（档案）该怎么处理还是怎么处理，并不会对某种归档方式是不是“单套制”产生任何影响。也就是说，只要在业务活动中产生的电子文件最后都“仅以电子形式归档”那就是“单套制”，所以浙江省政务服务“最多跑一次”改革中采用的归档方式就是符合相关要求的“单套制”。
3
“混合单套制”
“混合单套制”是上海市高级人民法院（以下简称“上海高院”）在法院案件归档方式改革实践过程中提出来的一种“单套制”管理新模式。上海高院电子文件单套归档和电子档案单套管理试点工作于2020年3月正式启动，并于2021年12月顺利通过国家档案局等三部门联合验收，这意味着法院在探索电子卷宗单套归档改革和无纸化办公系统电子文件归档改革方面，取得了突破性进展。上海高院也成为全国法院系统首家通过单套制试点验收的法院。
所谓“混合单套制”电子诉讼档案是指在审判业务活动中通过电子卷宗随案生成系统产生，以案件为保管单位的具有长期保存和利用价值的各类电子诉讼材料（包括“单套制”形态的原生性电子文件、纸质原件的数字化副本以及庭审录音录像、电子证据等）及其纸质附件（具备档案属性的纸质原件材料），经档案部门验收后形成的混合载体形态的档案材料汇集。更加复杂的情况下，“混合单套制”电子诉讼档案中可能还会附带实物证据一类的其他载体形态的材料。
笔者认为，“混合单套制”的情况是法院电子诉讼档案的业务特殊性造成的，有其业务必然性和合理性，而且很有可能会长期存在。我们对照DA/T 92-2022和《十三五规划》中的定义来分析一下：
· 首先
“混合单套制”模式下，“电子设备生成的档案仅以电子方式保存”已经做到了，法院在归档实践中并没有将原生电子文件打印成纸质文件之后归档；
· 其次
DA/T 92-2022和《十三五规划》并没有强制要求实行“单套制”之后的电子档案中不允许包含非电子形式的其他载体形态材料；
· 最后
从目前的情况来看，特定领域中归档之后“多种载体形态的档案材料汇集”现象可能会在相当长一段时间内长期存在，如果非要把其中的非电子形态档案材料转换成电子形态，劳民伤财不说，反而破坏了档案的原始性，显然不是正确和明智的选择。
所以，“混合单套制”是当前最适合法院电子诉讼档案归档和管理的模式，可以为将来全面开展电子卷宗单套归档改革转型，努力打造全流程网上办案体系，优化法治化营商环境，深度融入我国城市数字化转型发展大局赢得时间。同样，会计档案、工程项目档案、科技档案等专业档案在归档和管理过程中存在类似问题，现阶段也可以借鉴法院电子诉讼档案“混合单套制”的做法。
综上所述，“双轨单套制”和“混合单套制”都是符合相关要求的“单套制”，虽然受制于实际情况都尚未做到100%纯电子形态“单套制”归档和管理，但在各自领域是最适合自身实际情况的恰当归档方式和管理模式。“双轨单套制”虽然在名称上存在一些争议，但不影响实际操作；“混合单套制”则是“单套制”在专业领域的落地创新模式。
数字罗塞塔计划公众号致力于作为中立的第三方客观公正地表达自己对于档案信息化领域的看法和观点。真理越辩越明，我们也衷心欢迎越来越多的人投身到档案数字资源管理和保存这一领域的研究中来并发表真知灼见，共同为人类文明的传承而努力奋斗！
热文推荐
档案信息化
就看罗塞塔
扫码加小罗
进高端交流群
喜欢就点“赞”和“在看”分享给小伙伴哦~
档案信息化，就看罗塞塔！