【读书活动】如何自动或半自动地开展电子档案收集?

开展电子档案收集，首先需要确定电子档案的归档范围。而要确定电子档案的归档范围，各组织机构要充分考虑电子档案形成特点和管理规律，按照档函【2022】58号《国家档案局关于推行机关档案分类方案、文件材料归档范围和保管期限表三合一制度的通知》要求，编制本单位包含分类方案、归档范围和保管期限的“三合一”表（以下简称“三合一”表）。

根据本单位“三合一”表编制“三合一”关键词表。电子档案“三合一”关键词表的编制是在“三合一”表分类方案、归档范围、保管期限的基础上，在每个归档范围的条目中增加关键词的方式，以形成系统可以识别的判断规则。

需要特别说明的是，将“三合一”关键词表植入系统并不是简单的把该表保存至系统，而是要开发归档鉴定模块，根据“三合一”关键词表中的归档范围、保管期限、关键词等进行配置，为系统自动或半自动的判定归档范围和保管期限提供依据。如下图所示：

另外，针对行政审批类电子文件这种以事项为单位归档的电子档案，各类事项都有明确的归档范围和保管期限。这类电子文件的归档也可以在系统中开发归档事项配置功能，对每类事项的归档范围和保管期限分别进行设置。设置界面如下图所示：

针对采集的每份电子文件，系统通过关键词匹配的方式自动或半自动地判定是否需要归档并直接赋予保管期限或给出保管期限建议。比如针对某一份党员违反党纪党风处理的文件材料，系统可通过自然语言处理技术先对文件的题名或全文进行分词或语义分析处理，将处理结果与配置的关键词进行匹配，匹配到有“违反党纪”、“党风”、“处理”等关键词或者同（近）义词，判定该文件需要归档，并归档到相应的门类；再通过“问题严重”、“移送”等关键词的匹配，确定该文件的保管期限为“永久”。

第五步，系统自动判断后，可由各部门指定人员根据系统判断建议进一步进行人工确认再提交归档，最后经档案管理员审核后完成电子档案的接收入库。

值得注意的是，在系统使用过程中，要根据系统判断的结果对“三合一”关键词表不断的进行迭代优化和完善，特别是其中的关键词，以不断提高系统判断的工作效率和准确性。

《电子档案管理理论与实务》书中还提到，“三合一”关键词表还可以扩展为处置表，以自动或半自动开展电子档案处置工作（详见P265页）。具体步骤为在“三合一”关键词表的基础上，增加“处置触发条件或事件”以及“处置行为”，并将处置表植入系统、依托系统开展自动或半自动鉴定处置工作。处置表的示例如下表所示：

在数字化转型的大趋势下，越来越多的电子文件归档形成电子档案。电子档案的管理方式与传统载体档案、档案数字化副本等的管理方式确实存在较大的区别，比如电子文件归档、电子档案四性检测、电子档案长期保存等方面。现在正处于新旧交替的时期，如何做好电子档案的管理对于档案工作人员、业务研究人员、系统开发人员等档案从业人员都存在较大的困惑。

《电子档案管理理论与实务》一书既详细论述了电子档案管理的理论知识，同时兼顾实用性，介绍了电子档案管理中的一些实现方法和实践做法，这无疑为档案从业人员得到较好的启发、借鉴和参考带来了福音。

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