高速公路VS茶马古道——数据局、档案局定位之我见

档案人在大环境中的地位随着档案的重要程度起起伏伏，在信息化的时代，档案和数据的关系不理清楚，接下来就是生产数据的岗位职责吞并档案岗位工作职责，我们现在已经遇到这种情况了，政府OA系统功能越来越强大，有些部门对搭建数字档案室系统或者档案馆系统的必要性产生了质疑，甚至会认为加重大家负担。这种矛盾造成大家宁愿自己管好自己的，抵触交给档案部门。之前，档案馆和博物馆、文化馆抢资源，接下来，档案馆还要和大数据中心抢资源，档案馆还需要存在嘛！？

我们是信息技术中心在做全量数据中心，跟我们有大量重合，感觉只能未来从凭证和长期保存以及文化挖掘方向入手了，得求变。

档案一个作用是存证，另外一个作用是知识管理。很多事情是业务部门要做，但是没时间做的。档案部门的确是督促和指导的职责。就好像企业人力资源管理，阿里就有政委制度，帮助去管人管团队。档案是帮助业务部门管知识，管证据。

数据不都是档案。档案主要是文件形式的数据，是由人主动创作完成的。档案的管理也是由人手工来管理的。档案是一个归档不变的快照。但是数据可能是采集或者运算生成的。可能会不断变化更新迭代。在人工智能时代，数据的价值也是非常大。因为通过数据描述模型，更加结构化描述知识。而档案是非结构化的内容。

解释的很透彻呢……那数据为什么要档案化......档案化以后又要变成数据便于查找数据……不可以长期存在或长期保存吗？如果可以用数据态长期保存，档案这个环节的价值又是什么。档案的定义，会随着时代的变化重新定义么？数据也是可以采用固化技术进行固化的，数据也可以来源可靠程序规划要素合规，数据也可以保证真实性、完整性、可用性、安全性。数据也可以有凭证价值。

元数据（结构化数据）作为归档电子文件（电子档案）的一部分有证据价值，今年国家档案局重点科技项目有结构化数据归档管理内容，发展趋势应该是结构化数据和版式文件都可以作为电子档案，区别是形成场景和应用场景不同，两种形式并存，不应该是谁替代谁的关系。但有一点是明确的，有专门的档案馆、局机构，档案实行档案部门或档案人员集中管理（形成者不保管档案）是中国特色的，这种体制机制是有整体优势的。

事实上问题远不止这些，有学者提出数据时代，档案由“选时代”到“全时代”，也就是所有数据都是档案，都由档案部门管理保存。这貌似与数据局的管理完全重叠，档案是什么，数据又是什么，越看越糊涂了……档案究竟是以凭证价值见长，还是以文化价值见长，为什么总说档案的文化价值，而很少说档案的凭证价值呢？数据又是以什么价值见长呢？

到一定时候，国家会有办法尊重形成与利用规律和整体优化的原则，解决理论与实践统一的问题，实践工作者搞真正符合科学规律和满足实际需要的创新案例是最有用的。理论创新往往也需要实践推动，坐而论道的理论往往是苍白无力，包括有些提法带有片面性。档案局和数据局都是行政管理部门，最后的关系真不好推论，但档案馆应该是永远存在的，而且必须是党管，现在数据局是发改委管理的政府部门，无法管理党委口的档案馆。

档案的优势方向：专业化保管+凭证数据服务。现在后面一个职能实现得非常不到位，在大数据中心被IT系统建设运维牵制大量精力的时候没有“挺身而出”填补空缺，长此以往，等大数据中心厘清职责机制，回头牢牢掌握凭证数据服务时，才是真危机到来。记忆、文化价值可能不是主要的，档案应通过反哺、服务业务来实现其价值的最重大部分。

党的最核心档案一定是党委部门管，版式文件归档是不可替代的，怎么“全时代”档案行政管理部门也替代不了数据局的行政管理部门。数据局是行政部门，也不直接管数据，就像档案局不管档案由档案馆管理一样，数据局建数据管理中心类似的事业单位。

对这个部门怎么设置不存意见。只是对以上讨论中的担忧和危机感有感而发。档案里有价值，业务中有需求。应该努力去提供服务满足需求（改进变成档案后出不来或者出来很困难的状态），而不是仅仅担忧。在自然法则中，有一个生态位就有一个物种。不想被取代就应努力适应（原有的或新的）生态位。

这个问题首先要从两者管理对象来分析，两个前提要弄清楚。档案是什么，数据局管理的数据又是什么？根据档案法：档案收集、整理、保护、利用及其监督管理活动，适用本法。本法所称档案，是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。所以档案不可能只有数据一种形态。这是第一。那么数据局管理的数据主要是为了打通各部门的业务信息数据，打破信息孤单，让数据共享。有效统筹管理公共数据资源和电子政务信息，推进各级政府和部门信息资源的整合利用，实现大范围的数据共享，从而有力助推政府机构整合和政府政务电子化转型。档案永远不可能只有数据一种形态，而数据也不都是档案。

档案馆的工作重点一直就是收集保管社会发展的有价值档案为重心，收管存用，由于机构职能等各种原因，开发利用是档案馆的弱点。而数据局的重点就在分享，利用现有数据为重点，直接就是为开展利用为目的的，但是这里面数据不一定都是以后可以存档的档案数据。

看各位专家同行的宝贵意见，个人总结如下：档案区别于数据的生态位：历史＋现行，实体＋信息，凭证价值＋文化价值（情报价值），版式文件＋数据流，党管机构，经过整理＋有序化＋有交接手续，收＋管＋存＋用（比较弱正在努力使用各种技术手段），有系统＋无系统，档案数据需要治理，大数据局档案需要归档（目前正在做）。

各位专家分析到位目前我们实践下来是互相配合、各有生态位、关系理顺了，以后需要各自努力，动态调整。大数据局（中心）更多侧重平台建设、系统运维、数据共享利用（运营），我们很多档案数据是需要脱敏或是不适合共享利用但适合维权的。档案横跨百业、纵贯古今是我们最佳的生态位，如何适应新时代需要我辈产学研各方努力。

归档范围不断扩展，从纸质文件归档到电子文件归档，从通用的文书、会计、照片等归档快速向各行各业的业务电子文件、数据归档管理扩展，面对广泛的实践需求，无论是档案局馆、档案公司都需要全才才能对应各行各业，大企业集团成百上千个业务系统电子文件归档管理也需要复合型人才，同时，标准规范编制也跟不上实践需求。档案行业机遇与挑战并存。

技术改变了原来的生态。