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前 言
早在十几年前，笔者就读于人民大学档案学院期间，记得张斌教授就曾教导过我们，知识管理是档案管理的上位学科，是档案工作未来发展的重要方向。多年来，笔者一直关注知识管理在档案行业的发展动态。
PART 1
认知
知识管理作为一种组织和管理知识资源的活动，旨在促进知识的创造、获取、组织、存储、共享和应用，以支持组织的目标达成和价值增加，主要涉及知识创造和获取、知识组织和分类、知识存储和管理、知识共享和传播、知识应用和价值创造等方面。
管理大师彼得·德鲁克认为：知识是现代社会最重要的资源和生产要素之一。知识管理是管理的核心任务之一。组织的学习能力是保持竞争优势的关键。知识的价值在于它的应用和共享，而不是仅仅拥有它。他还强调，知识管理需要打破信息孤岛，促进知识的流动和共享。
图：德鲁克谈管理
知识管理的发展兴起，不仅仅是因为管理学大师们不遗余力的倡导，更重要的是其给组织带来了实际价值。
图：知识管理的价值
1、提升创新能力
知识管理能够促进知识的创造、获取和共享，为组织的创新提供支持。通过有效的知识管理，组织可以更好地利用内部和外部的知识资源，激发员工的创新思维，推动新产品、服务和业务模式的开发，增强组织的竞争力。
2、改善决策质量
知识管理提供了有关问题解决和决策制定的知识和信息，能够帮助组织做出更明智、更准确的决策。通过对知识的整理、分析和应用，可以提供决策所需的背景资料、专业知识和经验教训，从而减少决策的风险和不确定性。
3、提高生产效率
知识管理能够帮助组织更好地组织和利用知识资源，提高生产效率。通过知识的共享和传播，避免重复劳动，减少精力和资源的浪费。知识管理还可以提供最佳实践和改进方案，优化工作流程，提高工作质效。
4、增强学习能力
知识管理鼓励组织内部的知识共享和学习，促进成员素质提升。通过知识的分享和交流，员工可以相互学习和借鉴经验，提高个人和组织的学习能力。知识管理还可以提供培训和学习资源，支持员工的继续教育和职业发展。
5、提升竞争力
知识管理可以帮助组织建立核心竞争力。通过有效的知识管理，组织可以积累和保护独特的知识资产，形成竞争壁垒。知识管理还可以提供对市场、竞争对手和行业趋势的深入了解，帮助组织做出战略规划和市场定位，提高行业竞争力。
PART 2
思考
笔者就职于一所高速发展的新型研究型大学，探索提出依托学校“双一流”建设中大量产生的知识资源，建设校园知识管理平台的总体构思：通过对知识的获得、创造、分享、整合、记录、存取和更新，建设涵盖知识沉淀、知识分享、知识应用等多功能的知识管理平台，把对学校发展和学科建设有重要价值的、反映新型研究型大学文化特色的知识信息萃取出来，形成校园知识蓄水池，服务校园文化传承创新发展和社会进步。
具体包括三个方面：
一是建立校园知识存取中枢。
构建学校知识信息收集、存储、管理和利用工作机制，依托校园网建设软硬件适配、功能健全的知识管理信息系统，建立覆盖全校的知识管理网络，分层分类标准化梳理学校教学、科研、管理工作和思想文化宣传等活动中直接形成的大量有保存和利用价值的文字、图表、音像等知识信息，形成有活力、有作为、有价值、有影响力的知识管理工作格局。
二是打造校园知识库。
有效整合校园文化信息资源，对知识信息进行结构化管理，建立和扩充创建“双一流”知识信息资源库、学科建设信息资源库、人物信息资源库、声像数字资源库等等。通过建立不同层级、不同权限的知识库，实现校园内部知识沉淀和分类管理。
三是让知识在校园流动起来。
深度挖掘档案、史料、文物、遗产等内外部知识信息，结合文化空间建设、校史编纂研究、文博展览教育等工作，整合线上学习和线下组织，倡导知识交流分享互动，绘制校园知识地图，提供多层次高品位的知识产品服务，推动形成师生随时随地学习所需知识的浓厚文化氛围。
在上述总体构思基础上，我们尝试进一步细化学校档案知识管理工作方案，主要是指由资源和业务“两条线”所拧成的“一股绳”。
一条线是“资源线”，面向资源，针对各类型档案资源的收、存、管、用，包括融入前端电子文件接收平台、融入中端电子档案综合管理平台、融入后端电子档案长期保存平台和电子档案服务利用平台等，满足档案资源全生命周期管理的知识需求。
另一条线是“业务线”，面向人，针对档案管理各业务环节的工作人员和服务对象，包括建立档案业务监督管理和知识服务平台，推动档案工作实现系统性、流程化管理，加强兼职档案人员业务培训，提升档案利用智能化服务水平，满足档案业务全生命周期管理的知识需求。
档案的“资源线”与“业务线”不是割裂的，而是拧在一起的“一股绳”。
从系统建设上
“资源线”主要依托电子档案管理系统建设推进，“业务线”主要依托档案监督管理系统建设推进，两组系统最终都将统一于档案工作门户网站入口访问。
从数据交互上
一方面“资源线”上档案资源数据变动情况应当及时传递给“业务线”相关工作节点和统计报表，以便于有效监督管理档案收存管用各环节；另一方面“业务线”在推进诸如编研等涉及档案资源的工作任务时，也需要从“资源线”上获取数据；因此，两条线的数据应该是互联互通、紧密相连的。
从人员管理上
虽然“资源线”较侧重涉及归档等前端业务人员，“业务线”较侧重管理和利用等中后端业务人员和服务对象，但是归根结底都涉及三个主要群体：档案馆内工作人员、归档单位专兼职工作人员和档案利用服务对象。
图：档案管理工作台统一门户
PART 3
难点
当前，虽然知识管理有着诸多重要价值，但是知识管理在不同行业不同单位存在“冷热不均”，普遍认为知识管理是“一把手”工程。档案工作是一项专业性很强的工作，但是目前档案行业关于知识管理的应用方案似乎并不多，档案管理与知识管理的结合面还不够宽。具体来看，有如下突出问题：
壹
档案知识管理是否应该涉及档案内容管理。知识管理是基于知识分享、复用等为重要前提展开的管理活动，而档案开放一直都是行业难题，深入到档案内容管理的知识管理在档案开放受限的情况下，是否有必要，或者投入回报比是否能够接受。
贰
档案知识管理的价值测度问题。越是竞争激烈的企业环境，越容易接受知识管理带来效能提升的重要价值。但是档案工作自身价值往往都不够直观、可量化，在此基础上再来探究档案知识管理的价值，虽然隐形价值能够被感知到，但是很难测度及外显。
叁
档案知识管理市场需求不足。目前，档案信息化市场主要围绕数字档案馆（室）、电子档案长期保存和备份等热门领域。知识管理系统供应商则更多与企业管理效能提升相结合。面向档案资源深度挖掘利用和服务能力提升的档案知识管理，在档案信息化市场仍属于非主流。
图：高校档案信息化重点内容
最后
在档案管理数字转型、智能升级的大背景下，档案信息化需要再上新台阶，特别是在面向用户的“真”信息化方面，知识管理具有先天优势，应当引起档案行业的高度重视，共同探讨科学、高效的档案知识管理方案。
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