罗塞塔档案信息化问题汇编（第三期）

参考DA/T 70-2018《文书类电子文件检测一般要求》的规定，是这样的

需要的呢。移交也是要有办法规章制度的

如果不是集成的文件，也要想办法通过四性检测的方法来移交，这块我准备是设置个移交档案的流程，兼职档案员发起流程，附上需要归档的文件材料，但有个问题点是一个流程有可能多件移交的文件，这块是需要和档案系统工程师沟通，能否拆分件来获取著录信息。或者看有没有别的移交模式保证这块经过检测然后到档案系统。

现在各个档案室系统不都支持四性检测吗？还有移交流程不都支持吗？

DA/T 70-2018只提出了四性检测的具体要求，并不会对技术实现方式作出规定。对于前后端系统已经集成的情况，可以在系统中直接调用四性检测引擎；对于未集成的零散电子文件也可以采用四性检测客户端工具进行检测。如下图所示：

严格意义上来说，数字化成果不能算是电子文件归档，DA/T 70-2018不一定适用。数字化成果的检测指标项和电子文件归档也不一样。检测肯定还是需要的，交接双方总得有个依据，履行一个手续。但具体的检测标准和流程可另行制定。由于归档环节和移交接收环节主要是涉及到两个部门（单位）权责的交接，移交检测和接收检测不能合并为一个步骤。

按要求，登记表应该就在系统功能里面涵盖了，不需要在系统外单独填写和传输了吧？

常规的做法是将归档登记表转成版式文档后放在信息包的其他文件夹中。

实际操作中会增加一个“其他文件夹”放归档登记表、工具软件之类的内容。类似于DA/T 93-2022《电子档案移交接收操作规程》中的信息包结构，如下图所示：

这个问题也可以参考本号文章《电子文件生命周期中的四大信息包》。

群友

在移交进馆时一批次移交档案量很大，关于TSIP移交信息包封装的时候时间会很久，有没有什么好的处理方案建议？

关于信息包中数据准备时间，这个没有什么好的办法；但是对于在线移交的数据传输时间，最后打成一个大的ZIP包可以大大缩短时间。

群友

数据包一定要打压缩包吗？

小包（每件电子档案）不一定要打成ZIP，大包（一个批次）建议打成ZIP。

群友

如果OA系统推送的元数据为ZIP包到档案系统是否符合电子文件归档要求？

如果是预归档信息包（OA系统和归档模块对接），只要双方达成一致，没有问题。如果是归档信息包ASIP（归档模块和档案系统对接），应参照GB/T 39362组织ASIP结构。

群友

预归档信息包（ZIP包）是否能直接进行四性检测？

预归档信息包没有要求进行四性检测，只要能解析即可。

群友

信息包中的电子文件名一般是如何命名比较科学啊？

一般建议用档号唯一标识符，如果档号里面的链接号不能显示，也可以省去。如果内容数据有多件，可以加上子件号。

我们这边是要求ASIP增加交接文据，最终更新接收情况，反馈移交系统。

企业实践中是需要有一个归档信息包规范的，用于指导各业务子系统到档案系统的归档。至于归档登记表，是后于归档信息包形成的，是整个归档过程完成双方确认后形成的， 所以不包含在归档信息包里。

我觉得电子档案移交接收登记表（移交方填写）应该先于打包之前生成，即《电子档案移交接收操作规程》（DA/T 93-2022）6.3应该在6.2之前。所以移交和接收填写的电子档案移交接收登记表都不应在其他文件夹中。

把DZ（电子档案）作为门类的应该是历史遗留下来的，现在不会再单独设立DZ门类。现在不需要再区分纸质、电子，该属于哪一类就属于哪一类，具体门类划分参照DA/T 13-2022《档号编制规则》。

首先，OA产生的不能叫电子档案，只能叫电子文件。电子文件必须经过档案工作人员进行归档整理之后，挂接到档案管理系统中，才形成了电子档案。

其次，通过档案数字化产生的电子图像文件，因为都需要挂接到档案部门的系统中，所以可以认为这些电子图像文件也经过归档整理，也是电子档案了。

最后，文书类的无论是通过数字化扫描得来的，还是接收的前端OA产生的，只要经过了归档整理，挂接到档案管理系统中，都是文书类电子档案。当然，OA产生的非文书其它电子文件，即便经过归档整理，也肯定不属于文书类电子档案了。

总之，我认为不管什么来源、什么格式，电子文件经过归档整理，然后由档案部门保管的，就形成电子档案。然后再根据电子档案的性质，确定其分类。DZ是指的档案的保管形式，并不是分类。

我还认为，把数字化产生的电子图像文件认为是副本的这个观点，应该调整下。因为这种看法还是强调纸质件的重要性，如果我们把这些电子图像文件进行了归档整理，挂接到了系统中，有来源、有过程、有责任者，为什么不能认定其电子档案的身份？举个栗子：纸质原件和其扫描的电子图像文件，哪个是正本？哪个才有法律效力？我认为，只要电子图像文件是经过有规范的工作流程扫描得来的，然后又经过归档整理之后挂接到系统中，然后又是从系统中下载来的，那么这份电子图像文件，就应该具有与纸质原件相同的法律地位。就是重过程轻形式的逻辑。再想想如果从档案馆拿出来的东西，都不被认可，那可真是每一个档案工作者的悲哀了。

所谓的法律效力不是档案部门付出了很多努力就能够决定的。不能因为自己或者这里行业规范就能为社会判定纸质文件与数字复印件具有同等的法律效力，而是这样的认定就社会来说是具有很大隐患的。纸质原件就是纸质原件，不能因为做了各种各样的努力就可以丢弃纸质原件自主申明其法律效力了，如果真的上法庭，也许数字复制件也能发挥效力，但是也是通过过程追溯认定进行的，是司法部门决断的。

复印件是没有与原件同等的法律效力，但是打印出来加盖公章后就具有了。虽然电子档案与纸质档案具有同等的法律效力，但也不能丢弃原始的纸质档案。

电子档案作为范畴而不是具体的指向，是可以同步包含纸质原件及其数字复制件的，重点在于增量电子化，没必要非唯一论，把数字复制件附加太多效力，这对资源可持续也不友好。

电子档案包含元数据，数字复制件不盖章只能作参考，法律意义很弱。纸质原件现行条件下不会丢弃，就算单轨单套也要从双轨双套过渡吧，而且也需要考虑各类业务系统的现状。

向各位专家请教一个问题，我们单位是国企，合同档案比较多，计划建一个档案室，作为新手档案员，想请教一下我应该哪些方面去建立这个档案室，买什么样的的柜子比较合适，感谢回复。

这个问题比较综合，也比较复杂，恐怕不是几句话就能说清楚的。一般档案室的建设要从库房建设、库房设施、规章制度以及档案分类方案几个方面去着手。库房建设和设施要找对应你们级别的档案室建设指南或者规范之类的文件，看看具体的要求；规章制度可以向兄弟部门借来改一下；档案分类方案要看上级部门有没有，或者根据同级综合性档案馆的分类方案结合本单位的情况拟定。如果前期档案室的基础建设比较薄弱、从零开始，那还真的是个比较大的系统工程呢。

对于水利工程建设档案立卷要求，档号规则的具体相关要求文件有吗？

具体内容可参考水办[2021]200号《水利部关于印发水利工程建设项目档案管理规定的通知》，如果没有提到一般参考科技档案管理和档号编制规则相关要求。另外，上级部门验收时档号编制规则一般首先看建设单位自身有没有制定规则，没有的话就参考科技档案相关标准。

档案信息系统安全等级保护一般定几级？

一般是等保二级，但如果涉及和政务内网对接等情况就需要定三级。对于SM档案，建议采用单机管理。

《中华人民共和国档案法实施条例》第五条规定：国家档案馆馆藏的永久保管档案分二、三级管理，分级的具体标准和管理か法由国家档案主管部门制定。这个如何分啊？有没有相关的标准？

还没看到过出台的标准，目前大多也是参照公共数据分级分类指南。

请教各位大佬专家一个问题，长期保存的AIP包，如果对里面的文件进行了格式转换，那么AIP包要重新打包还是？如果重新打包又怎么确保新包的真实性呢，毕竟已经不是原系统发送过来的。

格式转换的过程记录需要以元数据的方式记录。文件和元数据可以进行分体式设计，具体参见这篇文章《AIP的逻辑结构与物理结构设计》。

请教各位大佬专家数字档案增量和全量备份一般多久备份一次。默认每日都有归档的档案。

来自AI大模型3.5的回复：

数字档案的增量备份和全量备份的备份频率取决于具体的需求和策略。一般来说，增量备份会更频繁地进行，通常每天进行一次或者更频繁，以确保最新的数据能够及时备份。而全量备份则可能会更少一些，通常每周或每月进行一次，因为全量备份需要备份整个数据集，耗时较长。

然而，备份频率也应该根据数据的重要性、变化频率以及可接受的数据丢失程度来确定。有些关键数据可能需要更频繁的备份，而一些不太重要或者变化不频繁的数据则可以更少备份。最佳的备份策略应该综合考虑数据的特点和业务需求来制定。

老师好！有个问题想请教一下，我们在做三合一制度的时候，原来的档案管理办法要放一起吗？

三合一制度可以作为档案管理办法的附件。

请教个问题，文书类电子档案什么意思，和OA产生的电子档案有什么区别呢？总感觉，这个就是以前没有OA时候的公文，然后数字化之后的副本。

首先，电子档案是通过各类应用系统直接产生的电子文件，符合归档要求形成的档案，比如GB/T 39362-2020《党政机关电子公文归档规范》中电子公文归档之后形成的就是电子档案。其他类型的反映党务、政务、生产经营管理等各项管理活动中产生的电子文件归档之后形成的就是文书类电子档案。数字化副本不是电子档案。

有个档案数据存在云存储的想法：把众多档案信息包通过truecrypt之类的技术手段加密成一个大文件，之后拆分成一个较小文件和一个较大文件，最后本地存储小文件，把拆分后的大文件放在腾讯云之类的深度存储服务中。主要腾讯云的深度存储本身也是磁带，价格还便宜，用起来应该会比远程异地离线备份更方便。这样做有没有什么风险？

出于安全的考虑，国家局过去对档案云存储一直是不支持的。从新出台的政策来看，好像没有松动迹象，建议慎重考虑。

这次我们出去调研，有个厂商做的TSIP（移交信息包）是直接封装成iso虚拟镜像格式的，因为他们正好是用光盘离线移交，用这种格式的话做到了它的载体和信息的统一（一次移交几张光盘，系统里也就是几个iso文件）。想问一下，如果直接将TSIP做成iso的话，技术上或者法律法规上会有什么弊端或者风险么？

ISO光盘镜像文件符合ISO 9660，应该只针对CD和DVD，没有针对蓝光BD的。作为交换格式问题不大，作为保存格式不合适。

我馆准备用门禁系统代替人工在本子上进行出入库登记。出入库登记主要包括出入时间、人员和事由。请问目前的门禁系统能否让库房人员在刷指纹或者刷脸的同时在屏幕上选择人数、事由等等？

双人脸识别门禁，进入库房须两人双人脸识别后才能进入，完美通过技术层面落实双人入库制度，同时自动记录工作人员的出入信息，如工作人员的姓名、出入库房时间等等，方便追溯查询，安全管控，保证库房安全无忧。

（※以上内容由群友提供）

现行社交媒体和网页档案整理规则，那位老师能解答？

政府网站网页归档可参考DA/T 80-2019，附录A中有归档范围和保管期限表。其他社交媒体归档目前没有什么好的办法，国际上有一个WARC标准，具体可查阅本号文章《网络资源归档标准WARC介绍》。

各位老师，请教下关于涉密数字化加工场所的建设要求可以参考哪些文件？

按照国家档案局印发的《档案数字化外包安全管理规范》要求，慎重选择外包公司开展数字化工作。 涉及涉密档案资料的数字化必须在专门场所进行，确保监控设备完善，并派专人全程监管。 用于涉密档案数字化的计算机、扫描仪、存储介质等信息设备的密级要按拟数字化档案的最高密级确定，并采取相应保密管理措施。 涉密档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。 军队档案数字化或特殊领域参见本行业档案数字化规定。

想请教老师一个问题，最近国家档案局开展了档案统计年报工作，其中档案室基本情况表中，档案数字化成果数量统计的“万幅”统计单位，这个指的是什么？应该怎么计算呢？在网上查了相关信息，各种说法不一，希望看到的老师能帮忙解答一下，非常感谢另外能否出一篇关于档案统计年报相关统计指标解释的文章呢？

万幅在填报时一般指数字复制件扫描数量，理论上档案著录系统中的页数与复制件幅数一致。 不只是纸质档案，缩微胶片也以万幅为单位填写，如果未扫描，参见系统统计数目填写。 也可参考《档案的综合统计》（文/国家档案局档案馆业务指导司） 建议具体问题咨询上级业务主管部门，以免数据出入影响填报。

因为档案数据的敏感性和保密性，对于大模型提供方而言无法获取大量有价值的样本数据进行训练、调优，有没有一个好的方法或模式让第三方技术人员可以接触到大量的档案数据，从而让技术更精准地提供服务？