政务服务电子文件归档解决方案

在数字化时代的浪潮下，政务服务“一网通办”已经成为提高政府服务效能、优化营商环境的重要举措。国务院办公厅印发了《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》（国办发〔2023〕26号），这一政策文件的出台，标志着政务服务“一网通办”进入了规范化、标准化的新阶段。它不仅为政务服务电子文件的归档管理提供了明确的指导和要求，而且对于确保电子文件的真实、完整、安全和长期可用性具有重要意义。

在“一网通办”的服务体系中，政务服务电子文件归档管理是实现闭环的“最后一公里”。它涉及到政务服务产生的大量电子文件的规范化管理、安全存储和有效利用，对于提升政务服务透明度、保障公众权益、提高政府公信力具有深远影响。然而，要实现这一目标，还需要一套科学、系统的解决方案，以应对电子文件归档过程中的诸多挑战。

为了确保政务服务电子文件的有效归档，解决方案的制定必须重点关注电子文件全生命周期管理、归档信息包设计、四性检测工具设计以及政务服务电子文件归档系统功能设计四个核心部分。本文重点围绕以上四个方面，提供详细的策略和实施建议。

构建政务服务电子文件生命周期管理机制，为前端政务服务系统提供管控点配置，实现政务服务元数据、电子文件以及共享调用的电子证照等信息捕获，提供电子文件捕获登记、整理组织、鉴定处置、电子文件存储与应用服务。

从上面流程图可以看出，在整个流程中需要形成两个信息包，其中在政务服务管理平台需要形成预归档信息包，将办结的政务服务相关的电子文件以及元数据根据固定的规则进行打包，打包后将归档信息包传至政务服务电子文件归档系统；政务服务电子文件归档系统拿到预归档信息包后进行解析并根据相对应的四性检测方案进行检测，检测通过后归档人员可根据档案信息生成文件清单及整理，处理完成后形成归档信息包，提交档案部门正式归档。信息包结构设计对于实现政务服务审批电子档案“单套”管理非常关键。

电子文件作为记录和反映政府行政活动的重要载体，其归档管理的质量和效率直接关系到政务服务的公信力和透明度。“四性检测”工具作为确保电子文件归档质量的关键技术手段，其重要性不言而喻。在实际业务发生过程中，政务服务事项的多样性和复杂性要求“四性检测”工具必须具备高度的灵活性和适应性。四性检测工具应当能够适配不同的政务服务事项审批流程，不仅仅需要检测各类元数据的质量，还能够检测该业务中是否缺失审批流程信息、检测归档包结构、验证电子文件真实性、是否缺失电子文件等。此外，随着政务服务事项的不断增加和更新，检测工具也需要能够快速适应新的元数据结构和业务需求，为电子文件的归档提供持续、稳定的保障。

四性检测方案一定不是固定呆板的，根据不同的业务、不同的归档阶段可设置不同的四性检测方案。确保电子文件全生命周期的每个环节都能得到适当的管理和保护。应参照DA/T 70-2018《文书类电子档案检测一般要求》的检测要求，设计相应的四性检测工具。以下内容以真实性、完整性检测为例，介绍在预归档阶段四性检测方案相关内容。

政务服务电子文件归档系统，汇集各渠道的办事材料，运用信息化技术对电子文件进行自动要素归集、自动分类整理、自动线上归档、自动打包检测，实现全自动管控；提供政务服务电子文件形成、流转、归档、保管全生命周期管理，实现政务服务全流程网办，深化“一网通办”的电子文件应用，更好服务经营主体和广大群众。系统整体架构下图所示：

系统设计以国办发〔2023〕26号文为指导并遵循GB/T 42727-2023技术要求，提供政务服务事项电子文件从形成、整理、归档到利用的“全过程”服务。系统业务功能框架如下图所示：