【大比武02】档案系统变身“微型可信数据空间” ——企业数据管理新解法

可信数据空间强调数据的真实性、完整性与安全性，是一个具备高度信任基础的数据环境。档案系统自诞生起，其可信性是刻入基因的天然属性。《档案法》、《实施条例》、《电子档案管理办法》等法律法规文件中都对电子档案的真实、完整、可用和安全提出了明确要求，档案系统中四性检测功能也成为标配。这与可信数据空间的 “三性” 要求不谋而合。真实性确保数据来源可靠、可追溯，完整性保障数据齐全完整、不被篡改，安全性则为数据筑牢防护屏障，可用性更让可信数据能够充分发挥价值。这种理念的高度契合为档案系统与可信数据空间的深度融合奠定了坚实基础。

可信数据空间承担着数据全生命周期管理的职责，涵盖数据的收集、存储、处理、共享与利用等环节。档案系统同样贯穿数据的整个生命周期：在数据收集阶段，档案系统通过与业务系统的对接，接收各类业务数据和电子文件；存储环节，档案系统采用专业的存储设备和存储策略，保障数据的长期安全保存；在数据处理方面，档案系统对归档数据进行分类、编目、著录等操作，使其有序化、标准化；在共享与利用阶段，档案系统通过权限控制和检索服务，为企业内部用户提供数据支持。可以说，档案系统在数据管理职能上与可信数据空间高度一致，两者都致力于构建一个高效、安全、可靠的数据管理体系。

可信数据空间服务对象是为各企业提供真实可靠的数据资源与数据服务。档案系统服务于企业的战略决策、业务运营和管理活动，通过提供真实可靠的数据信息，帮助企业解决实际问题，提升管理效率，创造经济效益。随着业务系统与档案系统的对接，关键业务元数据在档案系统应归尽归，为企业内部形成完整、准确的企业数据资源池。档案系统以数据全生命周期管理为依托，依据企业运营与决策需求，灵活运用数据清洗、分类整合、关联分析等技术手段，对业务数据进行多维度深度加工利用。在此基础上，为周边系统提供标准化、智能化、高价值的数据共享服务，有效打破数据孤岛，推动企业内部数据的高效流通与协同应用，赋能各业务环节的优化升级与创新发展。

业务应用中心涵盖档案收集，汇聚各类档案数据；档案管理，把控档案质量与流转；档案保存，保障数据安全持久；档案利用，实现档案价值挖掘。

档案数据中心作为数据存储核心，容纳档案元数据勾勒档案轮廓，还有公文、采购、财务等各类业务元数据，当然也包括对应的非结构化电子文件数据，能够完整还原各业务的完整场景，包括业务信息以及过程信息等关键元素。

数据标准中心，包括单套制归档平台、四性检测工具、数据验真平台。业务系统与单套制归档平台对接，通过标准化数据接口，统一归档数据标准。四性检测工具，依据相关标准对电子档案以及元数据的真实性、完整性、可用性和安全性进行全方位检测，及时发现问题并反馈修正，保障数据高质量落库。数据验真平台，支持核验数据来源与内容的真实性，确保归档数据准确可靠，为档案管理筑牢数据质量根基。

数据共享利用中心包括：数据驾驶舱、客户画像、档案一件事平台、数据共享、数据监管、智能问答等模块。数据驾驶舱以可视化界面呈现档案数据关键指标，为管理层提供决策依据。客户画像通过整合客户相关档案数据，描绘客户全貌，助力精准营销与服务。一件事平台基于档案数据，为特定业务场景提供一站式数据服务。数据共享实现与其他系统或部门的数据交换，发挥档案数据更大价值；数据监管则对数据使用过程进行监督，保障数据安全合规。

档案系统转型为“微型可信数据空间”后，能够对企业内部的数据进行统一管理和整合。通过建立标准化的数据采集、存储和处理规范，消除数据冗余和不一致性，提高数据的质量和可用性。同时，档案系统记录数据的增删改记录，实现对数据全生命周期的精细化管理，确保数据的完整性和安全性。这有助于企业构建完善的数据管理体系，提升数据管理的科学性和规范性，为企业的数字化转型奠定坚实的数据基础。

可信、标准、全面的数据是科学决策的前提。档案系统在企业数字化转型的过程中汇聚了企业运营过程中的各类数据，这些数据真实可靠、全面完整。档案系统可以通过数据分析服务，获取深入的数据洞察，了解市场动态、客户需求和企业自身的优势与不足，数据分析作为“数字化大脑”，制定更加科学合理的战略决策和业务规划。

例如，金融机构通过对会议数据、借贷数据、支付数据、客户数据等进行串联，指定客户画像，分析当前客户放贷信息，挖掘客户潜在信贷需求，评估客户还款能力与信用风险等级，预测贷款违约概率；识别高价值客户群体特征，优化放贷审批流程与额度策略；对比不同区域、行业客户的信贷行为差异，调整信贷投放方向与产品结构，为防范金融风险、提升信贷业务收益提供精准的数据支持。

▲  信贷管理一件事 （知识图谱）

▲  信贷管理一件事 （客户项目面板）

数据是创新的源泉。档案系统中的海量数据为企业业务创新提供了丰富的素材。通过对数据的深度挖掘和分析，企业可以发现新的业务机会和市场需求，开发出具有创新性的产品和服务。例如，利用客户数据和市场反馈数据，企业可以开展个性化营销和定制化服务，满足客户的多样化需求；通过对生产数据和研发数据的分析，能够推动技术创新和工艺改进，提高产品质量和生产效率。此外，档案系统还可以促进企业内部不同部门之间的信息共享和协同创新，打破部门壁垒，激发创新活力。

在企业运营过程中，面临着各种风险和挑战。档案系统作为企业中“微型可信数据空间”，记录了企业的历史活动和业务流程，这些数据可以为企业风险防控提供重要依据。通过对历史数据的分析，企业可以识别潜在的风险因素，制定相应的风险防范措施。例如，通过对合同档案和财务数据的分析，能够发现合同违约风险和财务风险；通过对生产数据和质量检测数据的分析，可以预防生产安全事故和产品质量问题。同时，档案系统的可信性也有助于企业在面临法律纠纷和监管检查时，提供有力的证据支持，维护企业的合法权益。

数据治理是释放数据要素价值的基础。企业应建立完善的数据治理体系，明确数据管理的职责和流程，制定数据标准和规范。加强对数据质量的管理，建立单套制归档平台，数据归档进行严格的“四性检测”，保障数据高质量落库。同时，要注重数据安全治理，加强数据安全防护，防范数据泄露和滥用风险。通过数据治理，提高数据的可用性、可信性和价值性，为数据要素价值的释放创造良好的条件。

技术是释放数据要素价值的关键驱动力。企业应加大对大数据、人工智能、区块链等先进技术的研发和应用投入，提升档案系统的技术水平和数据处理能力。利用大数据分析技术，对海量数据进行深度挖掘和分析，发现数据背后的规律和价值；借助人工智能技术，实现数据的自动化处理和智能分析，提高数据处理效率和准确性；应用区块链技术，增强数据的可信性和安全性，促进数据的共享和流通。通过技术创新应用，不断拓展数据要素的应用场景和价值空间。

人才是释放数据要素价值的核心资源。企业应加强数据人才的培养和引进，建立完善的人才培养体系和激励机制。通过内部培训、外部学习等方式，提高员工的数据意识和数据技能，培养既懂业务又懂数据的复合型人才；同时，要营造良好的企业文化氛围，鼓励员工积极参与数据创新和应用，激发员工的数据创新活力。

数据共享是释放数据要素价值的重要途径。企业应打破数据孤岛，建立健全数据共享机制，促进企业内部数据的流通和共享；制定合理的数据共享政策和标准，明确数据共享的范围、方式和权限；搭建数据共享平台，实现数据的集中管理和统一共享。

数字罗塞塔计划公众号致力于作为中立的第三方客观公正地表达自己对于档案信息化领域的看法和观点。真理越辩越明，我们也衷心欢迎越来越多的人投身到档案数字资源管理和保存这一领域的研究中来并发表真知灼见，共同为人类文明的传承而努力奋斗！

点点“赞”和“分享”，给罗塞塔充点儿电吧~