【直播回放】综合档案馆数字化转型框架与实践——以江西省档案馆为例

杨安荣博士@毛海帆老师

答：主要是基于三个方面：

数字化转型是指档案工作各个方面的转型，这就需要培养能够适应这个数字时代档案事业发展要求的干部队伍，这是我们工作的一个重要组成部分，也是一个基础性、保障性的工程。离开了人这个决定因素，转型是无从谈起的。

档案工作数字化转型对组织提出了更高的要求，那么它是需要组织内部从上到下各个部门全面的投入，要分工协作、合力推进。任何一个部门拖后腿，不用数字化思维去思考，那这个转型也是动不了的，或者说进展就会很慢的。因此数字化转型本身对组织机构以及干部队伍的视野、格局、学习能力、工作思维、专业能力等方面都提出了更高的要求。

在我们数字档案馆建设过程中，和很多家数字技术服务商有项目合作，这里面包括应用软件服务商、系统软硬件集成商、纸质档案数字化服务商等。这些服务商的团队数字化能力越强，项目实施也就越顺利，项目完成质量也会越高。另外，在我们数字馆建设过程中，我们先后和三家应用软件服务商联合完成了三个省部级的科研课题，都获得了国家档案局优秀科技成果二等奖。实践证明，站在我们综合馆的角度来看，档案工作数字化转型是离不开数字技术产业和服务商的强力支撑的。

答：较之传统载体档案，数字档案管理的业务类别、开展方式等等都有很大的不同，同时，档案工作数字化也催生了档案业务的新模式和新价值，这也是我们档案事业融入这个大时代的应有成效和必然结果。由于时间关系，我这里简单讲三个典型的档案业务新模式。

我们数字档案馆与数字政府、政务服务一体化的全面对接：这种对接既包括网络工作平台，也包括文件/档案业务、档案数据以及一整套规范制度体系。实现对接之后，综合馆和立档单位之间就可以实现桌面端、手机端的线上多方协同、全流程业务办理，比如电子档案移交接收、开放审核、档案利用等等。

互联网+档案服务：包括手机查档服务、跨馆出证服务、数据调用验证服务等。比如可以通过档案网站、微信公众号等宣传档案工作、提供开放档案的查询、利用馆藏档案指引等。

智能化辅助档案业务：这方面的科研成果和案例很多，包括价值鉴定、开放审核、查档推荐、档案编研、密级筛查、创建档案词库等等都可以采用智能化的辅助手段，而且效果也挺好的。

有了上述新的业务模式，我们档案服务的边界就得到了极大的延展，也突破了时间和空间的限制，由此就创造了档案工作新的价值。

答：针对这个问题我想先谈一下自己的感受：

首先，最重要的一点就是党委政府的高度重视和大力支持；其次，是局馆党组领导一茬接一茬地带领大家往前奔，坚定不移地推动数字化转型；第三，就是咱们信息化专职部门一定要发挥骨干带头作用，并积极协调、共同推进；第四，就是数字化专业团队一定要有创新思维，要有担当，要看清大势。

就建设历程来讲，由于时间关系，简单讲几个重要节点：

答：首先，2020年，我们对馆藏档案资源进行了统计分析，到“十四五”末，也就是2025年，馆藏建国后的文书档案需要做开放审核的是154万件，这个量还是很大的。另外，开放审核工作是需要与立档单位协同工作的，这就需要对我们的业务流程进行改造，用传统的方式根本就无法完成。在这种情况下，除了我们全馆上阵之外，数字技术全方位的支撑就成为我们后面顺利推进各项工作的关键因素了。

2021年我们制定了实施方案，馆长带头开展“十四五馆藏档案开放审核攻坚行动”，一审每个月600件，二审每个月1,200件，三审由立档单位负责。这样几年做下来，到2023年年末，完成的工作量已经过大半了，目前还在持续推进中。

这里面智能化技术发挥了很大的作用，首先，我们对建国后的文书档案文件及目录进行查重处理，也就是相同的文件存在不同的全宗里面，结果查出来50多万件，经过确认，其中有20多万件不需要进行开放审核，管理人员还可以运用系统功能选择属于制发单位全宗的进入开放审核流程，大大节省了工作量，优化了工作计划，加快了审核进度；另外，通过智能化辅助开放审核成果写入业务流程，一审大约可以节省25%左右的人工，二审可以节省20%左右的人工，深度学习技术应用有了较好效果。

让我感到特别自豪的是，2023年国家档案局对副省级以上综合档案馆做业务建设评价，我们馆的业务建设评价成绩成功地往上进了一档，我们馆的两个亮点工作就是数字档案馆建设和馆藏档案的开放审核。