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DA/T 70回顾
时至今日,DA/T 70-2018《文书类电子文件检测一般要求》(以下简称“DA/T 70”)已经成为推进“单套制”(电子文件单套归档和电子档案单套管理)必不可少的参考标准之一,作为标准主要起草人之一的笔者也是倍感欣慰和振奋。
DA/T 70首先对电子档案的“四性”(真实性、完整性、可用性和安全性)进行了定义,“四性”是电子文件之所以能成为电子档案的本质特征。
然后根据电子档案全过程管理的要求,DA/T 70指出要对电子文件归档、电子档案移交接收、电子档案长期保存三个环节开展四性检测。
DA/T 70标准的主体部分是检测内容和检测方案,为开展文书类电子档案四性检测提供了技术规范和指导,也为其他类型电子档案开展四性检测提供了参考依据。
实践中碰到的问题
随着“单套制”工作的不断推进,DA/T 70的应用越来越深入和广泛,随之而来也暴露出不少标准起草时考虑欠周的问题,笔者也经常收到一线档案工作者以及电子档案管理软件厂商的反馈意见,归纳起来包括但不限于以下几个方面:
适用范围过窄,只针对文书类电子档案(特别是电子公文归档),其他通用类电子档案(比如照片、录音、录像类)在实践中缺乏参考依据,更不用说各种专业类电子档案(比如政务服务类、科技类、会计类、社交媒体类等)。
检测方案中包含部分人工检测项目,对于检测工具软件开发商而言确实省事了,但在电子文件归档和电子档案管理实际操作过程中,这些人工检测项形同虚设,基本没有人去真正落实。也有人提出,随着AI技术的发展和进步,原先认为工具软件无法自动检测的项目现在是否可以用AI技术来实现了?
长期保存环节的检测项目是不是太多了?除了长期保存库出入库管理环节涉及到交接手续,和归档环节、移交接收环节一样需要进行较为全面的检测,对于长期保存过程中的检测应该可以简化。
检测项目是否需要区分可选和必选?对于必选项目要求必须通过检测才能放行,否则只要检测工具设置成很多项目不检测或者即使检测不通过也可以放行,四性检测就失去意义。
安全性检测项目可操作性不强,需要结合一线档案部门的实际环境情况进行优化调整。
反馈意见大征集
今年6月,《2025年度国家档案局科技项目计划》已下达,由上海市档案局承担“常见类型电子档案‘四性’检测技术规范研究”重点科技项目(项目编号:2025-Z-003,以下简称“课题”),笔者很荣幸能成为课题组成员之一。
该课题的主要研究内容是:制定常见类型电子档案(如文书、照片、录音、录像等声像类,科技、专业、网页、社交媒体类电子档案)“四性”检测技术规范及检测策略,形成可推广的检测方法、检测工具及标准制度。
显然,课题研究内容和上文中DA/T 70当前存在的问题高度匹配,针对性很强,大家不妨小小期待一下课题研究成果,笔者也会第一时间把能公开的内容及时发出来征求大家意见。
目前,课题尚处于调研阶段,力争最大范围收集各方对于DA/T 70的反馈意见,特别是在“单套制”实际推进过程中碰到的实操问题。课题的第一阶段目标是完成对DA/T 70的修订,将其适用范围从文书类电子档案至少扩展到可以覆盖照片、音频、视频等声像类电子档案,同时尽可能考虑调研阶段收集到的相关问题。
朋友们,您的反馈意见很有可能会被下一版四性检测标准所吸收,甚至成为其中的重要组成部分!所以,赶紧行动起来,拍拍您的脑袋,问问您的伙伴,动动您的手指,不管是评论区留言、公众号后台留言、文末加小罗微信联系、写文章投稿,还是您能想到的其他任何反馈途径,我们都欢迎并期待您的真知灼见!
彩蛋
针对课题第一阶段目标需要重点覆盖的照片、音频、视频等声像类电子档案四性检测应考虑的问题,笔者苦思冥想一下午,想出了以下几点供大家拍砖:
需要考虑信息包结构的差异性,文书档案可以采用GB/T 39362 ASIP的结构,将元数据和电子文件内容打包在一起,照片、音视频档案文件很大,需要采用METS封装包分体式设计,将元数据和文件内容分别打包,用指针方式链接,原因参见本号文章《AIP的逻辑结构与物理结构设计》;
由于声像文件很大,预计采用普通的数字摘要比对方式来验证真实性速度很慢,需要选择更加高效快捷的数字摘要算法;
是否需要考虑声像文件的电子签名验证问题?(说实话,笔者对于如何在声像文件中添加电子签名真没研究过)
由于图像、音视频格式及其算法的多样性,需要支持对不同格式以及相同格式不同版本或者不同编码算法的检测;推荐格式参见本号文章《各种类型电子文件归档格式对比总结》
利用AI技术是否可以考虑对声像文件内容进行检测,比如是否包含黄暴信息、政治敏感信息等;
声像文件的可读性检测目前的技术能否实现?也就是通过工具软件自动检测声像文件是否能够正常打开显示或播放?
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