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本篇是参加“琴海科技杯”第三届档案信息化公司业务与技术实力大比武（简称“大比武2025”）的投稿文章，来自广东万维博通信息技术有限公司，作者：王莉莉。
01
PART.ONE
项目档案是建设项目管理的重要组成部分，是项目工程实体建设质量和管理过程的真实记录和反映。
一直以来，不管政府还是社会企业工程建设投资主体，普遍面临项目点多面广、档案形成主体多、监管难度大等问题，工程现场往往又是“重工程、轻档案”，文件资料形成和归档不及时、不完整、不真实、不准确、不规范，项目后期甚至完工集中“写回忆录”的现象屡见不鲜，工程竣工三个月内无法进馆、项目难以如期验收、决算和转固的现象比比皆是。
那么，建设单位作为项目档案管理的第一责任主体，要如何通过体制机制约束和技术手段应用，从源头上做好项目档案完整性和质量把控呢？笔者根据多年的工程项目档案治理经验，从建设单位的角度入手，以项目文件同步形成、集中归集监管为思路，通过管理体系及机制的业务融入、集中式多责任主体平台的搭建、联动合同的多措施落地保障三大管理策略，旨在有效化解项目档案治理难题。
02
PART.TWO
为项目档案管理建章立制
体系规划是从前置管理、全程监管角度出发，参照国家、省、市的工作标准或规范，围绕建设单位的项目档案管理建立的制度、标准、技术方案和要求，为项目档案管理工作提供技术交底、过程指导和管控抓手。具体包括：
01
【定范围】
建立项目全过程文件收集归档清单、来源和移交流向清单；重点检查施工单位提交的项目分部分项清单及检验批划分方案清单，确保方案与项目实际相符后，将这些清单作为项目档案管理的依据和前提条件。
▲ 【图】某建设单位梳理的清单及指引
02
【控质量】
制定项目文件、图纸、照片、视频等归档的内容形成质量、形成时限、签章要求、著录和数字化要求等细则，确保现场资料员、档案员等实际操作人员可具体落地。
03
【设抓手】
制定项目档案各方主体配套管理和考核制度，将项目档案管理和信息化等相关要求写入招标、合同要求，关联合同单位的计量支付及履约评价等，为项目档案管理执行落地做好铺垫。
04
【通来源】
分析前端业务系统情况，辅助制定各业务系统数据归档接口标准、元数据方案，主动对接业务系统并实现业务系统文件在线归档；对于涉及电子档案管理的，还需要提出前端业务系统的电子签章业务规范要求和注意事项。
▲ 【图】工程档案管理系统与业务系统接口示意
03
PART.THREE
为项目档案管理数智赋能
根据《建设项目档案管理规范》（DA／T 28－2018），项目档案管理应遵循“统一管理、强化保障、融入建设、全程管控”的原则。要做到这一点，从平台建设上就需要颠覆传统项目档案管理系统“纸质组卷+移交前数字化”这一“事后管理”的做法，把档案管理工作前置到业务环节，建立与业务同步的“工程文件收集+监管”平台，对内覆盖建设单位项目管理部门，对外覆盖项目参建各方，由项目五方责任主体按照前置规则共同维护项目建设全过程的动态文件信息库。同时联动工程建设管理相关业务系统，确保项目档案“前置管、同步收、全程控”，在建设过程中有序、高质积累。具体做法包括：
▲ 【图】业务规则全流程管理
01
【要求清单化】
建设单位项目接收后，将项目档案规划阶段建立的文件收集范围、来源、移交流向、分部分项等梳理成平台可用的业务规则并植入项目档案管理系统，目的是将档案工作前置，通过清单化的方式明晰项目档案管理要求，主动引导参建单位按照清单来规划项目文件的形成和积累。涉及多项目管理的，可以按工程类型建立好清单模板，方便新项目快速复用。
▲ 【图】需要植入的主要规则
02
【任务责任化】
项目五方责任主体均统一纳入项目档案管理系统进行管理，按照“谁形成、谁采集”的大原则进行项目档案管理。参建单位一签署项目合同，档案室即可根据其签署的合同承包范围将与之相关的任务清单分配至该参建单位，实现系统化、清单化的技术交底和任务责任化压实。参建单位按照清单任务，形成相关文件并按清单“对号入座”同步归集到系统（一般不得晚于现场7天），简化作业难度，从源头控制文件同步和完整收集。
▲ 【图】系统规则配置界面
03
【监管远程化】
为切实确保档案质量，建设单位需要依托平台对其他参建单位进行全过程监督和指导，一方面与人工智能技术融合，通过量化管控监测项目文件及其及时性、完整性与准确性；另一方面通过平台的监管端可在线进行全过程的监督指导和意见反馈，及时发现文件形成过程中的质量问题并落实整改，确保归档文件“一次成优”。
▲ 【图】在线监管
04
【采集便捷化】
明确项目文件来源和业务系统文件归档流向，通过标准接口，对接前端业务系统实现办结业务文件自动归档，避免重复采集工作量；对线下产生的实体文件，可快速完成文件批量化著录、导入以及全文挂接、文件分发等，同时还可以利用AI小助手实现识别并提取扫描图像信息实现核心字段自动化著录，减轻现场人员工作量；此外，结合手机APP移动端同步拍摄、上传现场文件，简单便捷。
▲ 【图】多采集方式支持
▲ 【图】基于AI的自动著录
05
【组卷自动化】
基于城建档案馆、建设单位、使用单位的接收范围，预先配置组卷规则，对已收集的文件实现自动多流向组卷。档案移交前，资料员根据规则一键完成电子档案组卷，形成案卷和卷内目录，再根据电子档案顺序，对照完成纸质实体排序和整理，输出电子档案数据包进行移交，做到一次采集、多次组卷，节省工作时间和成本。
▲ 【图】自动组卷和整理
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【权限精细化】
为了确保文件利用的安全性，需要建立与管理责任高度一致的、严格的权限控制机制，按照“甲方看所有、监理管总包、总包管分包”建设项目档案分级监管机制。同时，文件数据要细分预览、下载等权限，确保数据利用的安全。
▲ 【图】严格细致的权限划分
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【利用多元化】
为了最大程度深化项目文件的利用，对文件部分关键数据进行提取、统计、分析，自动形成重要文件的台账清单，如项目投资、合同签订、项目支付、结算文件、往来文件等，并在管理者使用的查阅端自动更新展示。此外，结合AI大模型构建的智能问答系统，还可以实现用户提问的精准理解与知识库智能检索、同类项目规划，显著提升业务反哺能力。
▲ 【图】自动生成各类台账
▲ 【图】便捷移动查阅
▲ 【图】基于AI的智能问答
04
PART.FOUR
为项目档案管理构筑保障
01
【常态培训+坐席服务】
随着旧项目完工和新项目启动，建设单位需要监管的项目和参建单位始终处于动态变化之中。加之现场资料员变动频繁，管理难度大，为保证新手资料员快速适应项目档案管理要求，按照既定进度和质量要求完成档案工作，开展集中式的“常态化培训+坐席服务”非常有必要。
一是建立“固定周期、统一发布、统一教程、统一讲义、按需报名、当场考核”的常态化培训机制，确保所有资料员的项目档案管理工作“应学应会”、过关上岗。
二是安排专门人员远程坐席为参建单位提供指导、答疑，随时疏通项目档案管理存在的难题。
▲ 【图】常态培训+坐席服务
02
【业档融合联动监管】
工程档案管理平台要与工程建设管理平台充分联动：一是在项目开科、合同单位签约、进度款支付、履约评价、结算等业务关键节点，为项目档案“提前介入、四同步”设置环环相扣的关联抓手；二是可以为项目建设管理平台的部分业务开展提供依据文件。
▲ 【图】治理体系与平台耦合图
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【定期通报与考核】
项目档案的有序管理离不开项目管理人员的高度重视与协调配合，这就需要建设单位档案室主动与项目组密切联系，主动反馈项目档案管理情况并协同项目组共同落实整改。例如，每月将项目档案管理情况特别是与现场的进度偏差、质量问题等形成问题清单，由项目组在项目例会上通报并落实整改；每个季度或者半年开展一次集中评价、现场抽查和复盘，以量化权重的方式对项目和各合同单位进行考核，提升参建单位重视程度；还可以对年度考核优秀的单位实施积分奖励、发放单位感谢信或者优秀档案工作者证书等，进一步提升项目档案管理积极性。
04
【发挥监理和全咨监管力量】
除建设单位的常规监督指导外，还可以充分调动监理和全过程咨询单位参与项目档案管理，按照业务工作谁负责、档案品质谁兜底，在施工单位完成自查的基础上，开展监理（或全咨）在线核查、建设单位线上抽查的两级监督指导机制。
▲ 【图】对照进度在线核查
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【全流程闭环】
项目档案管理体系化管控还需要确保全流程的有效闭环。对一个具体项目而言，建议从项目立项开始建设单位档案室就介入监管，从参建单位合同签订就对参建单位进行交底，并按全流程管控方案实时进行过程管控。为了避免虎头蛇尾，在工程竣工验收和档案实体归档前，还需要对项目开展项目档案管理平台专项验收，全面核查项目档案管理情况，并对发现的问题一次性提出，全面完成整改并经复查合格才予验收通过。只有专项验收合格才能进行后续实体档案的归档移交，以及项目验收、结算支付等工作。
▲ 【图】项目档案头尾闭合
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PART.FIVE
本方案结合建设项目档案管理现状，按照“提前介入、同步监管”的理念，搭建对内对外“多方”协同的文件收集和监管平台，制定建设项目全生命周期的“清单”，真正压实并明晰项目档案形成和采集责任，通过线上审核，确保文件质量和同步性，及时提供不同终端便捷利用并反哺业务。目前，本方案已经在各类政府工程建设单位、房地产企业、其他工程建设投资企业的各类工程建设项目档案管理中得到广泛应用。
该项目档案治理模式入选了《广东省档案管理与服务优秀案例》，并获国家档案局办公室2020年度全国经济科技档案工作创新案例一类案例，对各类建设单位的项目档案管理工作具有一定借鉴意义。
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