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本篇是参加由宁波市档案学会联合数字罗塞塔计划发起的贯彻《电子档案管理办法》优秀实践案例交流活动的投稿文章，来自宁波市轨道交通集团有限公司，作者:徐赐珍、俞沁文、吴墀忠。
PART 1
实施背景
2024年11月1日，国家档案局第22号令《电子档案管理办法》（以下简称《办法》）施行。《办法》第七条规定：机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强各类电子文件收集、归档工作，保障具有保存价值的电子文件应归尽归，并按规定移交档案馆。
回顾2015年，DA/T22-2015《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）发布，代替DA/T22-2000，《规则》这次修订有2点深受基层档案工作者欢迎：
一是确定“件”为整理单位并简化整理措施，
二是扩大适用范围，将电子文件整理纳入其中。
近年来，电子文件归档和电子档案管理成果丰硕：各类试点相继开展，理论实践极大丰富，规范标准纷纷出台，电子档案管理系统功能逐步完善，《办法》出台水到渠成。
但是，对照《办法》“保障具有保存价值的电子文件应归尽归”要求，各方面都只向“外部”看，只盯着OA和业务系统电子文件归档，还没有向“内部”看，产生一个盲点：电子档案管理系统本身也形成大量“具有保存价值的电子文件”，这些全宗类电子文件还没有被关注。
PART 2
“应归”分析——必要性
(一)
全宗卷非常重要
全宗卷是档案的档案，全宗卷建设是档案工作重要内容，完整记录立档单位管理工作，动态反映整个全宗的变化情况，为档案员提供参考和依据，是管理全宗档案的重要工具，全宗卷材料齐全与否直接反映档案管理的水平。档案馆在接收档案时，同时接收全宗卷。
传统档案管理场景下，全宗类文件材料基本以纸质形式收集和整理，有成熟的标准，DA/T12-2012《全宗卷规范》（以下简称《规范》），《规范》基本以纸质全宗卷为对象修订。
(二)
数字档案室场景下全宗类文件材料载体变化
数字档案室场景下，档案工作业务环节部分或全部由线下转到线上，电子文件大量在线归档，形成收集类、整理类、鉴定类、保管类、统计类、利用类的全宗类电子文件，其数量和比重将快速增加。一些企业中，纸质全宗文件材料比例大幅度下降，电子全宗文件比重迅速增加并占据主导地位。
我们研究档案业务全链条线上作业时，注意到全宗类电子文件这个尚未被充分关注的领域，形成3个认识：
1
要建立“电子全宗卷”概念
传统档案工作场景下，既有档案，又有全宗卷。数字档案室场景下，既要研究“外部”业务系统电子文件归档，即电子档案，又要研究“内部”电子档案管理系统电子文件归档，建立“电子全宗卷”概念。这是数字档案室“最后拼图”，是企业数字档案室建设的“空白领域”。
2
电子全宗卷代表发展潮流
数字档案室场景下，电子档案管理系统形成的原生全宗类电子文件数量逐年攀升，比重迅速增加，这是巨大的资源宝库，建设电子全宗卷是必然的选择，不应“逆信息化”归档。
3
推动单套管理电子全宗卷
应当扩大数字档案红利，与电子档案推行单套管理同步推动单套管理电子全宗卷。
PART 3
“尽归”分析——可行性
(一)
数字档案室具备建设电子全宗卷的基础条件
数字档案室本身具备了建设电子全宗卷的所有硬件和软件基础条件，只需要增加一项电子全宗卷功能。由于不存在系统间接口建设，因此比业务系统电子文件归档更容易实现。问题不是能不能实现，而是能不能想到，有没有一个合理的设计方案。
(二)
电子全宗卷建设技术分析
1
电子全宗卷文件资源来源分析
电子全宗卷不是单纯的纸质全宗卷的数字复制件，主要有3种来源，基本类似于数字档案资源的来源：
一是电子档案管理系统执行档案业务流程形成的电子文件，比如档案收集、归档、利用、鉴定和销毁等流程；
二是电子档案管理系统中人工记录或自动形成的电子台账，如盘库、档案出入库、库房管理、温湿度记录等；
三是部分线下形成的纸质全宗卷文件的数字化成果。
2
电子全宗卷与纸质全宗卷整理差异分析
《规范》虽然完全基于纸质全宗卷编制，但其基本要求适用于电子全宗卷。当然，不同载体的整理场景有差异：
第一个差异是整理时间。
电子文件可以自动实时归档，也可以通过条件触发（定期）归档；纸质文件一般是定期整理归档（一个年度一次）。
第二个差异是组件方式。
电子文件实时整理，一个审批流程视作一件，一类台账定期生成后视作一件，按时间顺序赋予编号；纸质场景下，一般是一个年度的文件汇总后集中整理，分类组件因人而异，一般趋于“简化整理”。比如建设单位档案员习惯将一个建设项目一个年度内所有归档审批流程装订成一册当作一件，把一个年度内文书类归档审批流程装订成一册当作一件。因此，不同载体场景下，全宗卷“件”的内容（题名）和数量会有不同的结果。
3
电子全宗卷与纸质全宗卷编号差异分析
《规范》明确的“全宗号-类号-件号”编号结构，对于档案业务量小的单位是合适的，档案业务量大的单位，多年积累后编号数值较大，其实也难适应。
电子全宗卷由系统自动归档，自动按件赋予编号，是全新的应用场景，编号资源需求较大。编号设计可以参考档号规则，增加“年度”元素，形成“全宗号-类号-年度-件号”编号结构。该结构优点明显：一是件号数值不大；二是灵活性强，历年全宗卷实施数字化不必担心编号资源制约。
(三)
电子全宗卷功能设计方案及实践
1
业务场景/功能需求
支持电子全宗文件的收集、整理、修改、查看、导出等操作，管理对象包含电子档案管理系统形成的全宗类电子文件和纸质全宗卷文件数字复制件。
2
分类方案
根据《规范》分类，我们结合实际，对收集类进行细分（该类文件数量较多，细分后模块间互相影响小），形成以下分类方案，同时采用“全宗号-类号-年度-件号”编号结构：
3
页面设计方案
全宗卷主页面分3个模块，如下图：
1）全宗卷列表：
设在全宗卷管理页面左侧分类树默认显示全宗卷的8个类别，每类对应固定的类号，便于维护。
2）功能菜单栏：
设在全宗卷管理页面顶栏，设4个功能键。新增：增加新的全宗卷文件条目，根据著录项填写信息并保存；删除：单条或批量删除条目；检索：选择全宗名称、分类名称或输入检索信息进行过滤；导出：导出当前页面过滤数据。
3）全宗卷文件管理页面：
默认展示全部分类下的全宗卷数据，可通过点击左侧分类树实现数据过滤；点击操作列功能按钮可进行查看、修改、删除操作。
4
分类描述
按分类方案确定的12项内容，逐项明确收集频率、方式（自动或手动），以及著录项要求，包括：全宗名称、全宗号、分类名称、分类号、年度、件号、责任者、题名、备注等内容。明确题名和电子文件命名规则。
5
收集频率
总体原则是实时归档，收集频率具体要求如下：
各类业务台账，按正式成果形成频率归档。如系统设定一个月汇总一次台账的，一个月归档一次。
审批流程结束形成的全宗卷文件，一个流程计一件，归档一次，按时间顺序赋予编号。纸质全宗卷文件数字化后上传系统，纸质归到全宗卷中，采用相同编号。
PART 4
效果及影响
(一)
意义
电子全宗卷是数字档案室建设到一定阶段必然会碰到的问题，必然要研究的课题，是数字档案室“档案”业务的后一篇文章——“档案的档案”业务，是数字档案室的“最后拼图”。建设电子全宗卷，为数字档案室补齐最后拼图，充分利用电子档案管理系统中形成的全宗类电子文件宝库，其找到“组织”，实现价值，提高全宗卷工作质效，是落实《办法》“应归尽归”的题中之义。
我们的实践有3个方面意义：
一是在企业档案工作层面建立“电子全宗卷”概念，填补空白，让电子全宗卷从无到有；
二是实现本单位电子全宗卷文件应归尽归和即时归档，进一步让《办法》在企业落地；
三是为完善《规范》提供案例，倡导和推动电子全宗卷单套管理。
(二)
建议
1. 档案主管部门重复2015年修订《归档文件整理规则》将电子文件纳入适用范围的故事，与《办法》配套，修订《规范》，将全宗类电子文件纳入适用范围，推动电子全宗卷建设。
2. 各有关单位积极开展电子全宗卷建设，完善数字档案室这块“最后拼图”，为数字档案室“封顶”。软件厂商建设和完善电子全宗卷功能，企业单位丰富电子全宗卷应用场景，共同完善《规范》。
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