【大分享106】基于业财一体的电子会计档案解决方案

本篇是参加由电子文件管理推进联盟联合数字罗塞塔计划发起的“电子发票与电子会计档案管理”主题的相关解决方案和优秀实践案例征集活动投稿文章，来自泛微网络科技股份有限公司，作者:戴广冬。

背景与痛点

自2015年财政部、档案局联合印发《会计档案管理办法》（财政部79号令），其中明确“会计档案可仅以电子形式进行归档保存”以来，相关主管部门推进会计档案数字化转型工作可以说是不遗余力，电子会计资料归档和电子会计档案管理已经成为各单位财务部门必须面对的重要工作。

2023年4月，财政部等9部门联合印发《关于联合开展电子凭证会计数据标准深化试点工作的通知》（财会〔2023〕7号），进一步明确电子凭证从开具到接收、入账、归档全流程均可无纸化处理。这9类电子凭证包括数电票、铁路电子客票、航空运输电子客票行程单、增值税电子普通/专用发票、财政电子票据、电子非税收入一般缴款书、银行电子回单/对账单等。

但与此不相适应的是，现阶段大多数企业采用的是依然是传统档案管理模式，这种管理模式面临着诸多问题。

首先，全量纸质打印、人工收集、整理的管理模式成本高、效率低，无法实现业务、财务、档案全流程电子化。

其次，随着各类凭证电子化，均要求原件保存，也面临着内控、外审的相关风险。

再次，随着业务、财务、管理的数字化转型，以会计凭证为核心的完整“证据链”亟需得到保障。

建设难点分析

解决方案

基于政策与内需的双轮驱动，我们提出基于业财一体的电子会计档案解决方案，实现“票据”“单据”“凭证”“账簿”“报表”等全量会计资料的应收尽收、应归尽归。

实现电子会计档案管理的全生命周期，构建会计档案收集、整理、保存、利用、鉴定、销毁等功能。

利用格式转换工具将收集到的各种格式（如：PDF、DOC、XLS等）的原始凭证进行格式转换，统一转换为OFD格式，并在OFD文件中生成可检索的元数据。

通过智能关联引擎，可配置实现电子会计档案的自动关联，将记账凭证与发票、合同、报销单、收货单、银行回单等原始凭证实现自动关联，自动形成完整的业务“证据链”，这对电子会计档案非常重要，因为通常情况下找到发票还要马上看到相关报销单、合同或者银行回单，以便了解整个财务事件的全貌。

借助上面的智能关联，可以进一步实现“链式”查询，比如通过一个单据，即可查询相关联的各类电子会计档案，实现“链式”查询、关联穿透，还原业务“证据链”。

虽然数电票、银行回单等都在电子化，但企业工作中还存在不少纸质的会计档案，所以系统必须要做到纸质和电子的会计档案都能够管理，能够在“纸电混合”背景下，建立与相关联的其他纸质会计档案的检索关系，方便档案管理人员查询、调阅纸质档案。

成功案例

某专注于传动设备研发、生产和制造的上市公司在财务信息化建设方面已经取得了一些成效，现已建成OA系统、契约锁、SRM系统、发票系统、SAP等业财系统。但财务人员仍采用传统的线下做账方式整理会计档案。随着业务不断壮大，现有会计档案管理方式面临着一系列的问题，如月均凭证数量2000份，记账凭证与原始凭证依赖手动整理匹配、核对，档案整理、装订工作量大；纸质档案存储耗费纸张耗材、档案盒、档案柜等资源，占用库房管理成本；电子档案利用需切换多套业财系统进行穿透查询，纸质档案利用查找困难。

基于上述痛点，明确项目建设方向。通过融合业财系统，实现应收、应付、费用类全场景电子会计资料“无纸化”归档，以记账凭证为核心穿透联查到所有原始凭证。最终电子凭证数字化标准落地，支撑便捷、高效的内外部审计需求。

系统实现层面，客户构建FTP服务器用于存储SAP、SRM、发票系统中的版式文件，档案系统通过标准接口对接SAP系统推送的结构化信息，并通过结构化信息匹配服务器端的版式文件实现凭证之间的关联关系。OA系统单据对接采用标准的流程归档集成和关联规则引擎，通过配置化方式实现与记账凭证间的关联。

最终该项目实现应收、应付、费用类全场景电子会计资料“无纸化”归档和数字化审计，档案合规性达到100%；通过会计档案管理系统建设，实现会计档案全程电子化管理，大幅减少纸质文件打印、存储成本，每年节约72万张A4打印纸，存储空间减少87%；通过智能关联规则引擎，一键关联凭证信息，档案整理匹配归档效率提升92%。

结语

通过建设一个统一的电子会计档案管理平台，实现了各种来源电子会计资料全场景、全量的自动归档，充分与各类业务场景连接，确保档案与档案之间的自动关联，实现业务、财务、档案一体化管理。通过内置电子会计档案的归档范围和保管期限表以及各类元数据标准，只要与前端的业务系统对接好，电子会计资料100%自动收集归档、自动加电子签名防篡改，精准穿透联查，可快速实现电子会计资料收集、整理、归档以及电子会计档案接收、保存、利用、鉴定、销毁的全生命周期自动化管理。

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