国际海运订舱需提供基础文件和特殊货物补充文件，不同贸易术语下订舱责任归属则根据买卖双方约定的风险与费用划分规则确定。
订舱委托书(Booking Note)：这是订舱的核心文件，需明确填写发货人、收货人、通知人信息，以及货物名称、件数、毛重、体积、目的港、要求船期、运输条款(如直达 / 中转)等关键内容，通常需加盖发货人或代理公司公章。
商业发票(Commercial Invoice)：证明货物价值与贸易背景，需包含买卖双方名称、货物描述、单价、总价、货币类型等信息，用于船公司核实货物属性，部分情况下也作为后续清关参考。
装箱单(Packing List)：详细列明货物的包装规格，包括每个包装件的件数、毛重、净重、体积，以及包装材质(如纸箱、木箱)，帮助船公司确认货物是否符合集装箱装载要求，避免超重或超尺寸。
危险品相关文件：若货物为危险品(如电池、化工品)，需提供危险品分类鉴定报告、MSDS(化学品安全技术说明书)、危险品包装性能检验结果单，部分船公司还要求提供联合国危险品编号(UN No.)对应的运输证明，确保符合国际海运危险品规则(IMDG Code)。
木质包装检疫文件：若货物包装含木质材料(如木箱、木托盘)，需提供熏蒸证书或无木质包装声明，防止木材携带病虫害传播，不同国家对木质包装的检疫要求不同(如欧盟需符合 ISPM 15 标准)。
特殊品类证明文件：如运输食品需提供食品卫生检验证书，运输动植物产品需提供动植物检疫证书，运输品牌货物需提供商标授权书，避免因文件缺失导致订舱被拒或清关延误。
