外贸单证简介
1. 合同（CONTRACT）
合同为统称，可由买卖双方出具。卖方制作的称为销售确认书（SALES CONFIRMATION），买方出具的则为采购确认（PURCHASED CONFIRMATION）。除了包含买卖双方名址、签订时间地点、货物品名、付款方式及违约责任等要素外，还可根据产品特性附加条款。
正式外贸合同通常详细约定信用证条件和不可抗力细则等内容。对于易发生短缺的散货，如矿产、粮农副产品等，合同中常附“溢短装”条款，允许在合同数量与金额基础上有若干幅度差异，最后按实际交货量结算。
理论上合同应一式两份，经签章后双方各执一份，但在实际操作中传真件即可作为备忘录使用，更多依靠商业信用及预付款、信用证等方式把控风险。
一些国家客户甚至制作固定合同，并设置“信用证开出后生效”等条款，降低合同约束力。对于此类合同，建议收到信用证后再行动。
2. 发票（INVOICE）
外贸发票即商业发票（Commercial Invoice），用于说明货物品名、数量、单价及总值等内容，格式不限但需包括上述要素并全名落款。
发票需注明发票号码及出票时间，可按需准备多份正本与副本，分别标注“ORIGINAL”、“COPY”字样。发票末端通常有E.&O.E.字样，表示如有错漏可更改。
3. 形式发票（PROFORMA INVOICE）
形式发票样式类似商业发票，主要用于报价及确定交易。客户可将其视为单方面合同使用。
除商业发票内容外，还可在空白处以“REMARK”加注条款，如交货期等，落实交易。此外，客户办理进口许可或外汇额度申请时也需要形式发票。
国际快递寄送货物时附上形式发票，便于统一报关计用。
4. 装箱单（PACKING LIST）
装箱单与发票对应，用于说明货物包装情况，如品名、数量、包装方式、毛重及体积等内容。视产品类别需要还可增加其他详细说明。
装箱单样式与发票相仿，无需注明货物价值，同样需要若干正本与副本。
5. 提单（BILLOFLOADING）
提单是货运公司出具的证明文件，代表物权并在目的地提货使用。分为空运提单（AIRWAY BILL）和海运提单（OCEAN BILLOF LOADING）等类型。
海运提单最常见，内容大同小异。签发时需加注“上船时间”字样，作为计算实际交货期的标准。一般三正三副，任一正本即可提货。
6. 装船通知（SHIPPING ADVICE）
船开前或当日由发货人出具给收货人的装船情况通知，格式不限，但应包括收货人与发货人信息。
7. 保险单（INSURANCE POLICY）
为防范运输中可能发生的毁损，贸易商对高价值货物投保。保险公司根据险种开具保险单。
海运货物保险分基本险别与附加险别两类。基本险别包括平安险、水渍险与一切险三种。
附加险别不能单独投保，包括一般附加险与特殊附加险。
投保金额一般是CIF价格加成10%，计算公式为：保险金额 = CIF货值 ×（1 + 加成率）。实际操作中货值较小的可做简易处理。
8. 商检证、质量证、重量证、卫生证等
部分商品出口须经国家检验检疫局强制检验并出具检验证书，包括质量证、重量证、卫生证等。
厂商需先在商检局备案登记，出口前填制申请单并送样品检验，合格后取得放行单报关。SGS检验公司等第三方机构也可提供服务。
9. 原产地证
原产地证分为一般原产地证与普惠制原产地证两种，是出口货物生产和制造地证明文件。
货物进口国据此给予不同关税待遇。中国原产地证由商检局出具，企业需先在当地办理注册登记。
普惠制是发达国家给予发展中国家的关税优惠制度，普惠制产地证使货物享受优惠关税待遇。
原产地证也可由贸易促进会和商会出具，格式相同但盖章不同。
10. 受益人声明（BENEFICIARY CERTIFICATION）
受益人声明出现在信用证下，用于证明客户要求的事项。书写无固定格式，标题为BENEFICIARY CERTIFICATION，内容为“WE HEREBY CERTIFICATE THAT...”后加上声明内容，落款盖章。
11. 船公司/货运人声明（FORWARDER CERTIFICATION）
性质与受益人声明类似，由船公司或货运公司出具，用于证明承运操作符合客户要求。
12. 出口收汇核销单
出口收汇核销单为国家外汇管理局分配的外汇收入申报管理单据。
出口前领取并填写，报关时交给海关，清关后盖章退回。收到国外付款后连同银行收汇水单一并交至外管局办理核销，方可退税。
外贸单证基础与操作流程
出口货物报关单
出口报关时需填制并提交海关。目前，除大型外贸公司或出口企业外，多数出口商通常委托货运代理公司代理报关事宜。出口报关单一式六联：海关作业联、海关留存联、企业留存联、海关核销联、出口收汇联及出口退税联。清关后，退回收汇联和退税联。
信用证
以信用证为结算方式的，在信用证开出并抵达出口商（信用证受益人）的银行后，银行会通知并转交信用证连同通知给出口商。
其他单据简介
在实务中还可能出现其他单据，如海关发票（Customs Invoice），由进口国海关统一制定格式，用于统计、核实原产地及查核商品价格构成等。
领事发票（Consular Invoice）由进口国驻出口国领事出具，主要用于防止低价倾销，同时作为进口税计算依据。
汇票（Draft）是由出票人签发并由付款人按约定付款期限（即期或远期）对指定受款人支付一定金额的指令，常见于信用证操作中。
外贸流程概览
了解单证知识后，可对外贸流程有清晰概念：
- 外贸洽谈前期，制作形式发票用于报价、交易参考或客户申请进口许可。
- 交易确认后，制作外贸合同。
- 准备交货时，制作商业发票、装箱单、核销单、报关单，申请商检放行单等报关出口。
- 报关后海关退返核销单、报关单的收汇联与核销联。
- 交货付运后，获得三证三副提单。
- 制作、申办、整理客户所需的全套单据以收取货款。
- 凭收汇银行水单、核销单、报关单核销联等办理核销与退税。
单证制作原则
单证制作需遵循“单证一致，单单一致”原则，即单证内容符合信用证要求（在信用证操作时），同一套单据间相同栏目内容一致。
单据日期逻辑
发票（INVOICE）日期一般早于所有单证；装箱单（PACKING LIST）一般与发票同日，必须在提单日前；提单日（ON BOARD DATE）不能超过信用证规定的装运期；保单（INSURANCE POLICY）签发日应早于或等于提单日期，但不能早于发票；产地证（C/O、FORMA）不早于发票日期，不迟于提单日；商检证（INSPECTION CERTIFICATION）日期不晚于提单日期；受益人证明（BENEFICIARY CERTIFICATION）等于或晚于提单日；船公司证明（FORWARDER CERTIFICATION）等于或早于提单日；汇票（DRAFT）日期应晚于提单、发票等其他单据，但不能晚于信用证效期。
单证遗失处理
单证遗失可能因出口商制作保管不善或交付过程中遗失。以下是补救措施：
- 报关单据遗失：尽量自行补发并快递给报关代理人；随付报关的核销单遗失需报告外汇管理局并登报声明作废；海关已签发的报关单证明联、核销联遗失可向海关书面申请补签。
- 提单遗失：通过货代补发提单或电放解决，具体视船公司规定而定。
- 原产地证遗失或修改：因实际交货与申报不符或有错漏需申明理由并提供依据重新办理申请手续，新签证书上注明原发证书作废。