很多外贸人在没及时回复客户邮件的时候，都会下意识说一句：“Sorry, I was busy。”当时也没多想，只是觉得要解释一下、显得礼貌。但你可能没意识到，这句话其实非常容易踩雷。
站在客户角度，这句话有两种解读。一种是：“你之前有更重要的事情，客户在你眼里不够重要。”另一种是：“你时间管理有问题，事情一多就乱。”无论哪种，对客户来说，都不是加分项。
更现实一点讲，客户根本不关心你忙不忙。你忙，是你的事情，不是他的。他关心的是：我发的邮件，有没有被认真对待。你越是强调自己“忙”，客户越可能觉得你不可靠。
所以，当你说“Sorry, I was busy”的时候，你以为自己在解释，其实是在给自己找理由。而在商务沟通里，理由往往比沉默还扣分。慢不是问题，敷衍和不确定才是。
我后来慢慢学会，把“道歉”换成“感谢”。比如一句很简单的：“Thank you for your patience.” 这句话的意思是：我知道你在等，我尊重你的等待。听起来是不是完全不一样？
再比如：“Thanks for waiting. I wanted to double-check the details before replying to you.” 这不是在解释自己慢，而是在告诉客户，你慢，是因为认真在处理事情。瞬间，你的形象就从“拖延”变成了“靠谱”。
很多外贸人其实不是不专业，而是太习惯把自己放在低姿态里，总觉得慢了就要先认错、先解释、先压低自己。可你要明白，商务沟通不是讨好别人，稳定、清晰和专业感，比卑微重要得多。
当你频繁说“Sorry”，你是在暗示：我有点乱、有点被动、有点对不起你。但当你用“Thank you”开头，你传递出来的是另一种信号：我在掌控节奏，我尊重你的时间。客户是绝对能感受到的。
所以，下次回客户邮件时，别急着说自己忙。你不需要解释自己的工作状态，你只需要让客户知道，这封邮件，是被认真对待的。别做那个“总是很忙”的供应商，做那个让人觉得值得等一等的合作伙伴。
你回邮件的时候，还在下意识说“Sorry, I was busy”吗？欢迎在评论区留言分享。
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