“会说话”是一门技术活。
外贸业务员与国外客户沟通时，表达方式直接影响合作成效。某些看似无害的表达，因文化差异可能引发误解，甚至导致订单流失。掌握跨文化沟通技巧，避免踩雷，是提升客户信任的关键。
新年第一课：盘点外贸沟通中极易触碰客户雷区的16种表达方式，助你专业应对，高效避坑。
一、催促类表达不当
1. “Just a reminder...” / “Friendly reminder...”
以“友情提醒”开头催促付款或确认订单，易被理解为掩饰紧迫感，显得不够真诚。
建议表达：Dear [Customer Name], I'm following up on the outstanding payment for invoice [Number]. Could you please provide an update on when we can expect settlement? Thank you.
二、推责式回应削弱信任
2. “It's our company policy.”
该说法显得官僚冷漠，让客户感觉你缺乏自主判断和同理心。
建议表达：I understand you'd like us to [do X]. However, due to [specific reason], we're unable to accommodate that request. We can offer [alternative solution] which might also work for you.
三、“尽力”不等于承诺
3. “I'll try my best.”
在英文语境中，“try”暗示不确定性，客户更希望听到明确承诺。
建议表达：I will get this resolved for you by [time/date]. 或 I will look into this immediately and get back to you with an answer.
四、命令式语气易引发反感
4. “You need to...” / “You should...”
带有指导性语气，容易让客户感到被冒犯。
建议表达：To ensure smooth processing, it would be helpful if you could... 或 We recommend that you... 或 Could you please...?
五、解释延迟回复需谨慎措辞
5. “Sorry for the late reply, I was busy.”
“我忙”可能让客户觉得其请求未被优先处理。
建议表达：Sorry for the delay in getting back to you. Regarding your question about... 若需解释，可用“We were finalizing some important details on our end...”
六、过度使用正式短语显生硬
6. “As per your request...”
频繁使用显得刻板，甚至有推责之嫌。
建议表达：As you requested, we have... 或 Following up on your request regarding... 或直接陈述事实。
七、否定性表达应避免威胁感
7. “We don't have a check, until we can deliver!”
感叹号加重语气，显得像威胁，易引起客户不适。
正确表达：我们一收到您的支票就立即安排发货。拒绝请求时应委婉说明立场，而非强硬回应。
八、质疑式提问破坏关系
8. “How is this possible?”
带有强烈负面情绪，客户会感到被指责，影响后续沟通。
应保持冷静，用中性语言询问：“Could you help me understand how this situation occurred?”
九、空泛安慰不如事实支撑
9. “Don't worry”
简单安抚缺乏说服力。客户关心的是解决方案而非口头保证。
建议表达：结合数据与流程说明，如：“Gary，我理解你的担忧。我们行业平均缺陷率为4-5%，而我们的实际缺陷率低于2%。以下是我们的质量控制流程……”
十、直白追问降低回应率
10. “Are you interested?”
过于直接，易造成压迫感。
建议表达：Would it be okay if I send over more details for your evaluation? 给客户留出空间，维持对话开放性。
十一、宣称“最低价”限制谈判空间
11. “This is our best price.”
客户会认为无议价余地，不利于进一步沟通。
建议表达：This is a professional offer based on the current quantity and specs. We’re happy to discuss further if you have specific targets.
十二、慎用“of course”显傲慢
12. “of course”
易传达“这还用问”的态度，显得居高临下。
替代词：yes, sure, certainly，体现平等交流。
十三、“To be honest”易引发信任危机
13. “to be honest”
暗示此前所说可能不实，损害可信度。
直接陈述事实即可，无需前置强调“诚实”。
十四、避免使用“whatever”显不耐烦
14. “whatever”
在美国文化中被视为最令人反感的词汇之一，传递出漠视态度。
替代表达：Either is fine. / Whatever works for you.
多使用“please”、“thank you”、“would you”等礼貌用语，减少“I want”、“you should”等命令式表达。
十五、勿以“新人”身份推脱责任
15. “I'm new here, I don't know”
客户关注的是问题解决能力，而非个人背景。透露“新人”身份易被视为不专业。
即使不了解情况，也应内部确认后再回复，维护公司形象。
十六、减少“请示老板”类表述
16. “I have to ask my boss”
在西方客户看来，可能意味着你缺乏决策权或专业能力。
可改为：“Let me confirm the details and get back to you promptly.” 既争取时间，又保持专业形象。
总结：语言细节深刻影响客户感知。尊重、清晰、积极、以客户为中心，是跨境沟通的核心原则。掌握表达艺术，才能实现高效协作，赢得长期信任。