“会说话”是一门技术活。
外贸业务员在与国外客户沟通时，语言表达直接影响合作成败。某些看似礼貌的表达，因文化差异可能引发误解，甚至导致订单流失。掌握得体、专业的沟通方式至关重要。
外贸沟通中需避免的16个雷区表达
1. “Just a reminder...” / “Friendly reminder...”（催促客户时）
此类说法易让客户认为你在掩饰紧迫感，显得不够真诚。若事情紧急，应直接说明；若不紧急，则无需催促。
建议表达：Dear [Customer Name], I'm following up on the outstanding payment for invoice [Number]. Could you please provide an update on when we can expect settlement? Thank you.
2. “It's our company policy.”（拒绝客户请求时）
该说法显得官僚、推责，削弱客户信任。
建议表达：I understand you'd like us to [do X]. However, due to [specific reason], we're unable to accommodate that request. We can offer [alternative solution] which might also work for you.
3. “I'll try my best.”（回应客户需求或问题时）
此表达传递不确定性，客户希望听到的是承诺而非“尝试”。
建议表达：I will get this resolved for you by [time/date]. 或 I will look into this immediately and get back to you with an answer.
4. “You need to...” / “You should...”（提建议或要求时）
语气强硬，易引起反感。
建议表达：To ensure smooth processing, it would be helpful if you could... 或 We recommend that you... / Could you please...?
5. “Sorry for the late reply, I was busy.”（回复延迟时）
解释为“忙”会让客户感觉其优先级不高。
建议表达：Sorry for the delay in getting back to you. Regarding your question about...
6. “As per your request...”（频繁使用于回复客户要求）
过于正式生硬，有推责之嫌。
建议表达：As you requested, we have... 或 We have processed your order as discussed.
7. “We don't have a check, until we can deliver!”
语气像威胁，暗示对客户付款能力的怀疑。
正确表达：我们一收到您的支票就立即安排发货。
8. “How is this possible?”
带有强烈质疑情绪，易让客户感到被冒犯。
9. “Don't worry”（应对客户疑虑时）
空泛安慰效果有限，缺乏说服力。
建议表达：用事实和数据回应，如：“Gary，我理解你的担忧——这是我们行业中的一个真实问题。让我向你介绍一下我们的质量保证流程。在行业内常见的4-5%缺陷率下，我们的平均缺陷率低于2%。”
10. “Are you interested?”
过于直白，易造成压迫感。
建议表达：Would it be okay if I send over more details for your evaluation?
11. “This is our best price.”
客户会认为无谈判空间，失去进一步沟通意愿。
建议表达：This is a professional offer based on the current quantity and specs. We’re happy to discuss further if you have specific targets.
12. “of course”
语气傲慢，易引发反感。
替代词：yes, sure, certainly，更显平等尊重。
13. “to be honest”
易让客户怀疑此前陈述的真实性。
建议：直接陈述事实，无需前置强调“说实话”。
14. “whatever”
在美国文化中被视为不耐烦、轻蔑的表达。
替代说法：Whatever's cool / Either is fine.
15. “I'm new here, I don't know”
客户关注的是解决问题，而非员工资历。透露“新人”身份会损害专业形象。
建议：不知则问同事或上级，确保回应专业准确。
16. “I have to ask my boss”
在客户眼中可能意味着你无决策权，影响信任。
建议：可表述为“We’ll review your request internally and get back to you promptly”，体现团队协作而非个人请示。
多使用“thank you”、“please”、“would you”、“may I”等礼貌用语，少用“I want”、“you should”等命令式表达，有助于提升沟通的专业性与亲和力。
总结：语言细节决定沟通成败。尊重、清晰、积极、以客户为中心，是跨境沟通的核心原则。掌握表达技巧，才能实现高效合作与长期关系维护。