在上一篇文中,已经介绍了客户在前台上了COD订单的具体流程以及一些注意事项,那COD订单下载到后台系统,是否按照正常的预付款订单来出货呢?
答案是否定的。
因为COD订单本身的风险就高,若是在发货前,没能把这些风险排除掉,一般我们是不发货的。
那后台订单操作具体的流程是怎样的呢?
首先这些COD订单下载后,会全部进入到待审核的状态,由专门负责COD订单这一块的客服进行审核,审核的内容包括订单是否有客户二次确认的标签、客户的地址信息是否具体详细、是否有非COD线路的产品被添加到同个订单里、产品缺货换货、未确认回复的订单留在待审核,需重新电话/邮件联系确认。
如前文所说的,客户只有在二次确认了订单,明确订单金额、产品、数量、地址等信息后,这个COD订单才会下载至后台中。
而在客服在COD订单时,地址信息的确认是非常关键的。前台上,客户可能就简单地写了一串数字或者另外加两个字母,又或者是全阿拉伯语的,这会导致面单打印时乱码。
对情况,我们要求客户所填写的地址是英文的,地址1的信息必须具体到房号,可以说派送成不成功,很大关系取决于这一步工作。
而有一些非COD产品为何会被添加至COD订单中呢?主要是产品后台管理混乱,产品的特性没有标注清晰,属于销售层面。
像这种情况,这个单只能是拆单发货,而且拆单后,需要明确产品的金额、数量等是否准确,并且告知客户,一般以产品缺货为由,询问客户是否还需要?若是需要的话,就拆单,新的订单继续发货,非COD订单拆单后,取消订单。
至于产品缺货、换货等,这和预收款订单操作一致,按照客户的需求来处理即可。
与此同时,像一些没有确认信息的订单,我们的处理时效一般在7天内。超过7天,这些单如果没有通过审核的,或者没有添加任何备注信息的,将会自动取消,取消后需要自动发邮件告知客户具体的缘由,避免引起后期的客户纠纷。
至此,按照上述的操作,大部分的COD订单信息都可以确认完成,顺利进入仓库操作了。
但还有一点,我们需要不定时去抽查的,那就是COD订单的金额,这是最为关键且重要的。
不管你的公司规模大小,技术水平如何,最终还是由人来开发或者操作,那就可能存在失误,尤其涉及系统的修改。
你要保证的是打出来的面单上金额数值与客户下单时是一致的,尾程派送商也是按照面单上的金额进行收款的。
所以,非常建议每天在仓库开始打包包裹后,抽查不同时段的10个订单,查验金额是否一致。
关于这个坑,我后面分享一下此前我们遇到COD订单金额为0的情况,是怎样产生的,如何及时挽回。
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