香港公司法定秘书，真的只能由香港人士担当？速看！

2018年1月，香港公司注册处正式发布公告：

依据《反洗钱及反恐融资条例》所设立的信托及公司服务提供者新许可证制度，将于同年3月1日起正式生效。

自此，信托或公司服务提供者若想在香港地区合法开展信托或公司服务业务，必须向公司注册处处长提交牌照申请，并且唯有达到“适当人选”的评定标准，方能获批经营许可。

按照《香港公司条例》的明确规定，所有于香港注册成立的企业，均有义务委任一名公司秘书。

提及“秘书”二字，人们脑海中或许首先浮现出接听电话、安排日常行程等事务性工作画面，但公司秘书绝非等同于传统意义上的私人秘书。

实际上，公司秘书扮演着公司法定代表的关键角色，其核心职责在于确保公司的每一项运营活动以及决策制定，都严格遵循香港公司条例以及其他各类合规条例的要求。

简单来讲，公司秘书肩负着监督并推进在港注册公司企业治理规范化发展的重任，是保障公司合法、稳健运营的关键一环。

在香港，公司秘书的职责涵盖范围十分广泛，主要包括保障公司遵循香港公司条例、做好法定记录的保存工作、对公司法定变更进行汇报以及处理各类行政事务等方面。

1.注册公司及运营保障

作为公司的代表，公司秘书最主要的职责在于确保公司业务严格遵循香港公司条例所规定的各项法规与要求。

为此，公司秘书必须深入了解并熟练掌握《香港公司条例》的各项内容及要求，以便能及时向公司提供相应的专业建议，确保公司在成长和发展过程中始终处于法律框架内，不越雷池一步。

而且，公司秘书需要同相关政府机构及监管部门保持密切联系，时刻掌握最新的政策信息，以便为公司制定更加精准、合理且负责的决策提供可靠依据。

2.与政府部门沟通协作

公司秘书还有一项重要任务，那就是负责妥善保存公司的各类法定记录，其中涵盖公司的商业登记证等重要文件。

这样做的目的是，当政府机构需要对公司信息进行核查或查阅时，能够确保公司信息的可获取性，且保证公司信息的使用是公正、合法的，不会引发任何合规问题。

3.保障企业合法合规运营

当公司发生任何变动时，例如股东结构的变更等情况，公司秘书需负责准备相关文件，认真签署并及时提交给相应部门，尽快将这些法定变更信息予以汇报。

其目的在于确保公司运营和管理方面的变动不会引发任何法律上的风险、问题或纠纷，使公司的运营始终处于合法、合规的轨道上。

4.其他行政事务处理及企业管治支持

除上述职责外，公司秘书还需要处理一些其他行政事务，比如商业登记的申请和更新工作，以及协助公司开设银行账户等事宜。

同时，公司秘书需要持续关注企业管治领域的最新动态和消息，以便能为公司董事会提供最为适宜的建议和有力支持，帮助董事会更好地进行决策和管理公司事务。

每一家在香港注册的公司都必须正式委任一位公司秘书，所以选择恰当的公司秘书人选至关重要。

依据香港公司条例的规定，公司秘书需要满足以下几个方面的条件：

1.公司秘书必须是香港本地居民，或者是在香港设有注册地址或营业地点的法人团体。

这样的规定有助于保障公司在香港本地的运营和管理，便于香港本地监管机构对公司进行监督和服务。

2.公司秘书应当持有秘书持牌牌照，并且具备相关公司法的专业知识。

这是确保公司秘书能够为公司提供专业、合规服务的重要基础，只有熟悉公司法，才能为公司的各种运营活动提供准确的指导和保障，避免公司因法律问题而陷入困境。

3.公司秘书要有能力成为公司法人和公司注册处之间的有效沟通桥梁。

由于公司注册处是对公司进行管理和监督的重要部门，良好的沟通能够确保公司在各种事务处理中信息传递准确、顺畅，使公司遵守各项政策法规，避免出现违规情况。

4.公司秘书需要具备专业且合法的能力，协助公司董事完成每年的工商年检和报税工作。

这是公司持续经营的重要保障，能够保证公司在工商和税务方面符合香港当地的要求，避免因逾期或违规而受到处罚，为公司的正常运营和长期发展奠定基础。

简单来说，公司需要的是熟悉当地情况的人员，要具备专业知识，拥有较强的沟通能力（能够消除政企双方的语言和信息障碍），还能为公司的后续发展提供协助（帮助企业依法进行年度审核）等多方面条件。

这些条件对于注册地的政府来说，是对公司进行有效管理的必备要素，从这些要求来看，我们也就不难理解法定秘书在公司运营和管理中存在的重要性及其不可或缺的地位了。

1.执行能力

公司秘书承担多项关键职责，如向董事会提供企业管治建议。因此，他们要具备高水平的执行能力，以制定合适策略推动公司发展。

2.企业治理经验

公司秘书作为企业治理专家，须接受专业企业治理培训，且要密切关注与公司业务相关的企业治理和监管的最新消息。

3.沟通能力

公司秘书职责范围广，涉及多种沟通工作。所以，合适的人选应是有效沟通者，能与董事、经理和投资者交流和传达重要信息。