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外贸 | 做外贸怎么建立好文档?

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2017-02-24
2
导读:怎么建立客户文档,需要的时候,可以一击即中,手到擒来?我遇到的问题1电子文档客户有时候一个订单,文件夹可能是


怎么建立客户文档,需要的时候,可以一击即中,手到擒来?



我遇到的问题
1
电子文档
客户有时候一个订单,文件夹可能是几十上百个,里面又有无数的EXCEL,WORD 。假如事隔一年,回头找,怎么提高效率?
2
纸质文档
各种牛皮文件袋,所料文件袋。即便在纸面上写上备忘,时间久了,文件袋里的东西,以及与之相关联的一些数据,怎么对上号 。

问题是这样做的话总是会浪费很长时间!

一、针对以上问题,知名福友“uangle”分享了他的心得:
首先得有一个命名规则
1、业务员编号:取业务负责人中文名称首字母。
 

2 报价编号规则:Q+Y+2+XX+XXX, 一共6位。
 
a)        第一个字母Q代表quotation。
b)        第二个字母代表业务负责人。
c)        第三个数字1,代表2011年,若2012年用2代替,一次类推。
d)        第四部分 XX,为月份
e)        第伍部分一共三位数字XXX,代表报价序列号1-999.

 3 订单编号规则:Y+1+XX+XXX+XX,一共9位。

a)        第一个字母Y代表业务
b)        第二个数字1代表2011年。
c)        第三部分是两位数字,代表月份01-12。
d)        第四部分是两位数字,取报价单的后两位,以便后查价格;若参考上个订单,用A加订单后两位。
e)        第五部分是两位数字,为订单顺序号1-99.

ORDER文件夹
-- 以客户代号或名字命名子文件夹。

---以订单号命名文件夹,此文件夹下面放置客户订单,采购计划,便于随时查阅。 

 ---- 出货文件夹,里面放置所有的出货资料包括报关等。

---- client文件夹,里面放置给客户箱单发票提单等。

---- picture文件夹,以日期命名,放置所有的照片等。


INQIURY文件夹

-- 报价单号命名,每个报价单一个号码。

另,重新建立2个excel文件,一个记录报价情况,一个记录订单情况。这样每次查询,都很方便。

所有的文件整理,关键是养成良好的习惯。

二、福友“想飞的肥猫”操作方法
最重要的是给文件命名。

把文件夹分类放。比如简单点的,cusomter PO一个文件夹,PI一个文件夹,quotation一个夹,CI&PL一个夹,还有我自己给供应商的Purchase order一个夹等等,都直接用英文命名。

每个夹再按年份建文件档。2016年的,2015年的,2014年的。

每个文件注意一定要命名,我喜欢用公司名首字母+年份加月份首俩字母+订单编号(编号从15年第1个)然后-客户名称,,比如肥猫有限公司的16年6月年度第22个订单,就是FM#16JU22-FOB21.06。如果你一个月就有几十个订单,那就按每个月从头编号。

这样我每次找多年前的客户的订单信息就很好翻了。

不容易翻到的就用电脑的文件搜索功能,也一下子能翻到。

不足之处是安全性不能保证


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