解密▕ 参加集团办公会议是一种什么体验？

小F：集团办公会议参会人数为15人，除集团总裁外，分别是集团各部门负责人、两事业部主要负责人及战略研究室的研究员。

办公会议参与人数曾经有过变动，但现在的宗旨是让最该开会的人来开会，让能负责的人来开会。所有参与人员都是某个工作模块的一把手，最了解需要通报的异常情况和需提请集团关注的问题。所以在会议上发言，才能真的言之有物。

小F：集团办公例会是双周会议，固定开会时间是周一的早上9:30。我会在会议前两天通过邮件或者短信、微信等形式通知给各与会人员，如果有不能参会的，需要提前向集团总裁请假。

当天早上，与会人员都会提前5-10分钟入场，做好会议准备。可以说，在我参加的会议中，还没有见过迟到的人。这种提前早到5-10分钟的习惯，不仅是对上级的尊重，更是一种对待会议的态度。

小F：先是参会人员对各部门重要工作推进和重大事项进行通报。随后是总裁针对各部门的工作状况进行阶段性的指导安排。

比如本周，财务板块提醒各部门对预算指标进行回顾，行政板块要求从上至下再度提高对印章管理的重视，两事业部也分别就对外拓展、新业务试点、会同签订过程中遇到的问题向相应部门要求协助。不过对我个人而言，我更关注资产部提出的信息——集团的几个在建项目，像宜兴城北大统华、镇江商业城、宜兴大统华都会在下半年开业，非常高兴又有新伙伴加入门店大家庭。

在总裁的工作布置中，这周的会议提出了一个新的要求：所有的行政会议，最多只能1.5个小时，门店最多只能1个小时。这样明确了会议时长，更便于安排切实可行的会议议程，也要求各个与会人员发言务必精准，废话少说。

小F：会议结束，对于与会人员来说，是抓紧时间落实会议指示开展后续工作的开始。对我来说，则是另外一项工作的开端——撰写会议纪要。

总裁非常重视会议纪要的撰写，要求所有专题会议必须有会议纪要。它不是记录参会的发言内容，而且记录本次会议的目的、会议达成的任务，包括责任人和时间进度、完成形式等，还包括未达成部分下一步如何处理。会议纪要按部门进行编号，并由一把手进行存档，使其成为部门工作推进的最好工具。

像我撰写的会议纪要，总裁每次都会亲力亲为进行审阅，字斟句酌进行修改。可以说，最终与会人拿到的会议纪要，都是一份简练明了的工作指南，会上提了什么问题，谁来解决，什么时候解决都记得一清二楚。这样，就为后期的执行检查提供的依据。