曾几何时，电子邮件的出现使得我们原先需要靠邮递、传真才能实现的信息沟通在便捷性、实时性等方面获得了革命性的飞跃，因此几乎统领了商务、社交等不同的领域的信息沟通需求。
之后，随着微博、微信等社交专属平台的崛起，电子邮件在社交领域的功能作用逐渐没落，转而专攻走起了商务路线，成为了职场人士使用频率最高的通讯工具。
因此，作为一名专业的商务人士，能不能在每天的工作时间通过电子邮件和外部的客户、供应商、合作伙伴、以及内部的公司上司、团队成员、下属、跨部门同事等不同人群进行有效的沟通，成为了助推其工作发展的重要利器。
商务邮件中，令许多职场萌新头疼的并不是邮箱的使用技巧，而是如何能够写一封标准的商务邮件。商务邮件代表的不是个人，而是公司的形象。商务邮件即使使用范围是公司内部沟通，也代表着你所在的部门、小组的形象，因此还是有非常多讲究的。
今天就让凌佳佳来教教你，如何写一封标准的商务邮件。
凌佳佳会告诉你：
第一点：如何撰写商务邮件的标题
第二点：如何在商务邮件中表达称呼与问候
第三点：如何撰写商务邮件的正文部分
第四点：如何撰写商务邮件的结尾
第五点：如何正确使用发送、抄送、密送等功能
第一点：关于标题
电子邮件的灵魂所在
标题要简洁明了，在主题栏里用短短的几个关键字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急、分类处理，也方便以后查找邮件。
撰写邮件标题，应该遵循以下3个原则：
1. 言简意赅，只写关键词
2. 如果该邮件需要对方立即查看，请标明紧急度
3. 如果该邮件需要对方处理，请标明需对方完成处理动作的关键词
正确示例：
以下5点请注意：
1. 标题不能空白、标题的一般写法
空白标题是十分不礼貌、不专业的表现，所以你要言简意赅地把你此封邮件的主题概括后作为标题。很多情况下，邮件主题就是一个名词，以此来表示此封邮件的主题。例如：
关于（何种事由的）的通知（工作沟通、介绍材料）等等
如果你在未写明标题的情况下不小心点击了发送键，推荐的补救做法是：请追加一封邮件对此疏忽表示歉意。
2. 标题要简短，不宜冗长
一封邮件的标题尽可能只针对一个主题，不在一个标题中谈及多件事情。可以让对方在电脑的一幅画面中看完你邮件标题，而尽量不要让outlook要用上“…”才能显示完你的标题。
错误示例：
△错误原因：标题冗长
3. 当你首次向对方发送邮件时，可以在标题上写上你的身份以增强辨识度
在首次向对方发送邮件时，因为对方没有与你之前邮件往来的历史，所以对你是比较陌生的，也有可能因此而把你的邮件误以为是垃圾邮件而直接删除掉。为了避免这样的情况发生，建议可以写上自己的公司/单位的名称+姓名，这样会让对方从邮件标题中就能知道你来自哪里，因为何种事由而
联系他。因此，就会打开你给他的的第一封邮件啦。
当然，啰嗦一句，在之后的邮件沟通中，就不必每次都写上自己公司/单位的名字+发件人的姓名啦。
正确示例：
4. 标题要能准确反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题
错误示例：“相关沟通”
5. 不要用无实际内容的主题
例如：“Hi！”或是“Greetings！”，很可能会被当成垃圾邮件删掉。
另外，除了邮件主题之外，这里也顺便讲下关于发件人写法的设置。请注意：发件人名称建议直接写上其真实姓名，而非乱码、网络昵称等。这样既表达了发件人对收件人的尊重，也可以让收件人一眼就发现发件人的邮件。
错误示例：
△错误原因：发件人使用网络昵称，而非真实姓名
第二点：关于称呼与问候
细节中体现尊重
商务邮件中的称呼语与问候语往往是最容易被忽略的部分，但是它们有时却决定着一件事情的成败。
1. 关于如何称呼收件者
当称呼收件者时，应遵循以下3个原则：
（1）邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼如：“各位同事”、“各位领导”
（2）如果对方有职务，应按职务尊称对方。如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但记得要把性别先搞清楚。
（3）称呼要第一行顶格写。
以下3点常见错误请避免：
（1）不熟悉的人不宜直接称呼其英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。
（2）直接称呼中文全名是不礼貌的。
（3）现在年轻人中广泛流行对不熟的人也叫“亲爱的”，这点千万不能翻译成“Dear”之后照搬到商务邮件中，开头就是“Dear”，这种称呼无论在东方还是西方都行不通。
2.关于如何书写问候语
在称呼下，应该出现问候语。
最简单的问候就是：你好/您好/大家好。另外，问候语请在称呼的下一行，并请与称呼的第三个字对齐
正确示例：
第三点：正文
关乎成败的主干部分
正文是商务邮件构成元素中最主要的一部分，撰写正文时应当遵循以下7项原则：
1. 邮件正文要简明扼要，行文通顺
1) 若对方不认识你，第一件事情就是表明自己的身份，即你所代表的企业+你的姓名。
比如：我是上海外服灵活用工部的凌佳佳
这样写可以：
-表达对收件人的尊重
-让收件人能够在第一时间了解此邮件的来意
请注意：
若收件人不认识你，切勿直接切入正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看，万一有些人还不设置签名，那就真的摸不着头脑了。
2) 邮件正文应言简意赅地说明事情，最好不要长篇累牍；如果要说的内容确实很多，给你2个建议：
1. 分段落描述、用数字1、2、3、4标识每个段落，并概括段落大意
2. 正文只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述
例如：
△请注意：千万不要一篇到底，没有段落回车，这种邮件往往让人看都不想看。
3) 一份邮件应该只有一个主题内容，不要把两个不相关的内容放在一封邮件中一并发送
当邮件正文中出现的内容主题超过1个时，如果你把这几个不相关的主题合并在一份邮件中阐述的话，很容易让收件人忽略部分内容而误事。
因此，如果有重要内容或较多内容，建议分若干封邮件在不同时间发送。
错误示例：
错误分析：上述邮件示例，主要错误原因为发件人将两个重要的内容混杂到了一封邮件之中，很容易让收件人忽略掉重要信息。针对这种情况，我们建议发送两封邮件来表达两件不同的事情。
如上图所示，邮件可分为如下两封：
第一封邮件的内容可以是对于参会人员、房间分配等信息的再次确认。
第二封邮件的内容可以是对于合同何时能敲章进行询问。
4) 写完邮件正文自己至少读一遍，有没有错别字、句子通顺不通顺一下子就能看出来，记得多用简单词汇和动宾结构的短句，准确清晰地表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。可能的话最好让收件人不拉滚动条就能看完你的邮件。
2. 注意邮件的论述语气
1) 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系，邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方的不适。
2) 尊重对方，“请”、“谢谢”之类的敬语要经常出现。
3. 进行重要信息提示时要注意频度
在正文中提示重要信息是一种有效的手段，但是不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。
合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读的效果。另外，在用英语写电子邮件时，如果为了突出某句内容而整句使用大写字母是十分不礼貌的行为，请一定避免。
4. 选择合适的字体和颜色
中文用宋体或新宋体，英文用Verdana或Arial字型都是安全的，字号用五号或10号字即可，这些是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。
不要用稀奇古怪的字体或斜体来彰显你的个性，最好不用背景信纸，毕竟是商务邮件，邮件的内容才是大家关注的东西。至于字的颜色，黑色、深蓝永远是最好的选择，千万不要选择灰色或其他的浅色。
5. 合理利用图片、表格等形式来辅助阐述
如果一封邮件的内容，带有很多技术介绍或观点讨论的内容的邮件，那么这时单纯以文字形式很难描述作者的意思，所以可以配合图片、表格加以阐述。
6. 不要动不动就使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻
7. 邮件中带有附件时，应注意以下5点：
1) 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件；
2) 附件文件的命名最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理；
3) 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；
4) 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；
5) 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用；
正确示例：
没有觉得上面的邮件中少了一些什么呢？没错！就是结尾的问候语啦。问候语不但可以表达对于收件人的尊重，还可以展现你做事严谨、负责的态度。所以，在结尾加上“有问题请随时和我沟通”、“盼复”等问候语，会让你的邮件专业有所提升哦。
最后，提醒一下，最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要过两分钟之后再发一封 “补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
第四点：结尾签名
彰显你的职业化
1.签名信息不宜过多
签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。
2. 可以准备多个签名档供不同场合使用
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该多样化，你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。
第五点：正确使用
发送，抄送，密送
要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、密送人），请注意以下5点：
1. 发送（To）的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的人，理应对邮件予以回复响应；
2. 一般来讲，被抄送（CC）的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，也可以回复Email；
3. TO，CC中的各个收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低排列；
4. 如没有特殊情况，一般慎用密送（BCC）,这有时是对BCC的人的不尊重，如果你一定要使用BCC的话，比较专业的做法是事先和你需要BCC的人打声招呼，向他说明此邮件会发送给他，但因为何种原因，因此会BCC他。
5. 另外，被BCC的人也要尽量避免跳出来群回复邮件，以免给发件人造成不必要的尴尬。
最后要注意，电子邮件不可轻易地转发、抄送、或密送给他人，所谓“白纸黑字”留下证据，发送之前务必要谨慎。
以上是我们为大家总结、汇总的商务邮件的一些注意事项，中国人一直说“见字如见人”，那么你发出的邮件往往也是你带给别人的第一印象，千万不要让这个第一印象给别人留下任何不美好的记忆，到时候再要去弥补的话就很难了。
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