人力资源系统是一个企业最重要的采购之一。如今，人力资源工具市场呈爆炸式增长，人力资源管理已成为当务之急。
在小型或者初创型企业中，许多HR在选择人力资源软件时，常常会被众多复杂的专业名词搞晕，这次小H罗列了HR们对于人力资源软件的问题，一一给出了答案：
人力资源软件包括组织用来管理日常人力资源流程的无数工具，如招聘、入职、培训、工资、福利、考勤、绩效管理和继任计划。
虽然人力资源软件最初是面向内部的，专注于人力资源部门的管理任务，但今天的产品是所有企业的每个员工都在使用的。
人力资源软件使组织能够将人力资源部门执行的记录保存、计算和通信任务数字化，并在整个组织中分配其中的一些职责。
诸如考勤、工资单、招聘、法规遵从和福利管理等功能可以从纸上移开，在计算机上进行管理——通常效率更高。这种手动任务的部分自动化可以降低劳动力成本，简化人力资源流程并使其更有效。
然而，这项技术的影响远远超出了人力资源自动化的这些常见好处。当更多的员工表现得更好，充分发挥他们的潜力，结果往往是提高创造力和生产力，最终带来更高的利润。
人力资源软件通常是一整套模块，每个模块都是为特定的人力资源流程设计的。
这些软件/平台通常有几个名称:
HRMS 人力资源管理系统
HRIS 人力资源信息系统
HCM 人力资本管理
这几种名称经常被互相代替，但它们之间也存在一些明显的差异，简而言之，HRMS和HRIS是您可以购买的实际软件平台的同义词，而HCM是HR流程和软件的总称。
这些全面的人力资源软件/平台通常包括以下几类软件模块，这些模块通常可以单独购买:
core HR 核心人力资源
（福利、员工档案、薪资等）
talent management 人才管理
（薪酬、学习、绩效、招聘、继任等）
workforce management 员工管理
（排班、考勤等）
service delivery 服务交付
（员工和经理自助服务，帮助台等）
Who is responsible for
buying HR software?
从整个企业来看，谁应该加入人力资源软件采购团队？以下是典型的角色和职责模式：
Sponsor：这是监督项目的主要人员，通常是C级高管，如首席人力资源官(CHRO)、首席信息官或首席财务官。他们做出关键决策，并使计划与业务战略保持一致。
Selection manager：选择经理实际上是产品评估和选择过程的项目经理。这通常是高级人力资源经理，如HRIS主管，或中央项目管理办公室的成员。
Selection advisor：通常，这个角色由外部顾问担任，但也可以是在需求计划、RFP准备和其他正式步骤方面具有类似专业知识的内部人员。
Subject matter experts：专业人士最了解新系统将管理的重要业务流程，如人力资源管理、工资、福利、招聘和薪酬。
Demo team：该小组由HR部门和专业人士组成，他们将使用新系统，并可以向人力资源管理系统供应商询问与部门需求相关的问题，以及支持这些功能的IT部门。
咨询公司TechVentive的总裁Brian Sommer说:“从特性和功能上考虑如何选择人力资源关键并没有多大意义，因为大多数产品都很成熟，做的都是同样的事情。关键评估点在于：哪些产品能够出色地解决企业最复杂、最混乱的功能或流程痛点。”
最常见的人力资源软件购买错误之一是寻找自动化现有流程的产品。Brian Sommer建议，企业应该花时间调查市场上新的创新人力资源技术的可能性，重新设想他们的人力资源或人才管理流程，然后选择一个他们认为可以缩小想法与现实之间差距的供应商。
独立人力资源技术顾问Katherine Jones说：如果要做到这一点，企业必须从将人力资源技术视为服务于人力资源部门的东西，转变为将其视为满足所有员工需求的系统。
专业的人力资源软件存在于员工生命周期的每个主要阶段，从招聘和入职开始，到离职，再到招聘。
人力资源软件系统并不便宜，要购买如此昂贵的系统，你首先必须说服决策者为它买单。
如果HR要做一份business case，来说服老板购买一个新的人力资源软件，那方案里需要包含以下几部分：
1.需求收集。征求用户和主要利益相关者对当前人力资源流程的反馈，并衡量其效率，重点收集未被满足的需求。
2.评估当下。评估当前人力资源系统满足已确定需求的能力和成本。
3.优势体现。量化新的人力资源软件系统能如何提高人力资源工作效率和优化流程。
4.ROI计算。通过列举成本和收益指标，来显示系统何时开始为自己买单。
软件供应商通常会声称处理您的大部分需求，这使得很难在他们之间做出选择。但某些特征有助于区分竞争者和冒牌货。
以下是三个对于人力资源工作流程产生最大影响的功能和趋势：
一、核心人力资源
许多公司，尤其是中小企业，购买他们的第一个人力资源管理系统的原因是为了创建一个无纸化的人力资源系统。电子员工档案是这些系统的核心，也是人力资源技术的基础。
Brian Sommer建议：当下及未来，面对更多的灵活用工，还要确保核心人力资源系统能够完全处理临时员工（如自由职业者和承包商），包括提供准确的员工人数，而不需要单独的软件类型，并为他们提供安全id和适合的功能权限。
Katherine Jones表示：与ERP财务模块的紧密集成也至关重要。在用工问题上需要有分析的能力，例如，某项工作是雇用两名兼职人员还是一名全职人员。
二、人才管理
在核心人力资源之后，人才管理是人力资源软件采购和产品开发最重要的驱动力。
人才管理系统涵盖了大量的学科和流程，用于将具有合适经验和潜力的人引入组织，发展他们的技能，激励他们，评估他们的表现，奖励他们，并降低离职率和挽留人才。
三、劳动力管理
劳动力管理系统使企业能够评估和提高员工的生产力。除了跟踪完成任务和项目所需的时间外，劳动力管理还可以识别更好地安排和部署员工的机会。
虽然它与人才管理有明显的联系，但劳动力管理是一门独立的学科，通常有专门用于它的单独软件。
来源： 国际人力资源科技大会、网络
