HR亲，你确定你很会写邮件吗？
你觉得企业员工的邮件水平怎么样？
如果这篇文章让你茅塞顿开~~~
不妨收藏下来，反复阅读
或者，转给企业同事们
相信，大家会感谢你！
假如你的收件人很忙，他检视收件箱时会“习惯性”忽略标题模棱两可的邮件。如果你希望对方“心甘情愿”地快速打开你的邮件，就要让他一眼从标题里读清你的用意。
所以，标题不能太随意，更不能是空白的。
需要对方尽快回复协助，如需老板批示的请求或者需客户通过的方案。就直接、清晰地在标题中点明你需要对方做的事。
仅通知（告知）对方，可不回复。如会议通知、项目进度汇报等。就让标题成为正文最直白的概括。
比如，某家公司要召开一个新品发布会。
那么给工作人员的邮件标题可写成《XX手机新品发布会各工作人员分工明细》，而不要写成《XX新品发布会注意事项》。
给受邀客户发的邮件标题可写成《李总，诚邀您参加6日晚上XX手机新品发布会》，而不要写成《新品发布会邀请函》。
可以通过用前缀的方式，让邮件主旨立体清晰。让对方立即明白自己需回复什么。
☞ 比如，请领导批示或想邀请参会、或征询高手提意见，可把前缀分别设置成【请示】、【诚邀】、【征求意见】。
☞ 如果有课程项目要公布进度、做内刊要展示内容、或为工作人员分工，可把前缀分别设置成【课程进度】、【企业内刊】、【会议分工】。
☺ 加前缀还有另一个好处就是，便于收件人日后的检索。
正文怎么写
对正文的要求是会：简洁有力、避免误读
如果你在正文中，表达了2—3个主题，这样会让收件人阅读吃力，也不方便回复。
建议：一封邮件里最好只有一个主题。
掌握6w1h和两段式原则，有助于写好正文。
第一段，可以通过检视6w1h中的what(需要做什么)、when（什么时间）、where（地点）、 who(写给谁或来自谁)这几点，来补充邮件标题。
比如，邮件标题是《李总，诚邀您参加6日晚上XX新品发布会》。
那么检视标题，缺少的是when（截至到什么时候）和where（地点）。
所以该邮件的第一段你可以写成，“李总，XX新品发布会将在2016年4月6日晚上7点整于XX国际大酒店举行，诚邀您光临。如需参加，请您最晚于3月30日之前回复本邮件，以便工作人员统计来宾名单，感谢。”
在第二段，可以将6w1h中的“how”展开，在解释说明时要注意：
➀ 分列条目；
➁ 段落之间回车，充分留白；
➂ 主旨无关内容一律不说。
在撰写正文之前要想清楚两个问题：
➀ 需要什么样的答复？
➁ 为了快速得到答复，对收件人提供哪些必要的有效信息？
细节可以加分
发邮件之前别忘了在“邮箱设置”中修改账户信息，把你的默认账户昵称修改为你的真实姓名，这样别人才不会觉得你不专业。
为了保护收件人隐私，会对某些收件人使用密送功能，但有时会出现被密送邮件的人在收到邮件后粗心地直接回复给所有人。为了避免这种尴尬，密送功能需谨慎使用，一般情况下还是通过转发的方式让对方知悉比较稳妥。
附件：小细节彰显贴心度
附件一般要在5M以内，超过5M很可能被对方屏蔽。比较好的方法是把文件放在网盘，并在邮件正文中附上链接和密码。
如果邮件的重点就是附件，可把标题前缀设置成【资料于附件】。
将长句拆解为短句，可以让收件人在逻辑上更容易理解你的意思。
☞ 比如，“本次项目延期上线是因为在客户现场出现了一个由于安装A程序失败导致了冗余的tmp文件丢失所引发的故障。”可以拆解为“项目延期上线，因为在现场出现了安装故障，该故障由A程序安装失败所引发，具体原因为冗余tmp文件丢失。”
正文中尽量直截了当，尽量不用表情符号和感叹号。与当面交流不同，你永远无法预估收件人会以何种思路解读你的文字信息。
职场人都应该在邮件设置规范的签名档。包括：姓名、部门、座机号、手机号、公司名、详细地址等。但注意不要写和公务无关的私生活联系方式，比如微信、微博名等。这样写不仅不专业，而且暴露太多个人信息会引起不必要的麻烦。
很多人喜欢设置自动“感谢你的邮件，我会在第一时间回复您。”
但这种回复毫无意义，让人反感。
而当你休假时，你可以通过它写明你的休假时间和工作交接人。这样真正有急事的人能马上明白在找不到你的情况下，接下来该怎么办。
盈科外服
中国顶级的涉外服务及人力资源服务集团
合伙人利益分工与分配模式，颠覆行业
一站式属地化服务，带来最佳客户体验
面向优质的企业、团队和伙伴
盈科外服加盟合伙人
火热招商中！！！
（长按二维码即可加入）
您也可以登陆我们的官方网站
www.yingkevensco.com
www.yingkehr.com
