（一）繁忙时候，容易出现的状况
忙碌的时候，空闲的时候，人就会做多余的事。
在toyota,我们彻底奉行【必要的东西只拿必要的量】这项原则。作业员在进入工厂作业时，只会拿自己工作时所需要的零件量。不多也不少，坚持只拿适合当的量。
但作业人员也是人，就会发生无法遵守【必要的东西只拿必要的量】的情况。总是不经意间就拿取超过自己所需的零件放在手边。就整理的观点来看，这会导致【不需要的东西】的囤积。
为什么会发生这种事了？
当生产现场过于繁忙或过于空闲时，就会发生这种情况。
作业繁忙时，我们会忍不住想摆多余的零件在手边。
首先，让我们仔细观察繁忙时会发生什么情况吧？
为什么作业繁忙时，员工容易囤积【不需要的东西】？
作业繁忙时，员工会拼命的追赶进度。同时也容易产生不想拖延进度的心理。所以一到休息时间，他们就开始在手边囤积多余的零件。本来只需要十个的零件，却拿了二十个，甚至三十个。依照【必要的东西只拿必要的量】这项原则，只需要拿十个就够了。拿太多只会囤积【不需要的东西】，进而导致无法整理的状态。作业员尽管也明白这一点，但在繁忙之际，一旦心里涌现出【赶不上进度】的不安，就会忍不住伸手多拿。最后因为拥有大量零部件而感到安心。
手边 拥有【过多零件】会导致哪些问题了？
1.拥有超过所需的零件，直到最后都没有用到。事后得放回原来的地方，反而增添麻烦。
2. 拥有超过所需的零件，导致其他作业员的零件不足。需要采购多余的零件，增加成本。
3. 拥有超过所需的零件,使作业员手边的环境变得杂乱。东西堆积如山的情况下，工作容易出错。
（二）空闲时，我们会不自觉的进行多余作业
相对的，太过空闲的时间也会产生问题。
一样会轻易囤积【不需要的东西】，导致难以进行整理的状况。这同样是基于人类特有的心理因素。人类一旦闲下来，就会想要做点事。要是作业线前面没有东西过来，员工就会闲得发慌。随后会擅自提前进度，或是开始做别的工作。出手干涉原本自己没有的事情。员工一旦闲下来，做起多余的事情，就会发生【品质降低】、【容易受伤】的情况。
更糟糕的是他们还会制造不必要的东西，形成堆积如山的【不需要的东西】。导致整理之前产生大量的不需要的东西。想避免每天的工作状态过于极端，就得仔细观察工作的整体进度。
对此，又见案例可供各位读者参考。这是内田胜男指导师前往某个产品制造现场时发生的事。在该制造现场的某个流程处堆了满坑满谷的半成品（制造到一半的半成品）。该流程的作业员由于作业时太过充裕，所以提前完成隔日的进度。由于过于空闲，所以进行多余的作业。而受到这大量半成品的影响，接下来的流程可忙翻了。作业员们拼命追赶前一个环节的进度，天天加班到三更半夜。虽然如此依旧做不完，使得半成品堆积如山。
环环相扣之下，最后全部的流程处都堆着满坑满谷的半成品。
在TOYOTA，我们会嘱咐作业员：【就算没事了，也不要多做什么】。各项流程的作业员要是因为没事就开始进行多余的作业，我们将无法掌握整个流程的正确情况。所以必须清楚了解作业员是否空闲。
人只要过于繁忙或过于空闲，就会萌生【不想拖延作业进度】、【闲得发慌，想做点别的事情】的心情，进而出现不合规定的行动。这样容易导致员工囤积物品，甚至制造【不需要的东西】。
所以避免每天的工作状态过于极端，降低繁忙程度的落差，也是推动整理的关键。
作为对应方法之一，OJT—SOLUTIONS会在办公室明确张贴目前助理人员的工作状态。
等待工作中
处理工作中
忙碌中
像这样将繁忙状态分为３个阶段，让各助理人员自行表明目前的工作状态。此种做法，能够防止在工作集中在已经分身乏术的人身上 相反的，也能减少无事情可做的人闲到发慌的情形。
（三）进行【单件流程作业】，也能将损失减到最低
避免工作状态过于极端，还能够在早期发现产品缺陷，让公司的损失最小化。内田指导师是这么说的:【TOYOTA有个做法叫“单件流程作业”(one —piece flow)】的制度。单量作业生产有别于大量生产制度，拥有能轻易发现的优点。
请试试把整个流程看作一条河川。比起河面辽阔的大河（大量生产），河面狭窄的湍急河川（单间流程作业）更容易发现水流停滞或东西卡住。因此出现不良品的时候，能够将损失压到最低。】
这个道理也能套用在派送【文件】的流程上。
比方说，等审批申请表或委托文件即将到期，再一并提交给上司的方式，就是所谓的大量生产。
这种情况下，要是文件有疏失或语义错误，不仅来不及发现，重新制作的损失（时间）也很大。而且上司得等数据送来才能确认文件，所以会产生【等候派送】的时间浪费。
相对的，以【单件流程作业】（少量生产）的方式依序处理文件并立即提交给上司，不仅能防范上诉问题，还能避免文件堆积在人员上司手边。
工作进度必须有如河川般川流不息。避免人员过于繁忙或空闲，保持均衡状态，如此一来，就不容易堆积物品，整理起来也轻松得多。
