财务分享┃财务精益管理：工作效率与绩效的双重提升

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明明工作很辛苦，绩效却没有明显提升？

你需要花心思去想一想，做的事哪些是有价值的？时间分配是否合理？工作的优先级是什么？哪些旧流程还能再精简一些？组织分工如何才会更合理？…

我国庆节前在秀财网的主题分享《工作效率与绩效的双重提升——财务精益管理》，分享了我多年来在财务环节上的精益管理思路和实践心得，通过案例和大家一起探讨如何通过流程梳理与资源整合做到工作效率与绩效的双重提升。

一、你做的事有没有价值？

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卡诺模型

在全球范围内，日本企业优秀的精益管理是众所周知的，对此进行学习借鉴的企业不在少数。

其中，就有一个著名的卡诺模型，它可以指导一个公司的价值定位。模型中纵坐标表示满意度，横坐标表示需求实现率，3条彩色的曲线分别体现了需求和满意的线性和非线性关系。

卡诺模型（Kano Model）：体现产品性能对客户满意度的影响，用以对客户需求分类和优先排序。

• 棕色曲线（Lean）：需求实现率越高就满意度也越高。反映了公司的价值主张（value proposition），例如凌志汽车最求完美、沃尔玛强调低价。

• 绿色曲线（Baseline）：需求实现率达到一定高度时，满意度几近饱和不再上升。比如酒店的房间，干净会提升满意度，但如果因为抽水马桶的水达到了饮用标准，就要多收20%的费用，客户是不会买单的。财务也是这样，刚开始会计能独立报税很不错了，但当大多数人都达到这个水平的时候，以前的亮点就变成了基本配置。

• 红色曲线（6 Sigma）：在客户提出需求之前就实现的功能。这种增值服务，可以提供额外的满意度，从一开始就是惊喜。

 

不仅是生产管理，卡诺模型对财务工作的价值取向也有指导作用。所以，问一问自己，我的财务工作哪些是红色曲线，哪些是绿色曲线？如果财务的大部分工作都在绿色曲线，那你对外部的贡献就可能就非常少，这时就需要开始反思了。

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ATM测试：作业价值指数

A：Activity 作业

T：Time 时间

M：Merits 价值

这个指数可以让你发现，你最有价值的工作究竟是什么？

比如对于应收会计来说（见上图），编制分析报表的价值是最高的（有五颗星），但却只占5%的时间，原因是大部分时间都花在低价值的工作上。

如何判断事务价值的高低呢？用管理学之父彼得·德鲁克的话说就是：“什么是价值？价值就是对外部组织的贡献。”

 

如何提升价值系数呢？坚守一个原则：把时间花在价值更高的事情上。分析报表、合同审核、催讨货款，这些工作能为外部组织创造价值，应该加大力度精益求精；报销等日常事务要抓重点，提升效率；开票、盘点、核价等低价值的日常事务性工作就可以考虑外包。

比如通过对核对价格差异改进流程，第一次做对就植入销售前端，把原来20%的时间压缩到5%，然后把编制分析报告的时间提升至25%。

二、财务精益的4个方面

做精益，第一步就要问哪些是能创造价值的，哪些是不创造价值的？

第二步，就要具体地分析如何做精益，图上围绕价值有四个方面：流程、合理、系统、组织，组成了财务环节的精益框架，下面我就来详细讲一讲。

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流程梳理

首先重新审视一下我们的流程。企业每年都在发生变化，组织架构、产品、客户要求发生变化。在发生这些变化的时候，我们财务部门的配套工作也应该发生相应变化，建议每隔1~2就停下来重新梳理一下流程。

 

流程的3个方面：输入、加工和输出

以报关单为例（上图），旧流程需要关务和财务两个部门经手，票据的周转也不够快捷；新流程由系统自动生成代码，全部由关务独立操作，省时、省力，还能避免出错和丢失风险，这样的流程效率更高。

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整合外部资源

有了好流程，接下来就是整合外部资源，实现内部和外部的共享。

财务要跳出自己的领域去思考，哪些第三方软件或外部资源可以为我所用？比如银行，让ERP系统自动生成的请款单上传银行系统付款，比起人工填制表单，不仅效率更高，准确度也更高。

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系统自动化

企业ERP系统里的功能很多，你都用到了吗？以PO（purchase order）处理为例，以前几十张PO要一张张对发票，但实现PO批处理后，就能节省大量人力时间的消耗。

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财务组织分工

在华多年的外企，其组织架构也往越来越精益的方向发展。

以前为了享受“三免两减半”的优惠政策，可能会在同一个城市就建立好几个工厂，组织架构越来越庞大，财务工作效率也越来越低。但政策结束后，这些多余的公司就被逐步合并，最终形成一个目前这个较合理的财务组织分工（如下图）。

这份分工模板对于想要进军海外的中国企业也同样适用，对规划哪些企业应当开展何种财务工作有所帮助。

三、精简项目示例与绩效

讲了那么多方法，那么具体要怎么做呢？

这里我就AP小组的精益项目作为示例（如下图）：

• 精简项目：包括票据的核对、简化对账流程、价格差异怎么出、报关单管理、供应商的沟通等；

• 节省时间：列举了每块可以节省的时间；

• 项目类型&改进方案：如果是技能方面的就培训，如果是流程方面的就重新梳理改善。

根据这份内容，进行了4个月左右的改进，绩效如下：

• 人均月处理发票量（黑线）从320多提升到将近550张

• 加班时间%（棕线）从30%降到13%

以上，希望能带给大家一些参考和启发。精益管理是个好工具，广大财务人照着这个思路去做，绝对会有成效！

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